Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

criteri di ordinamento
Un primo intervento è stato quello di individuare e separare la documentazione dell'ECA da quella della Congregazione di Carità, che si trovava conservata e condizionata nelle stesse buste. In seguito i due archivi sono stati trattati, riordinati e descritti separatamente.
A fronte delle poche unità appartenenti all'Archivio della Congregazione di Carità e che hanno presentato pochi problemi, la documentazione dell'ECA si presentava in stato di notevole disordine, soprattutto per quanto riguarda le carte all'interno dei fascicoli sia del carteggio che del materiale relativo all'assistenza che non presentavano alcun ordine. Le carte infatti sono generalmente protocollate, ma mai classificate.
In tutti questi casi si è cercato di mantenere il più possibile la struttura dei fascicoli, ordinando al loro interno le carte secondo un criterio cronologico ed eventualmente ricollocando la documentazione rinvenuta in fascicoli non pertinenti.
Per gli anni in cui sono presenti, ci si è serviti dei registri di protocollo per verificare la collocazione di una carta in un fascicolo piuttosto che in un altro.
Un altro aspetto delle fasi di riordino è costituito dal materiale contabile che si trovava condizionato in buste generalmente annuali. Si è deciso di ricostituire le serie contabili dai bilanci preventivi ai verbali di chiusura dell'esercizio finanziario, tenuto conto sia del fatto che probabilmente si tratta di un ordinamento dato alla documentazione in tempi successivi alla vita dell'Ente sia delle esperienze archivistiche precedenti effettuate di fronte a casi simili a questo (per questo si rimanda al contributo di Alexandra Kolega indicato nella bibliografia). Si precisa che i registri continuano ad essere condizionati in busta per una migliore conservazione.
La struttura generale data alle serie è stata formulata attraverso il confronto con altri inventari di archivi degli Enti comunali di assistenza facendo precedere al materiale contabile, la documentazione relativa all'attività assistenziale, riconoscendo in questo nucleo la parte peculiare che più caratterizza e definisce l'Ente comunale di assistenza nei suoi principi fondativi.


codice interno: 055 - 001