Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

criteri di ordinamento
Il materiale documentario copre un'estensione totale di circa 20 metri lineari; inizialmente si presentava all'interno di scatoloni in forma sciolta o, in alcuni casi, condizionato all'interno di fascicoli cartacei.
Ad un primo esame è stata rilevata una sostanziale differenza tra documenti che si possono definire amministrativi e documenti relativi a specifici problemi ed emergenze. Quest'ultimo tipo di documentazione era ben distinguibile per il fatto che si presentava condizionata in fascicoli recanti il nome di precise località o comuni del territorio modenese, scritti per lo più a matita e con la stessa grafia, poi rivelatasi essere, nella maggior parte dei casi, quella dell'attuale presidente di sezione, Giovanni Losavio.

La prima fase del lavoro è stata, dunque, la separazione tra i fascicoli tematici ed il materiale restante. Durante questa fase si è proceduto anche ad isolare e quindi a non comprendere nell'intervento archivistico la documentazione non pertinente all'archivio come libri e materiale a stampa relativi ad edifici, musei, riserve naturali del territorio modenese e non, piani regolatori generali di diversi comuni non legati ad alcun fascicolo, ma presenti nell'archivio/biblioteca probabilmente perché consultati durante la normale attività dell'associazione.

In un secondo momento si è analizzato in modo più specifico il materiale inizialmente definito amministrativo, scoprendo aspetti interessanti relativi all'archivio e alla sua formazione. In particolare, sono state rinvenute 86 carpette numerate progressivamente fino a formare due serie cronologicamente successive l'una all'altra, rispettivamente di 40 e 46 pezzi. Tali carpette presentavano etichette riportanti titoli specifici, come ad esempio "Accademia militare", "Edilizia privata" o "Caccia e pesca" e, inizialmente, si era pensato che si trattasse di fascicoli costituiti su base tematica dagli obiettori di coscienza (in servizio presso l'ente fino al 1999), o da segretarie, a posteriori rispetto alla creazione delle carte, in modo da reperire più facilmente documenti relativi ad un particolare problema. Dal punto di vista archivistico tale operazione è scorretta in quanto non contestuale alla creazione della documentazione, pertanto, si era pensato di smembrare tali serie e di ricollocare i documenti nei dossier di appartenenza. Dopo un esame più approfondito si è scoperto invece, che le denominazioni e le numerazioni delle cartelline rispondevano entrambe ad un preciso sistema di titolario-protocollo creato tra il 1980 e il 1988, periodo durante il quale era presidente di sezione la dott.ssa Gabriella Guandalini. Tale sistema era poi stato ripreso e modificato in seguito. L'ordinamento doveva, quindi, essere necessariamente mantenuto in quanto contestuale alla creazione delle carte e perfettamente corrispondente ai registri di protocollo rinvenuti tra la documentazione.

Terminata questa seconda fase si è, quindi, proceduto, al riordino e all'inventariazione delle carte sciolte che costituivano la sezione amministrativa dell'arco cronologico 1962-1980: le carte si presentavano prive di condizionamento e assemblate in mazzi senza alcun ordine apparente; dopo aver constatato che si trattava di materiale anch'esso dotato di classifica, quasi certamente apposta a posteriori, in fase di creazione del primo sistema di titolario-protocollo, si è scelto di rispettare tale sistema e di articolare le serie archivistiche in modo tale da rispecchiare la struttura interna dell'ente.

Successivamente si è proceduto con il riordino dei fascicoli tematici relativi a specifici problemi ed emergenze di natura ambientale, architettonica o paesaggistica, creati al momento della nascita del problema e rimpinguati nel corso del tempo con l'evolversi del problema stesso. Tali fascicoli erano originariamente mescolati tra loro, senza alcuna distinzione di tipo cronologico o tematico; si è secelto, pertanto, di accorpare tutti i fascicoli relativi ad uno stesso comune creando una sottoserie per ognuno dei comuni della provincia di Modena in cui Italia Nostra ha operato. Questa operazione è motivata dal fatto che l'ordinamento cronologico avrebbe reso più difficoltosa la consultazione dell'inventario da parte dell'utente. E' importante sottolineare che in buona parte di questi fascicoli sono conservate carte che presentano una classifica corrispondente a quella rinvenuta nelle due serie di cartelline: molto probabilmente si tratta di carte tolte dalle cartelline per motivi di natura pratica ed organizzativa; non sono state ricollocate perché si è scelto di rispettare la storia delle carte stesse nonché il modo di operare della sezione. Anche in questa serie, come per quelle relative all'attività amministrativa, non sono state rilevate lacune temporali.

Terminata questa fase si è proceduto all'esame della documentazione portata nell'archivio dal presidente di sezione Giovanni Losavio e precedentemente conservata nella sua abitazione. Il materiale constava di circa 30 buste; dopo un accurato esame si è potuto constatare che si trattava di materiale assolutamente simile a quello già presente nell'archivio. In modo particolare, si è rilevato che la maggior parte della documentazione era costituita da dossier divisi per località del tutto identici a quelli già inventariati; in minima parte erano conservati anche rassegna stampa ed appunti di carattere personale relativi a particolari problemi, mentre risulta praticamente assente documentazione di tipo amministrativo.

L'ultima fase del lavoro è stata quindi quella di inserire parte dei dossier prelevati dalla documentazione afferente a Losavio ed inserirla tra quella precedentemente inventariata.

storia archivistica
Data la scarsità di mezzi a disposizione della sezione, non vi è mai stata una persona impegnata esclusivamente nella tenuta e nella cura dell'archivio, ne consegue che la documentazione si è sedimentata nel tempo in maniera piuttosto caotica, in modo particolare per quanto riguarda il materiale di natura contabile e amministrativa, il quale è giunto a noi senza alcun ordine apparente. Per quanto concerne, invece, la documentazione prodotta dalla sezione durante la normale attività (descritta nella serie "'Battaglie' della sezione: attività volte alla salvaguardia del patrimonio storico, artistico e naturale del territorio modenese"), si può constatare come essa fosse ben distinguibile dal resto per il fatto che era costituita da fascicoli tematici, sulla coperta dei quali era stata indicata la località di riferimento. Dopo un esame della documentazione conservata all'interno di tali fascicoli, si è potuto constatare come essi venissero creati al momento della nascita di una particolare emergenza e venissero poi rimpinguati con ulteriore documentazione con l'evolversi del contenzioso e, in alcuni casi, anche diversi anni dopo, quando si ripresentava lo stesso problema oppure si presentava un problema di diversa natura, ma interessante lo stesso luogo.

modalità di acquisizione
L'archivio si è creato ed è sempre stato conservato presso l'ente produttore.

strumenti di ricerca
- Elenco del contenuto della prima serie di cartelline tematiche (1990);
- inventario del materiale fotografico [1990];
- elenco delle azioni intraprese dalla sezione durante gli anni 1992-1995 (1995);
- elenco delle azioni principali condotte dalla sezione, da ricordare in occasione della celebrazione dei 40 anni (1998);
- elenco della documentazione conservata all'interno degli scatoloni al momento del trasloco dell'archivio, nel 2007, dalla sede dell'ex caserma S. Chiara ai locali di piazza Roma (2007).


codice interno: 126 - 001