Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

La serie "Atti generali" comprende la corrispondenza di carattere confidenziale e riservato prodotta e ricevuta dal prefetto, accompagnata dagli eventuali allegati (elenchi, liste, manifesti, stampati, ecc.). Da questa serie, che è quella più consistente, proviene anche gran parte della documentazione che ha dato vita alle serie "Disposizioni e norme ministeriali di massima" (contenente istruzioni e normative) e "Mobilitazione civile" (contenente il materiale documentario prodotto e ricevuto dal Gabinetto relativamente a questo evento), serie che si è deciso di mantenere distinte dagli "Atti generali", poiché costituite dall'ufficio stesso e così sedimentatesi nel corso del tempo.
La serie "Protocolli", che presenta lacune per i periodi 1862-1889, 1910, 1913-1931, raccoglie i registri in cui sono annotati gli atti in arrivo e in partenza, mentre quella degli "Indici di protocollo", lacunosa per i periodi 1872-1891, 1900-1930, è costituita dalle rubriche alfabetiche che rappresentano le "chiavi di accesso" ai registri di protocollo.
La serie "Registri di spedizione" si compone di sole tre unità che colmano parzialmente le lacune dei protocolli, mancanti per il periodo 1913-1931; infine il solo registro pervenutoci relativamente alla serie "Registri del personale", è utile per fornire un quadro di sintesi dello stato di servizio dei dipendenti della Prefettura.

criteri di ordinamento
In generale si è adottato il fascicolo, quale unità di descrizione; a tale criterio si è derogato solo nei pochi casi in cui la "busta" sia apparsa quale unità non solo di conservazione, ma anche di "accorpamento" di materiale seriale o comunque organizzato per materia.
Si segnala inoltre che quando l'unità di descrizione è costituita da un fascicolo, il "numero di ordinamento definitivo" è stato omesso se il fascicolo risulta classificato, dal momento che la classificazione funge essa stessa da criterio di ordinamento. Il "numero di ordinamento definitivo" è stato invece assegnato, qualora l'unità di descrizione sia costituita da un registro, da una busta o da un fascicolo privo di classificazione.
Per precisazioni maggiori riguardo ai criteri di ordinamento e di descrizione adottati, si rimanda alle apposite voci delle singole serie.
Si fa presente che al termine del riordinamento e dell'inventariazione si è proceduto a dotare tutte le unità di conservazione del subfondo (buste e registri a scaffale) di etichette, recanti l'indicazione della serie di appartenenza e della "segnatura attuale".

informazioni sul contesto di produzione
Il regolamento per l'esecuzione della legge comunale e provinciale del 1865, emanato con r.d. 8 giugno 1865, n. 2321, rappresentò la prima espressione normativa relativa al servizio di protocollo e archivio delle prefetture. L'art. 8 di tale regolamento aveva ripartito ogni ufficio di prefettura in quattro divisioni, senza fare alcun riferimento all'esistenza di un Gabinetto, evitando così di istituzionalizzare un ufficio che doveva trattare gli affari riservati e confidenziali del prefetto. Le carte del Gabinetto del prefetto seguono quindi da subito un percorso non assimilabile a quello delle carte prodotte dalle divisioni amministrative della Prefettura, ordinate in base alle istruzioni ministeriali del 1866 (Istruzioni ministeriali 1 giugno 1866 per la tenuta del protocollo generale e degli archivi delle prefetture, emanate con circolare del Ministero dell'interno n. 8508), istruzioni che attuavano quanto disposto dal regolamento dell'anno precedente. In base a queste norme erano esclusi dalla registrazione sul protocollo generale gli atti dell'ufficio di Gabinetto, per i quali si prescriveva la registrazione su un protocollo separato e la conservazione presso gli stessi locali dove aveva sede l'ufficio (art. 2). Questa situazione di riservatezza non mutò neppure dopo l'istituzione vera e propria dell'archivio di Gabinetto, avvenuta con il regolamento - approvato con r.d. 10 giugno 1889, n. 6107 - relativo all'esecuzione del t.u. 10 febbraio 1889, n. 5921 sull'ordinamento degli enti locali. Tale regolamento prevedeva che al Gabinetto del prefetto spettassero le seguenti competenze: affari riservati, personale della prefettura, sottoprefettura e degli altri uffici governativi, sindaci, associazioni, avvenimenti politici, emigrazione, rapporti con le autorità politiche e militari, stampa, affari diversi.
Per rispettare il carattere di riservatezza proprio di questo ufficio, fino al 1940 non furono emanate dalle autorità centrali norme relative alla classificazione delle carte dei gabinetti, delegando così la definizione dei titolari all'iniziativa locale. E anche quando ciò avvenne, appunto nel 1940, tali norme - dettate con la circolare del Ministero dell'interno, Direzione generale per gli affari civili, Ufficio centrale per gli Archivi di Stato, del 9 agosto 1940, n. 8900.18 (pubblicata in MINISTERO DELL'INTERNO, Istruzioni per il servizio di protocollo e di archivio nelle Regie prefetture, Roma 1940) - non ebbero molta fortuna, forse anche a causa del problematico periodo storico in cui vennero emanate.
In realtà le istruzioni del 1866 furono superate solo con le nuove norme sui servizi di classificazione, protocollo, spedizione e tenuta degli atti, emanate con la circolare del Ministero dell'interno 27 marzo 1962, n. M/3301, attraverso le quali si avviò il processo di omogeneizzazione a livello nazionale sia per gli uffici di Gabinetto, sia per quelli amministrativi. Se a livello centrale fu il regolamento del 1889 a istituire l'ufficio di Gabinetto, in periferia ogni prefettura si organizzò con tempi e modalità proprie; a Modena tale ufficio pare già esistere nel 1862, in quanto da quell'anno gli atti risultano protocollati in riferimento al protocollo del Gabinetto.

