Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

criteri di ordinamento
Durante la fase di ricognizione del materiale e di lettura del suo contenuto, si è potuto eseguire un primo riconoscimento dei vincoli archivistici esistenti e delineare un primo accorpamento delle unità archivistiche afferenti alle medesime funzioni dell'ente e alle singole serie. Per la corrispondenza, l'intervento è consistito inizialmente nell'individuazione della serie di Segreteria, successivamente della serie di Presidenza che si trovava sciolta e in parte mescolata al carteggio di Segreteria. La restante documentazione, composta da volantini, inviti, locandine, parti di giornale, ecc., a volte trovata sciolta e a volte in cartelline plastificate, è stata selezionata ed allegata al materiale delle serie corrispondenti. Infatti, individuata la serie relativa alle "Manifestazioni ed Eventi", per la busta ad esempio che contiene documentazione su eventi vari, si è reso necessario raccogliere tutto quel materiale sparso e riunirlo, affinchè potesse trovare una migliore collocazione e un facile reperimento. In generale comunque, in corso d'opera, molte carte sono emerse in stato di disordine, per cui spesso è stato adottato il riordino analitico, foglio per foglio, per unirle ed inserirle nelle serie precedentemente individuate. E' stato il caso per esempio della serie "Spettacoli", la cui documentazione eterogenea, in un primo momento risultava difficilmente distinguibile per una marcata frammistione con il materiale relativo ai vari eventi culturali che il Laboratorio promuove, poi grazie ai numerosi colloqui intercorsi con il Presidente Carlo Alberto Sitta, si è potuto dare una più precisa organizzazione alle carte e creare un fascicolo per ogni singolo spettacolo con il relativo carteggio.

In previsione di una implementazione dell'inventario in vista di futuri aggiornamenti della documentazione, i fascicoli non riportano una segnatura che segue un ordine numerico progressivo all'interno del fondo, ma una numerazione che coincide con la consistenza di ogni singola serie e sottoserie.

storia archivistica
L'archivio del Laboratorio di Poesia, è conservato nella sede del circolo, e attualmente all'interno di un armadio metallico con ante di vetro, mentre dagli inizi degli anni ottanta del Novecento era conservato in un armadio ligneo. E' costituito da documentazione prodotta e acquisita dall'ente durante lo svolgimento della sua attività, a partire dalla data di fondazione nel 1979 fino al 2008.

L'intervento archivistico è consistito nella ricognizione del materiale, nell'ordinamento e nel ricondizionamento in nuovi contenitori laddove necessitava, e nella successiva inventariazione. Originariamente, la documentazione si trovava all'interno dell'armadio in parte raccolta in buste e contenitori ad anelli, e in parte sciolta, in una successione non corrispondente ad ordinamenti particolari e non corredata da alcun elenco di consistenza. Ulteriore documentazione era sciolta nei cassetti di due scrivanie anch'esse conservate in sede. I contenitori erano usati per lo più per le serie relative alle "Manifestazioni ed Eventi" ed ai "Convegni" e in alcuni casi per la documentazione amministrativa. Per la Biennale Nazionale Letteratura/Ambiente, si è riscontrato un tentativo di ordinamento con la raccolta cronologica delle carte, con gli allegati a stampa riferibili al singolo evento, mentre la corrispondenza di Segreteria, sia in entrata che in uscita, pur trovandosi in ordine, spesso era mescolata con quella di Presidenza perchè così gestita da anni per abitudine personale dal Presidente Carlo Alberto Sitta, per cui si è resa necessaria un'attenta selezione e un successivo riordinamento e ricondizionamento. Altra documentazione, ad esempio i fascicoli con gli Statuti, è stata reperita all'interno di cartelline di plastica a loro volta riposte in faldoni non titolati, così come i registri di entrate e spese si trovavano all'interno di buste. L'archivio nel suo complesso, si presenta ben conservato e al termine dei lavori non sono state riscontrate particolari lacune.


codice interno: 109 - 001