Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

criteri di ordinamento
Il riordino è consistito nell'individuazione e ricomposizione delle diverse serie documentarie, a ciascuna delle quali è stato ricondotto il materiale frammisto ad altre serie, e nel condizionamento di una parte della documentazione che si trovava collocata alla rinfusa in scatoloni (soprattutto i documenti appartenenti all'Ente comunale di assistenza). A livello delle unità archivistiche si è trattato di ricostituire l'ordine cronologico dei registri e della documentazione organizzata in fascicoli, di ricollocare nei fascicoli di appartenenza i documenti fuori posto, di costituire, alcune volte, dei fascicoli nuovi.
Eventuali interventi particolari sono stati segnalati di volta in volta.
L'unità di descrizione è l'unità archivistica (registri, volumi, fascicoli ecc.). Solo sporadicamente, quando i caratteri della documentazione non consentivano di fare diversamente, si sono dovute descrivere le unità di condizionamento, cioè le buste.

La descrizione delle unità comprende i seguenti dati:
numero progressivo, che riparte da 1 per ogni serie;
intitolazione, in carattere grassetto, posta tra virgolette nel caso di intitolazione originaria e priva di virgolette nel caso di intitolazione attribuita ;
estremi cronologici, espressi generalmente con anno, mese e giorno. Nel caso in cui non sia stato possibile accertare la datazione con tale analiticità compare solamente l'anno;
contenuto dell'unità o sue caratteristiche;
descrizione estrinseca, cioè tipologia dell'unità descritta: registro, volume, fascicolo ecc.;
note, in cui sono riportate particolarità relative al contenuto dei documenti, alla datazione, alla registrazione, classificazione o fascicolazione, oppure viene rilevata la presenza di danni o, ancora, si dà conto di interventi effettuati dall'archivista nel corso del riordino;
classificazione: si tratta di un dato numerico assegnato automaticamente dal software e composto da due segmenti: il primo segmento contiene il numero identificativo del fondo cui l'unità appartiene (ad esempio 1 per l'archivio del Comune di Fontanelice, 2 per l'archivio della Congregazione di carità ecc.); il secondo segmento, separato dal primo per mezzo di un punto, contiene il numero identificativo della serie cui l'unità appartiene. Nel caso delle sezioni i segmenti sono tre, corrispondenti all'archivio, alla sezione e alla serie;
¢segnatura, allineata sulla destra alla fine di ogni scheda, assegna all'unità un numero progressivo all'interno della serie quando si tratta di unità non condizionate (generalmente registri o volumi; ad esempio "Registro 16"), mentre per le unità condizionate in buste (si tratta in genere di fascicoli, ma possono essere condizionati anche dei registri o dei mazzi) assegna un numero progressivo all'interno della serie all'unità di condizionamento e, di seguito, identifica con un numero progressivo la posizione dell'unità archivistica all'interno dell'unità di condizionamento (ad esempio "Busta 2, Fascicolo 8").

La descrizione inventariale è stata condotta facendo riferimento alle norme ISAD (G) e ISAAR (CPF).

TAVOLA DELLE ABBREVIAZIONI

b. = busta
bb. = buste
bol. = bollettario
boll. = bollettari
c. = carta
cc. = carte
cat. = categoria
class. = classe
fasc. = fascicolo
fascc. = fascicoli
fasc. ril. = fascicolo rilegato
fascc. rill. = fascicoli rilegati
mz. = mazzo
mzz. = mazzi
n. = numero
nn. = numeri
num. = numerato
numm. = numerati
op. = opuscolo
opp. = opuscoli
p. = pagina
pp. = pagine
reg. = registro
regg. = registri
rub. = rubrica
s. d. = senza data
s.fasc. = sottofascicolo
s.fascc. = sottofascicoli
tit. = titolo
v. = vedi
vol. = volume
voll. = volumi

Sono riportate tra parentesi quadre le integrazioni al testo e le datazioni attribuite.
Tre punti di sospensione tra parentesi tonde indicano le omissioni nella trascrizione del testo.

storia archivistica
L'intervento di riordino e inventariazione dell'Archivio storico comunale di Fontanelice e degli archivi aggregati è stato intrapreso a partire dall'autunno del 2003. I lavori sono iniziati con una ricognizione preliminare nei vari locali che il Comune di Fontanelice adibiva a deposito delle proprie carte, allo scopo di individuare la presenza e la consistenza della documentazione storica.
Fin dal 2001 l'amministrazione comunale aveva destinato come sede per il proprio archivio storico il Centro culturale polivalente Archivio Museo Giuseppe Mengoni, che ospita anche la biblioteca comunale e l'archivio dell'architetto Mengoni. Qui, in due locali idonei ubicati al pianterreno, era stata trasportata una parte della documentazione, circa un centinaio di buste e 24 registri. Si trattava per la gran parte di carteggio amministrativo, con i relativi protocolli, fino all'anno 1955, di documentazione prodotta dall'Ufficio tecnico e di una parte dell'archivio della Congregazione di carità. A questo nucleo di materiali già distinti è stato necessario riunificare, nel corso del presente riordino, il resto della documentazione storica che si trovava ancora presso il palazzo municipale. Poiché la legislazione vigente individua come appartenenti agli archivi storici degli enti pubblici i documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant'anni  si è deciso di porre come limite al lavoro di riordino e inventariazione l'anno 1965 e di trasportare presso il centro polivalente la documentazione fino a quella data . Sono confluiti dunque in archivio storico il restante carteggio amministrativo, le deliberazioni di Consiglio, Giunta e Podestà, la documentazione relativa a imposte e tasse, la contabilità, altre serie minori e i cosiddetti archivi aggregati, cioè gli archivi prodotti da enti operanti in stretto contatto con il Comune, o all'interno del territorio comunale, e conservati dal Comune stesso. Rimangono tuttora presso il municipio, per esigenze amministrative, le deliberazioni successive al 1956, i materiali documentari appartenenti ai servizi di Anagrafe, Stato Civile e leva militare e le licenze edilizie.
L'archivio storico comunale risulta così composto da 4451 unità archivistiche e ml. 2,2 di documentazione sciolta .
Purtroppo bisogna segnalare che a causa delle distruzioni subite dal paese durante il secondo conflitto mondiale la gran parte del materiale archivistico antecedente al 1945 è andata perduta .
Il materiale superstite e quello prodotto successivamente al conflitto risultano generalmente in buono stato di conservazione. La presenza di danni è stata comunque segnalata nella descrizione inventariale.


codice interno: 001 - 001