Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

criteri di ordinamento
Nella prima fase del presente lavoro è stata esaminata la bibiografia disponibile in materia e ci si è documentati su fondi di questure presenti in altri archivi di Stato. Tale confronto, tuttavia, non si è rivelato istruttivo come sperato: infatti, nella maggior parte dei casi, si trattava di fondi non riordinati e per lo più privi di nuclei documentari presenti invece nell'Archivio di Stato di Modena (ad esempio gli atti di Polizia amministrativa).

Il primo intervento effettuato in questa sede è consistito, dunque, in una ricognizione completa del materiale, che, parallelamente all'esame degli elenchi di versamento e dell'elenco di consistenza presenti in archivio, ha permesso una prima individuazione degli anni e delle categorie effettivamente presenti. Contemporaneamente, l'Archivio di Stato ha effettuato un'operazione di bonifica e prima spolveratura su una parte di documentazione che si trovava conservata in un seminterrato dell'archivio dove era stata rilevata la presenza di muffe.

In seguito, poiché la documentazione esaminata risultava nella quasi totalità classificata, si è cercato di individuare i titolari di riferimento. Mentre per il materiale dal 1904 in poi sono stati identificati i testi legislativi contenenti i titolari di classificazione degli atti di Pubblica sicurezza, per la documentazione precedente non è tuttora stato possibile rinvenire il testo di riferimento: per questa partizione, dunque, ci si è limitati ad una ricostruzione delle serie e delle classifiche effettivamente presenti, non potendo disporre di una visione d'insieme della documentazione prodotta in quel periodo.

Il materiale successivo al 1903 si presenta, invece, distinto in tre grandi nuclei, corrispondenti ai diversi titolari entrati in vigore nel corso del tempo. Si tratta, in particolare, di:
- art. 8 del regolamento per i funzionari ed impiegati di Pubblica sicurezza approvato con R. D. 12 dicembre 1901 n. 512, seguito dalle istruzioni ministeriali del 1° giugno 1903, entrati in vigore nel 1904;
- istruzioni ministeriali del 1° dicembre 1931, anno X e circolare ministeriale 28 dicembre 1931, anno X n. 10-10083-D della Direzione generale della pubblica sicurezza - Divisione polizia, relativi all'ordinamento degli uffici di Pubblica sicurezza ed entrati in vigore nel 1932;
- circolare 11 marzo 1972 n. 13 del Ministero dell'interno - Direzione generale degli archivi di Stato - Servizio affari tecnici archivistici - Divisione archivi moderni e documentazione, relativa all'ordinamento degli archivi di Pubblica sicurezza, e relativo titolario entrato in vigore nel luglio del 1972 e tuttora vigente.

Mentre l'ultimo di questi nuclei è costituito da serie aperte, i primi due comprendono serie chiuse: si è scelto, dunque, di ricondurre il materiale della Questura ad ognuno di questi nuclei, in base agli estremi cronologici di produzione della documentazione. Le uniche eccezioni a questa prassi si hanno in due casi:
1) per alcune pratiche protrattesi nel corso degli anni e "posizionate" dalla Questura stessa nell'anno di chiusura, si è scelto di rispettare questo tipo di ordinamento, considerato originario. E' possibile, ad esempio, che un fascicolo chiuso nel 1933 e facente parte, quindi, del secondo dei titolari elencati, contenga al suo interno anche molta documentazione prodotta precedentemente al 1932;
2) alcune serie, che rimangono invariate come classifica e argomento nel passaggio da un titolario all'altro, erano state organizzate dalla Questura stessa in modo unitario, ad esempio ordinando tutta la documentazione in un'unica serie alfabetica: anche in questi casi, sono state rispettate le scelte fatte originariamente e, per affinità con quanto illustrato sopra, si è deciso di ricondurre queste serie alla partizione cronologica di chiusura della documentazione.