storia archivistica
Sugli interventi che hanno portato alla situazione archivistica riscontrata durante le recenti operazioni di riordino e inventariazione dell'archivio del Gabinetto della Prefettura di Modena, si possono fare solo ipotesi. In generale occorre tenere presente la condizione estremamente caotica in cui le carte sono state rinvenute, alla quale, per gli anni antecedenti il 1926, non si sono volutamente apportate modificazioni, se non per le più evidenti e certe situazioni di disordine, dal momento che è risultata evidente anche una sorta di "disorganizzazione" delle carte propria dell'ufficio. Per quel periodo si è quindi optato per una scelta archivistica di tipo filologico, nel rispetto della "storia delle carte", una storia di tentativi organizzativi della documentazione spesso mal riusciti, forse imputabili in primo luogo all'assenza, a livello nazionale, di una regolamentazione specifica per la tenuta degli archivi di Gabinetto delle prefetture. Infatti il carattere di riservatezza proprio di questa documentazione, comportò un vuoto normativo riguardo a istruzioni appositamente dettate per la tenuta del protocollo e dell'archivio di questo ufficio (cfr. ivi, campo "Storia istituzionale/amministrativa"), lasciando all'iniziativa degli archivisti delle singole prefetture l'approntamento di classificatori per l'organizzazione delle carte. Inoltre si ritiene interessante porre l'accento sul forte legame esistente fra questi atti e la persona del prefetto; un legame che, per certi versi, tende a far "scivolare" un archivio, per sua natura "amministrativo", poiché creato da un soggetto produttore istituzionale, verso un concetto di archivio velatamente "personale" e proprio anche per questo, privo di quella struttura tipica degli archivi dei grandi apparati amministrativi.
A questo stato di cose si aggiungono le vicissitudini legate non solo ai traslochi subiti dalla documentazione in occasione dei vari versamenti, ma anche alla maldestra e poco accurata acquisizione del materiale da parte dell'Archivio di Stato. Fu infatti già in occasione del versamento del materiale più antico, giunto presumibilmente in uno stato precario di conservazione, che la documentazione venne collocata alla rinfusa in contenitori riciclati, senza preoccuparsi troppo dell'ordine originario delle carte. A prova di tale incuria nell'acquisire la documentazione versata dalla Prefettura, rimangono alcune camicie - recanti la dicitura prestampata "Direzione Archivio di Stato di Modena" -, che, oltre a testimoniare un frettoloso tentativo di dare un'organizzazione al materiale acquisito, attestano anche la paternità di questo scorretto modo di procedere. Inoltre la presenza di impronte di scarpa sulle camicie di alcuni fascicoli costituisce un'ulteriore conferma dell'incuria con cui si è lavorato in passato. Alla tenuta scorretta della documentazione hanno in seguito contribuito anche gli archivisti di Stato, Pedrazzini e Lodi, che, tra gli anni Settanta e Ottanta del secolo scorso, sono intervenuti in maniera diversa sul materiale documentario. Il primo, infatti, ha segnato con pennarello nero le camicie dei fascicoli, annotandovi classificazioni e titoli a suo avviso utili alla fruizione della documentazione, mentre il secondo, impegnato in ricerche storiche, non solo ha estrapolato documenti dagli originari fascicoli, inserendoli in nuove camicie, ma si è spinto a regestarne il contenuto, redigendolo a penna direttamente sui documenti stessi o, nel migliore dei casi, sulle nuove camicie.

