Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

A seguito di un esame della documentazione, si è riscontrato che le buste non conservano soltanto carteggio, ma la quasi totalità della documentazione prodotta dall'amministrazione comunale in merito ad un determinato argomento, il quale è segnalato tramite un'etichetta apposta sul dorso delle buste. Testimonianza evidente di ciò sono le buste titolate "Tesoro" nelle quali sono conservati anche mandati di pagamento, registri dei mandati, bilanci di previsione e conti consuntivi.
Il carteggio vero e proprio è conservato nelle buste titolate "Atti diversi", che possono, però, contenere anche documentazione afferente ad altre serie documentarie, quali, ad esempio, delibere del Consiglio e della Giunta municipale, liste elettorali e registri di braccianteria. Quest'ultima tipologia di buste conserva nella quasi totalità dei casi, documentazione riferita ad uno stesso anno, mentre nelle altre sono spesso conservate carte afferenti a più anni, verosimilmente in conseguenza di una limitata produzione documentale.

criteri di ordinamento
L'ordine delle buste è stato dato dall'archivista in quanto non vi sono testimonianze dell'adozione, da parte dell'ente produttore, di un sistema di titolario-protocollo e neppure di una numerazione delle categorie, fatto quest'ultimo che impedisce anche di stabilire se vi siano lacune di tipo tematico. L'unico riferimento ad una forma di numerazione è dato dalle buste contenenti documentazione di carattere amministrativo e contabile, le quali riportano sempre la dicitura "Titolo: tesoro, rubrica n. 7, consuntivi e preventivi". In relazione a tale categoria si sottolinea, inoltre, come essa non comprenda soltanto registri di preventivi e di conti consuntivi, ma anche mandati di pagamento e registri dei mandati. E' importante precisare che tale pratica di archiviazione risulta essere stata adottata in generale per tutto il carteggio; oltre alla corrispondenza afferente alla classifica di pertinenza, si trova, infatti, anche documentazione attinente allo stesso argomento che vi era stata inserita, o per praticità o per incuria, mentre avrebbe dovuto trovare collocazione nelle apposite serie.
A partire dall'anno 1869 vi è una maggiore attenzione alla gestione dei documenti, in quanto essi vengono conservati all'interno di fascicoli suddivisi in sottofascicoli mediante l'utilizzo di camicie riportanti l'indicazione del numero e del titolo della rubrica corrispondente; manca ancora, però, ogni riferimento ad un sistema di titolario-protocollo.

Sulle carte è apposto soltanto il numero di protocollo, che può essere "Generale", di "Contabilità" o della "Popolazione" ma non il titolo, che è scritto soltanto sul dorso della busta.
I documenti sono suddivisi in base ai seguenti titoli:
- "Atti diversi";
- "Tesoro";
- "Guardia Nazionale";
- "Militari";
- "Giurati";
- "Popolazione";
- "Sicurezza pubblica".


codice interno: 122 - 001.010