Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Questa serie risulta particolarmente importante per la storia delle collezioni e della vita del Museo Civico, in quanto la documentazione è in maggior parte ordinata in fascicoli annuali in cui si possono ritrovare le donazioni da parte di terzi, gli acquisti di oggetti, le scoperte e gli scavi archeologici a cui i direttori del Museo erano interessati o partecipavano personalmente, gli scambi culturali con altri musei italiani e con associazioni culturali estere. Il livello di descrizione archivistica di questa parte è stato molto analitico, evidenziando anche i casi in cui il documento che si sarebbe dovuto descrivere era mancante.
I vari direttori erano soliti tenere rigorosamente nota di tutte le attività amministrative del Museo, inviando periodicamente elenchi degli oggetti ricevuti o acquistati anche alle redazioni dei quotidiani di Modena che regolarmente li pubblicavano, di cui si è trovata traccia all'interno di fascicoli spesso non ordinati, insieme a numerosi registri di spesa che venivano collocati e conservati tra la documentazione dell'anno corrispondente.
Oltre alla documentazione contenuta nelle cassette, sono stati trovati vari fascicoli sciolti che raccoglievano materiale non omogeneo, come lettere non datate o non protocollate, elenchi di oggetti, appunti manoscritti, ritagli di giornale non sempre facilmente riconducibili a un fatto preciso, lavoro risultato più semplice dopo aver studiato e inventariato una buona parte dell'intero archivio del Museo Civico. 
La parte di documentazione presente nel deposito comunale di via Cavazza 5, (1968-1983) è invece ordinata sistematicamente secondo una classificazione del protocollo che prevede, per ogni anno, la divisione tra gli atti prodotti dal Museo Civico Archeologico e quelli del Museo Civico di Storia dell'Arte Medievale e Moderna, caratteristica che ha facilitato il lavoro stesso d'inventariazione.
Fanno parte di questa serie anche quattro buste che raccolgono nello specifico una miscellanea di documenti sciolti, note, promemoria e appunti manoscritti riguardanti l'amministrazione del Museo Civico e del Risorgimento negli ultimi anni del XIX secolo; varia corrispondenza riguardante i lavori per il restauro del Duomo e della Torre Ghirlandina di Modena negli anni '40 e '50; il carteggio del direttore Lino Sandonnini, (1956-1961) con appunti, note, minute e dattiloscritti di carteggio non protocollato intercorso con vari Enti culturali a riguardo delle funzioni e l'allestimento del Museo Civico; fotocopie ad uso interno di delibere del Consiglio comunale e bilanci di servizio del Museo Civico dei suoi anni più recenti.

criteri di ordinamento
Nonostante l'archivio sia in massima parte ordinato, spesso si è dovuto procedere alla sistemazione di docuementazione fuori posto: varie note spese che sono state trovate in disordine sono state ricollocate nei fascicoli degli anni corrispondenti, incorporandole cronologicamente col resto della documentazione, quando invece sono stati trovati registri di spesa all'interno dei fascicoli annuali, se ne è segnalata la presenza nella scheda stessa del fascicolo, ma senza ricollocarli altrove.
Il materiale non omogeneo trovato in fascicoli sciolti, è stato riunito ad altri documenti correlati, dopo che una buona parte del lavoro d'inventariazione era stato fatto: dove era presente solo la data è stato creato ex novo un fascicolo annuale in cui raccogliere e conservare le lettere, operazione che è stata segnalata ogni volta nella descrizione archivistica.
Per identificare gli atti non ordinati si sono studiati parallelamente i registri di protocollo e i quaderni delle registrazioni degli acquisti e dei doni redatti contemporaneamente alla produzione delle carte.
Un esempio è il fascicolo: "Documenti estratti dall'archivio in data imprecisata" da cui si è potuto sistemare:
- le 4 tavole riguardanti il violino Oliveri, inserite al corrispondente prot. n°12 del 25 marzo 1908;
- i documenti relativi al dono di due ritratti Araldi eseguiti dal Malatesta, inseriti nell'incarto corrispondente nell'anno 1911;
- il "dono Campani", inserito in un fasc. ex novo nell'anno 1934.
Inoltre dalla carpetta denominata: "documenti relativi alle collezioni etnografiche (non protocollati)" sono stati estratti per essere inseriti nei fascicoli che si ritenevano adeguati i seguenti materiali:
- una lettera mss. di Rota Vescovo Pietro nel corrispondente sottofascicolo del 1871,
- l'elenco delle "stoffe peruviane" del sign. Boccolari e una lettera manoscritta del sign. Solmi nella miscellanea del 1885,
- due lettere e un elenco dei doni offerti dal sign. Giuseppe Casari nella miscellanea del 1889,
- un documento riferito a ricerche svolte del direttore Crespellani tra le sue "note e appunti diversi" del 1896.
Il fascicolo "Carte relative alla relazione sulla terramara di Montale", che raccoglie un manoscritto del direttore Boni, è stato invece inserito in una cassetta degli atti tra i fascicoli degli anni 1882 e 1883, in modo che possa essere più facilmente consultato.
Il rimanente carteggio che non presentava utili riferimenti per la propria collocazione, compresi due frammenti di appunti ritrovati nel deposito San Paolo, è stato aggiunto nel preesistente fascicolo miscellaneo denominato "vecchie carte da conservare" insieme alle altre carte già in esso presenti.
Con uno studio mirato si è inoltre riusciti ad accorpare le numerose copie di una stessa lettera, ordinare cronologicamente gli atti e Il carteggio del direttore Lino Sandonnini, (1956-1961) di cui è stato trovato un unico fascicolo eterogeneo che presentava le carte in uno stato di grande disordine, poichè erano state conservate molte minute e veline di un medesimo documento.

