Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Con l'arrivo dei francesi, nel 1797, cambia, insieme all'ordinamento istituzionale del comune, anche la tenuta dell'archivio: in particolare, viene introdotto il sistema del protocollo e del titolario di classificazione per la tenuta della corrispondenza, la contabilità si fa più complessa ed articolata, si distinguono le diverse competenze degli uffici comunali.
Il sistema del titolario e del protocollo rimase in vigore per il carteggio amministrativo anche dopo la Restaurazione; accanto ad esso non scomparve, nemmeno durante la dominazione francese, l'ordinamento per serie, in base alle norme dettate dalla Congregazione di Buon Governo per la tenuta degli archivi ; a questo organo dello Stato Pontificio infatti fecero capo le amministrazioni comunali fino al 1831.
Il regolamento di applicazione della legge comunale e provinciale del 1865 elenca, sia pure genericamente, una serie di atti da affiancare al cosiddetto "carteggio degli affari". L'articolo 21 faceva infatti obbligo al segretario comunale di tenere in corrente oltre a quelli eventualmente prescritti da leggi e disposizioni particolari, una quantità di elenchi e registri, indicati nella tabella n. 2 allegata al regolamento stesso, e forniva anche una nota abbastanza ampia di altri atti da tenersi debitamente legati, affogliati e rubricati in ordine cronologico e di numero. Altri registri da tenersi obbligatoriamente dal segretario erano menzionati all'articolo seguente.
Successivamente il regolamento di applicazione della legge del 1889, mentre lasciava inalterati il numero e la natura dei registri e degli elenchi a tenuta obbligatoria, quali risultano dalla tabella allegata n. 1 e dall'art. n. 36 ampliava di alcune voci l'elenco degli atti da tenersi in ordine cronologico, descritti all'articolo 35.
Ulteriori specificazioni qualitative e quantitative di questa documentazione particolare vennero introdotte dal regolamento di applicazione della legge del 1899, che riunì nell'allegato 4 l'elencazione completa dei registri e degli altri documenti particolari, elencazione che venne riproposta con pochissime aggiunte dall'ulteriore regolamento del 1911.
La conservazione archivistica degli atti in questione doveva avvenire in corrente e per ordine cronologico: si tratta cioè di una conservazione in serie archivistiche distinte. Tra i registri individuati nei regolamenti sopra menzionati, le deliberazioni del Consiglio e della Giunta, con i rispettivi indici, gli elenchi dei consiglieri e degli assessori, i ruoli degli impiegati e dei salariati, i registri di protocollo della corrispondenza, gli indici delle circolari delle autorità, i regolamenti comunali; i bilanci preventivi, i conti consuntivi, gli inventari, i registri delle imposte, i mandati di pagamento.
La prima direttiva specifica riguardante la tenuta degli archivi delle amministrazioni comunali risale al 1897, quando una disposizione del Ministero dell'Interno dettò norme sulla tenuta degli atti d'archivio e sulla loro classificazione ; fu in particolare stabilito che tutti gli atti spediti o ricevuti dai comuni dovessero registrarsi nel registro annuale del protocollo dopo esser stati assegnati ad una categoria d'archivio: il cosiddetto sistema titolario-protocollo introdotto dalle amministrazioni napoleoniche, diventato legge dello stato italiano.
Le categorie stabilite dalla circolare del 1897 furono previste in numero di quindici, corrispondenti ai principali settori in cui erano riconducibili le attività e le competenze comunali; esse furono distinte in un certo numero di classi in corrispondenza di gruppi particolari di affari all'interno della stessa categoria; le classi infine avrebbero raggruppato i fascicoli contenenti il carteggio dei singoli affari prodottisi concretamente nell'ambito di ciascuna.
Accanto alle categorie, applicate al carteggio amministrativo, permaneva nella tenuta dell'archivio il rispetto della struttura assunta nel tempo dall'archivio, quella per le serie archivistiche.


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