Dopo questa prima distinzione in quattro nuclei, ci si è preoccupati dell'organizzazione interna di ognuno di essi: in particolare, per la documentazione successiva al 1903, tutti e tre i titolari di riferimento prevedevano una suddivisione in tre divisioni, corrispondenti, rispettivamente, al Gabinetto, alla Polizia giudiziaria e alla Polizia amministrativa.
Si è cercato dunque di ricondurre le diverse serie individuate alle rispettive divisioni; nel corso di tale operazione si sono rilevate le seguenti difficoltà:
- l'assenza dei registri di protocollo ha reso incerta l'attribuzione del materiale non classificato o recante classifiche incomplete o dubbie; ovviamente, nel caso in cui siano state prese decisioni non supportate dal materiale di corredo, le scelte sono sempre state illustrate e motivate;
- la presenza di unità di condizionamento (buste o mazzi) che contenevano documentazione afferente a diverse serie o a diversi anni ha reso necessario lo scorporamento di tali unità di conservazione e l'accorpamento delle serie che precedentemente si presentavano frammentate.

In questa fase del lavoro, inoltre, sono state avviate le operazioni di scarto di parte della documentazione: l'esame dei titolari a disposizione e dei relativi massimari di scarto ha permesso infatti di accertare come buona parte del materiale della Questura (in particolar modo quello più recente) fosse stato versato in Archivio di Stato senza le preliminari procedure di selezione previste dalla legge. Si trattava per lo più di serie che avevano esaurito la loro funzione amministrativa e non rivestivano pressoché alcun interesse storico, per la grande presenza di documentazione seriale, ripetitiva e, spesso, in copia. A seguito di un colloquio con il responsabile dell'archivio corrente della Questura, che ha confermato come attualmente tali serie vengano regolarmente scartate, si è dunque provveduto a stilare un elenco del materiale proposto per lo scarto e a trasmetterlo al funzionario responsabile dell'Archivio di Stato per l'invio al Ministero per i beni e le attività culturali.

Parallelamente, sono state effettuate le operazioni di ricondizionamento, sia del materiale precedentemente conservato in mazzi, sia della documentazione accorpata diversamente da come si presentava inizialmente, sia delle buste danneggiate.

Su ogni busta è stata poi apposta una segnatura composita comprendente:
- il titolario (e quindi la partizione cronologica) di riferimento;
- la divisione (indicata con I, II, o III, rispettivamente Gabinetto, Polizia giudiziaria, Polizia amministrativa);
- la serie (indicata con la rispettiva classifica);
- un numero progressivo di ordinamento che riparte da 1 per ogni serie.
Sulle buste, inoltre, sono stati segnalati gli estremi cronologici della documentazione effettivamente presente all'interno e brevi indicazioni aggiuntive sul contenuto: ad esempio, in caso di ordinamento alfabetico dei fascicoli di una serie, sulle buste sono state riportate le lettere effettivamente presenti.

Il materiale così riordinato è stato, in seguito, oggetto di schedatura. Tale operazione è avvenuta mediante l'utilizzo della piattaforma xDams (Digital archives management system), all'interno della quale è stata ricreata la struttura di riferimento fin qui descritta.

Trattandosi di un inventario sommario, la descrizione è stata mantenuta al livello delle serie; in particolare, per ogni serie è stata creata una scheda e si sono compilati i seguenti campi:
- titolo (originale dove sono disponibili i titolari, attribuito per la parte di documentazione antecedente al 1904);
- estremi cronologici (con l'eventuale indicazione di lacune);
- consistenza (espressa in buste o registri);
- descrizione del contenuto e dell'organizzazione del materiale all'interno della serie.
Si segnala che, per alcune serie della divisione Gabinetto, la descrizione è scesa al livello dell'unità di condizionamento: si tratta, infatti, della prima parte di materiale esaminato, sulla quale il lavoro è stato maggiormente approfondito allo scopo di farsi un'idea precisa delle tipologie documentarie prodotte dalla Questura. In seguito, si è ritenuto opportuno mantenere anche queste schede di livello inferiore per non perdere le informazioni raccolte nel corso di quella operazione.