storia archivistica
ll materiale storico appartenente a questa serie appare strutturato in fascicoli annuali e ben ordinato anche se, dopo uno studio analitico, sono state trovate numerose carte fuori posto, probabilmente depositate disordinate dall'origine oppure estratte per studio e ricerca e non più ricollocate nel corrispondente fascicolo.
L'organizzazione scomposta del materiale è dovuta inoltre alla sedimentazione in archivio di documenti rinvenuti in seguito a ricognizioni in locali esterni e poi depositati in singoli fascicoli senza creare collegamenti con serie o sottoserie, non tenendo conto quindi del nesso archivistico esistente tra le carte. Non è stato trovato un inventario articolato di consistenza dell'archivio, ma solo qualche traccia del lavoro di ricongiungimento ai nuclei più antichi di documentazione che nel corso del tempo è stata recuperata altrove. 
All'interno dei fascicoli annuali gli atti sono disposti per mezzo del numero di protocollo dato loro originariamente, criterio che si differenzia nel corso degli anni: fino al 1894 la numerazione travalica l'anno, mentre da questa data in poi, che coincide col passaggio di direzione del museo da Boni a Crespellani, in ogni nuovo anno i documenti sono rinumerati a partire da 1. Si è ritenuto opportuno esplicitare nella schedatura le singole unità di conservazione originali, al cui interno veniva collocata la documentazione, costituendo esse fin dall'inizio il criterio consolidato per la consultazione e le ricerche.
Oltre alla documentazione contenuta nelle cassette, sono stati trovati vari fascicoli sciolti che raccoglievano materiale non omogeneo, come lettere non datate o non protocollate, elenchi di oggetti, appunti manoscritti, ritagli di giornale non sempre facilmente riconducibili a un fatto preciso. La difficoltà maggiore si è posta col carteggio del direttore Lino Sandonnini, (1956-1961) di cui è stato trovato un unico fascicolo eterogeneo che presentava le carte in uno stato di grande disordine, in quanto erano state conservate molte minute e veline di uno stesso documento, in massima parte corrispondenza del Sandonnini stesso con vari Enti Regionali e statali, senza un minimo ordine documentario.
I documenti conservati nel deposito comunale di via Cavazza 5, (1968-1983) sono invece ordinati sistematicamente secondo una classificazione del protocollo che prevede, per ogni anno, la divisione tra gli atti prodotti dal Museo Civico Archeologico e quelli del Museo Civico di Storia dell'Arte Medievale e Moderna. Dal 1974 circa la classificazione del titolario cambia, divenendo più lineare e meno complessa, portando ad una riduzione del numero dei fascicoli e sottofascicoli all'interno delle classi divisorie. In questa parte, la descrizione archivistica è stata meno analitica, segnalando solo i casi in cui le titolazioni dei fascicoli non erano esaustivi riguardo il proprio contenuto.

note


codice interno: 121 - 001.001