Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

storia archivistica
Da quanto risulta da una nota inviata il 5 maggio 1913 al Presidente della Deputazione di Milano a riscontro di una richiesta di informazioni circa le modalità di classificazione dei documenti, presso l'ufficio archivio e protocollo della Provincia di Piacenza veniva applicato un titolario di classificazione diviso in dieci serie, le quali si suddividevano in categorie e queste in titoli ed infine i titoli nei singoli fascicoli (contenuto nel faldone R12 del titolo II presso Archivio Storico)
In tale nota si legge anche che era prassi utilizzare Rubriche divise per serie, categorie, titoli e fascicoli con lo stesso ordine della classificazione d'archivio.
Le grandi divisioni dell'archivio erano le seguenti:
1. Amministrazione
2. Finanze e Patrimonio
3. Opere pubbliche
4. Servizi Pubblici
5. Sanità Pubblica
6. Sicurezza Pubblica
7. Istruzione Pubblica
8. Agricoltura, Industria e Commercio
9. Assistenza e beneficenza
10. Varie.
La prima serie "Amministrazione" si divideva poi in categorie:
1. Consiglio Provinciale
2. Deputazione Provinciale
3. Impiegati e Salariati
4. Uffici Provinciali
5. Uffici e alloggi prefettizi e sottoprefettizi
6. Spese d'Amministrazione
7. Commissioni e Giunte
8. Contenzioso
9. Disposizioni di massima e diverse.
Ogni categoria si suddivideva, a sua volta, in titoli: ad esempio, la categoria "Consiglio Provinciale" si suddivideva nei titoli:
1. Presidenza
2. nomine e rinunce
3. interpellanze
4. ordinanze
5. atti.
Oppure la categoria "Impiegati e salariati" si suddivideva nei titoli:
1. Impiegati in servizio
2. Impiegati in pensione
3. Cantonieri in servizio
4. Cantonieri in pensione.
Questi ultimi titoli raggruppavano poi i vari fascicoli individuali del personale.
L'archivista Germano Marina, che operò in Provincia nei primi decenni del XX secolo, lasciò in eredità il suo lavoro a Federico Rivoli che svolse la sua attività dagli anni 50 fino al 1985, quando concluse l'ultimo incarico conferitogli per il riordino dell'Archivio Provinciale, quando era già stato collocato in pensione. Quest'ultimo effettuò regolarmente gli scarti degli atti non più utili a partire dal 1951, come testimonia la sua relazione del 31/03/1985 inerente il riordino e la sistemazione dell'archivio della Provincia e degli archivi confluiti, prodotti da altri Enti.(contenuto nel faldone n 13 del titolo II presso Archivio Deposito).
Nel 1960 Rivoli rivoluzionò completamente il titolario di classificazione sostituendo le serie con i titoli, le categorie con le classi, i titoli con le sottoclassi.
Nel nuovo titolario la prima serie " Amministrazione" passò al titolo II " Affari generali, gestione economica e personale " ed il titolo I divenne " Agricoltura, caccia, pesca, industria e commercio". Lo schema del titolario subì altri interventi nel corso degli anni novanta ad opera di Paola Fornasari, assunta presso l'ufficio protocollo e archivio della Provincia nel 1986, la quale tentò di adeguarlo alle competenze effettivamente svolte dall'Ente Provincia a seguito del conferimento di altre nuove deleghe. Nel 2004, quando il titolario subì un intervento di riordinamento sulla base di quanto stabilito in seno al gruppo di lavoro nazionale per la redazione di un titolario tipo per le Province, a cui partecipò Paola Fornasari; venne ristabilito come titolo I " Amministrazione", mentre il vecchio titolo "Agricoltura, caccia, pesca, industria e commercio" fu scorporato in vari titoli, come si può constatare nello schema di classificazione qui di seguito allegato, dove i titoli da dieci sono diventati tredici ed è scomparso il titolo "Varie".
Sicuramente ciò che più colpisce del riordinamento del titolario di classificazione operato da Rivoli è la sostituzione della I serie "Amministrazione" con il titolo I "Agricoltura, caccia, pesca, industria e commercio" contrariamente a quanto indicato dalla tradizione archivistica.

