Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

criteri di ordinamento
Le serie archivistiche sono state formate accorpando materiale sciolto o singolo, in seguito a un primo lavoro di riordinamento. Si precisa che tra i registri di protocollo che formano la seconda serie, i tre più antichi presenti negli uffici dei Musei Civici sono stati condizionati in un'unica busta, in modo che siano più facilmente consultabili, mentre gli altri, conservati nella sede dell' archivio di deposito, sono stati descritti singolarmente col proprio numero di segnatura. In quella dei "rendiconti e spese" sono stati condizionati in un'unica busta tre quaderni di contabilità trovati a parte, mentre per i registri di spesa trovati all'interno dei fascicoli annuali degli "atti", si è segnalata la presenza nella corrispondente scheda d'inventario senza spostarli altrove. I sei quaderni (dal 1871 al 1916) che formano la quarta serie denominata "acquisti e donazioni" sono stati riuniti in un' unica nuova busta unitamente a un elenco dattiloscritto di libri e riviste del prof. Malavolti. Lo stesso metodo è stato seguito infine anche per i "cataloghi e inventari" in cui 10 pezzi tra fascicoli, opuscoli e quaderni contenenti registrazioni catalografiche, sono stati ricondizionati in un'unica busta.

storia archivistica
Col presente lavoro si sono potute costituire varie serie documentarie per mettere in risalto la notevole rilevanza storica del materiale qui conservato e, nello stesso tempo, dare uno strumento valido per la consultazione e la ricerca all'interno dell'archivio dei Musei Civici. La documentazione dell'archivio dei Musei Civici, è divisa e collocata in due luoghi distinti: la parte storica, dal 1871 al 1962 è costituita da 15 cassette e altre 51 unità tra faldoni, fascicoli, cartelle, quaderni e schedari. Il materiale è conservato in un armadio metallico presso gli uffici del Palazzo dei Musei in via Largo Sant'Agostino 337. Gli atti degli anni dal 1962 al 1983 si costituiscono invece di 26 buste e 3 registri, collocati presso l'archivio di deposito del Comune di Modena in via Cavazza 25B. Fin dalla nascita del Museo nel 1871 ad opera del prof. Carlo Boni, la documentazione ha trovato la sua collocazione nella sede dell'Istituto, l'impostazione con cui ancora oggi si presenta risente dell'evoluzione dell'organizzazione amministrativa dell'Ente: fino agli anni ‘20 del Novecento le cassette contengono fascicoli con documenti ordinati secondo il loro numero d'ingresso, che prosegue di anno in anno fino al 1894, mentre da questa data in poi ogni nuovo anno inizia dall'atto di protocollo numero 1. I vari registri di protocollo, compilati a mano a partire già dal primo direttore, permettono di individuarne velocemente la presenza all'interno delle cassette originali. Durante il ventennio fascista si nota una considerevole riduzione della corrispondenza e del carteggio conservato, perchè andata dispersa o per un effettivo calo di considerazione verso l'attività culturale del Museo da parte dei concittadini e dell'Amministrazione Comunale, mentre invece si tende a conservare meticolosamente la rendicontazione delle attività ordinarie dell'Ente, costituendo specifici fascicoli annuali. Solo negli anni più recenti, dagli anni ‘60 del Novecento circa, si ha un titolario di protocollo unico che verrà adattato nel corso del tempo alle sempre nuove funzioni culturali conferitegli dallo Stato. La documentazione mantiene ancora oggi l'ordine originario, in quanto le operazioni fatte in precedenza riguardavano l'integrazione del carteggio riferito a nuove donazioni e acquisti, il riposizionamento delle carte estrapolate per studio o per l'esposizione nelle mostre, il riordinamento di materiale ritrovato in depositi esterni al museo (ad es. quelli di via Pillio e di via San Paolo).

Il nucleo documentario più consistente è costituito dalla serie degli "atti" che dal 1871 al 1952 sono conservati in un locale degli uffici dentro 11 cassette di legno originali, mentre quelli dal 1968 al 1983, come già ricordato prima, si trovano presso l'archivio di deposito del Comune di Modena e constano di 26 buste. Questa seconda parte ha richiesto meno impegno dal punto di vista archivistico, poiché già sistematicamente riordinata in buste e fascicoli i quali seguono un preciso titolario di classificazione. La documentazione è costituita in maggior parte da lettere di corrispondenza tra il Museo e altri Enti culturali, ricevute di acquisti e donazioni, opuscoli (segnalati nella descrizione o descritti come allegati a stampa), relazioni dei direttori o di altri studiosi riguardanti argomenti di archeologia o storia dell'arte, fotografie, biglietti di ringraziamento, ecc. La presenza di vari registri di protocollo, nonostante le lacune dal 1916 al 1961 e dal 1965 al 1981, è risultata essere molto utile per individuare i documenti principali per ricostruire le vicende storiche dell'Ente. Sono state trovate numerose registrazioni di note spese, acquisti e donazioni al Museo, non solo in quaderni ben tenuti, ma spesso in fogli sciolti, minute e appunti, dai quali si può facilmente risalire alla vivace attività culturale portata avanti dai vari direttori del Museo susseguitisi nel corso del tempo. Una particolare attenzione era rivolta all'esposizione degli oggetti e del materiale presente in Museo, infatti fin dai primissimi anni venivano redatti strumenti di corredo di cui oggi si conservano, per esempio, ben 14 inventari originali. Negli anni più recenti invece venivano creati dei fascicoli con elenchi redatti ad uso amministrativo interno, utili ancor oggi, per lo studio delle esposizioni nelle sale e per il loro riordino. Non mancano i registri dei visitatori, tra cui, nei due più antichi si è segnalato le firme di persone autorevoli, come il Re Vittorio Emanuele e il Principe Umberto di Savoia. In archivio sono presenti, in quanto fanno parte della storia intrinseca del Museo, le vecchie schede descrittive di medaglie, monete e altri reperti presenti nel Museo, schedine catalografiche dei volumi del fondo antico e dei libri passati all'Archivio Comunale nel 1898. Accanto a questi, una busta e un pacco raccolgono le didascalie manoscritte, non più utilizzate, di oggetti e di opere esposte nel corso del tempo nei vari allestimenti interni del Museo Civico. Infine, cinque piccoli registri, ognuno delle quali presenta una raccolta di articoli di giornali riguardanti la vita, la storia e le collezioni del Museo Civico, offrono un'idea dell'ampia considerazione di cui godeva l'Ente presso l'opinione pubblica.

bibliografia
La storia istituzionale del Museo Civico è stata tratta inoltre dai siti:

www.comune.modena.it/museoarte e www.comune.modena.it/museoarcheologico.

bibliografia

Guida ai Musei civici, Modena, Comune di Modena, 2008


codice interno: 121 - 001