Seguendo i criteri fin qui descritti, infine, è stato riordinato, descritto e posizionato in coda alle quattro partizioni corrispondenti ai titolari altro materiale afferente all'archivio della Questura di Modena, ma non riconducibile alle classifiche e ai titolari fin qui illustrati. Si tratta in particolare di:
- registri di protocollo, rubriche e registri della corrispondenza in uscita, serie che accompagnano le pratiche classificate prodotte dalla Questura, ma che sono qui presenti in modo frammentato e lacunoso;
- documentazione prodotta, all'interno della Questura di Modena, da uffici specifici (Gabinetto di polizia scientifica, Ufficio stranieri, Ufficio prevenzione generale e soccorso pubblico) che, dall'esame delle carte, risultano utilizzare ognuno un proprio sistema di protocollazione e ordinamento degli atti, diverso da quello previsto dai titolari in vigore presso la Questura. Si segnala che anche per questi uffici, tuttavia, il materiale finora versato è lacunoso e frammentario.

Tutto la documentazione prodotta dalla Questura di Modena e così riordinata e schedata, è stato traslocata e riunita in un unico locale dell'Archivio di Stato, dove ora si trova disposta ordinatamente a scaffale secondo le partizioni fin qui descritte e riportate in xDams.

incrementi previsti
Tutte le serie comprese nella partizione intitolata "Titolario 1972 luglio - " sono suscettibili di incrementi: infatti, alla data della presente operazione di riordino e inventariazione, tale titolario risulta essere ancora in uso presso la Questura stessa.

storia archivistica
Prima della presente operazione di riordino, la documentazione della Questura di Modena versata nel corso degli anni in Archivio di Stato si trovava conservata in nove diversi locali: tali nuclei non si presentavano in modo omogeneo, né per l'arco cronologico di riferimento, né per le serie che comprendevano. Inoltre, buona parte della documentazione era legata in mazzi privi di indicazioni o conservata in buste di riutilizzo recanti informazioni errate; le unità di conservazione si presentavano, per lo più, prive di segnature originarie.

D'altra parte, anche l'unico strumento disponibile, un parziale elenco di consistenza in parte manoscritto e in parte dattiloscritto, non prevedeva una chiara strutturazione della documentazione, né un'indicazione puntuale delle categorie e delle serie. Si segnala, inoltre, che tale materiale risultava privo dei relativi registri di protocollo (con poche eccezioni).

modalità di acquisizione
La documentazione della Questura di Modena è stata versata in Archivio di Stato a più riprese e precisamente nel 1924, 1941, 1961, 1972, 1986, 1987, 1990, 1997, 1998, 2000 e 2004.

condizioni che regolano l'accesso
Si segnala che, per la presenza di dati sensibili e riservati all'interno di molte serie di questo fondo, non tutto il materiale descritto sarà liberamente consultabile, ma sarà soggetto a limitazioni di consultabilità secondo le norme in vigore.

bibliografia
M. Di Franco, Questore, in «Novissimo digesto italiano», Torino, UTET, 1967, vol. 14, pp. 686-699
M. Di Franco, Questore, in «Novissimo digesto italiano: appendice», Torino, UTET, 1970, vol. 7, pp. 232-241
C. Meoli, Questore, in «Enciclopedia del diritto», Milano, Giuffrè, 1987, vol. 38, pp. 125-136
G. Renato, Gli ordinamenti della pubblica sicurezza, in «Cento anni di amministrazione italiana», Roma, V. Bianco, 1962, pp. 334-357
G. Tosatti, Storia del Ministero dell'interno : dall'Unità alla regionalizzazione, Bologna, Il Mulino, 2009
P. Carucci, M. Guercio, Manuale di archivistica, Roma, Carocci, 2008
A. Romiti, Archivistica tecnica. Primi elementi, Lucca, Civita editoriale, 2004
G. Cencetti, Scritti archivistici, Roma, Il centro di ricerca, 1970
E. Lodolini, Archivistica. Principi e problemi, Milano, Franco Angeli, 1995
F. Valenti, Riflessioni sulla natura e struttura degli archivi, in «Rassegna degli archivi di Stato», 1981, XLI
I. Zanni Rosiello, Andare in archivio, Bologna, Il Mulino, 1996
I. Zanni Rosiello, Archivi e memoria storica, Bologna, Il Mulino, 2000
A. Spaggiari, Archivi e istituti dello Stato unitario: guida ai modelli archivistici, Modena, Scuola di archivistica, paleografia e diplomatica dell'Archivio di Stato di Modena, 2002, pp. 87-117


codice interno: 106 - 001