Le fasi del riordino
Il lavoro di riordino affrontato da Rivoli fu immane e durò parecchi anni, ristabilendo ordine nella documentazione e classificando secondo il nuovo titolario anche la documentazione pregressa, come si può notare dall'elenco di deposito della sezione separata, stralciata nel 1968 e che comprendeva atti chiusi anteriormente al 1929, che fu poi effettivamente depositata nel 1983 presso l'Archivio di Stato di Piacenza.(contenuto nel faldone n 124 presso Archivio Storico)
L'Archivio Provinciale attraversò negli anni settanta un periodo di caos dovuto alla delega alle Province da parte dello Stato di nuove competenze difficilmente riconducibili alle categorie di classificazione in uso.
In una successiva relazione del 21 luglio 1960 dello stesso Rivoli(contenuto nel faldone R12 del titolo II presso Archivio Storico) si legge che la situazione dell'archivio era critica, tanto che Rivoli parla di "migliaia e migliaia" di pratiche da riordinare; egli proponeva di sostituire la Rubrica annuale con un classificatore schedario, in quanto, a suo parere, le schede avrebbero facilitato il lavoro di classificazione eliminando l'inconveniente di dover trascrivere sulla Rubrica annuale l'oggetto della pratica tante volte quanti erano gli anni di vita della pratica stessa, consentendo di registrare tutti i numeri di protocollo di una pratica "dal sorgere di essa al suo esaurimento".In tale relazione Rivoli proponeva di introdurre un Repertorio dei fascicoli non utilizzato fino ad allora, così come la numerazione dei fascicoli.
Nonostante lo sforzo di Rivoli, la Giunta Provinciale nel 1978 rilevò la necessità di dar corso "con la massima sollecitudine" al riordino dell'archivio di deposito, provvedendo a conferire un incarico ad Alfarone Domenico, indicato come " particolarmente esperto" dall'allora Direttore dell'Archivio di Stato.(contenuto nel faldone n 13 del titolo II presso Archivio Deposito)
Nel 1985 Rivoli, in una sua relazione, affermò però che Alfarone non fu altro che un " prestanome" (contenuto nel faldone n 13 del titolo II presso Archivio Deposito) in quanto fu lo stesso Rivoli, pur non essendo in possesso dei titoli professionali previsti dalla normativa vigente in materia, ad iniziare il riordino dell'archivio di deposito, trasferendo il materiale archivistico dal secondo piano, dove era collocato dal 1950 al piano terra, attuale sede dell'archivio di deposito.
Il lavoro intrapreso rimase tuttavia in sospeso a causa della precarietà della posizione di Rivoli e, per questo motivo, fu ripreso nel 1983 e concluso nel 1985.
Nella sua relazione del 31 marzo 1985, ci racconta di come coordinò la massa di progetti tecnici relativi a lavori di costruzione di tramvie, ferrovie, fabbricati, strade ed Opere pubbliche varie, parte giacente presso gli archivi e parte presso la Divisione Tecnica, eliminando i doppioni ed elencando quelli destinati alla conservazione
Nello 2003 si procedette anche al recupero della serie dei contratti stipulati dalla Provincia per acquisti, compravendite, alienazioni, ecc, fino a quel momento conservati presso sedi non idonee, aggiungendo il rispettivo elenco a quello dell'Archivio storico.
Il 2003 fu l'anno in cui finalmente venne individuata dalla Provincia la sede ove ubicare la sezione separata del proprio archivio storico in un edificio attiguo al palazzo sede della Provincia stessa, a cui si accede attraversando un cortile interno.
Terminati i lavori di ristrutturazione dell'edificio prescelto, nel 2004 si potè procedere al trasferimento di tutta la documentazione afferente all'Archivio storico fino ad allora frammista alla documentazione dell'Archivio di Deposito e, a tal proposito, si dovette rinumerare ogni faldone che passava dall'Archivio di deposito a quello storico.
Nel 2003 sono stati adottati il Manuale di gestione dei documenti conforme al DPCM 31/10/2000, che riporta, nell'allegato n. 4 , il Piano di conservazione dei documenti d'archivio comprensivo del titolario di classificazione e del massimario di scarto redatto per la prima volta nel 1997 e la Disciplina generale in materia di gestione e organizzazione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi provinciali.
Nel mese di Luglio 2010 è stata sottoscritta la Convenzione di deposito volontario di una seconda parte della sezione separata d'archivio presso l'Archivio di Stato di Piacenza e, nel mese di Ottobre la documentazione vi è stata effettivamente trasferita, congiungendosi a quella precedentemente depositata nel 1983.

bibliografia

La Provincia di Piacenza e il suo archivio 1860-1970, a cura di Paola Fornasari, Piacenza, 2011


codice interno: 091 - 001