modalità di acquisizione
Il complesso documentario del Gabinetto del prefetto, conservato presso l'Archivio di Stato di Modena, si presenta articolato in vari versamenti, dei quali non sempre è rimasta testimonianza. In particolare la documentazione degli anni 1862-1933 fu oggetto di successivi versamenti, in parte presumibilmente avvenuti già alla fine dell'800, ma di cui restano solo elenchi sommari non datati e privi delle rispettive lettere di accompagnamento, che ne rivelino l'epoca.
Il primo versamento, di cui invece si ha testimonianza, è del 1947 (cfr. lettera del 29 aprile 1947, prot. n. 376 in ASMO, Segreteria, Versamenti), quando vennero versati all'Archivio di Stato la documentazione dal 1934 al 1939 e gli atti relativi alla "Mobilitazione civile" dal 1931 al 1944. Nel 1953 la Prefettura versò il materiale documentario di Gabinetto relativo agli anni 1940-1948 (cfr. lettera del 24 novembre 1953, prot. n. 1062 in ASMO, Segreteria, Versamenti), quindi, nel 1956 (cfr. lettera del 24 maggio 1956, prot. n. 631 in ASMO, Segreteria, Versamenti),gli atti per il periodo 1949-1950. A partire dal 1960, pressoché con cadenza annuale, si ebbero i versamenti della documentazione dal 1951 in poi.

condizioni che regolano l'accesso
La documentazione è liberamente consultabile; tuttavia poiché alcuni fascicoli contengono informazioni di carattere riservato, si prega l'utente di attenersi a quanto previsto dalla normativa vigente. In base a essa, infatti, la consultazione di questi atti è esclusa per quelli dell'ultimo quarantennio, nonché per quelli contenenti dati "sensibilissimi" (stato di salute, maternità, ecc.), la cui fruizione diviene possibile solo dopo 70 anni. Per esclusive ragioni di studio anche quest'ultima documentazione può essere consultata, previa specifica autorizzazione.

strumenti di ricerca
Solo per gli "Atti generali" dal 1862 al 1945 esiste un elenco sommario dattiloscritto (ex inventario di sala n. 65), in parte costituito dalla rilegatura degli elenchi di versamento e in parte presumibilmente redatto dall'Archivio di Stato di Modena negli anni Settanta del secolo scorso.

bibliografia
FONTI BIBLIOGRAFICHE

- MINISTERO DELL'INTERNO, Istruzioni per il servizio di protocollo e di archivio nelle Regie prefetture, Roma 1940

- MINISTERO DELL'INTERNO, Raccolta delle disposizioni che regolano la tenuta degli archivi dell'amministrazione centrale dell'interno e delle prefetture. Scarto degli atti d'archivio, Roma 1957

- LINDA GIUVA, L'archivio di Gabinetto della Prefettura di Bari: normativa e organizzazione, in «Rassegna degli Archivi di Stato», L (1990), 1-2, pp. 349-370.

- MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA' CULTURALI. PUBBLICAZIONI DEGLI ARCHIVI DI STATO, Archivio di Gabinetto della Prefettura di Roma (1871-1920). Inventario a cura di M. Cacioli e M. Guercio, Strumenti CLXVI, Roma, 2005


FONTI NORMATIVE

- Legge 20 marzo 1865, n. 2248

- Regio decreto 8 giugno 1865, n. 2321

- Circolare del Ministero dell'interno 1 giugno 1866, n. 8508

- Regio decreto 10 giugno 1889, n. 6107

- Legge 10 febbraio 1889, n. 5921

- Legge 8 giugno 1925, n. 969

- Legge 14 dicembre 1931, n. 1699

- Circolare del Ministero dell'interno 16 settembre 1931, n. 906

- Regio decreto 15 giugno 1933, n. 1176

- Circolare del Ministero dell'interno 9 agosto 1940, n. 8900.18

- Circolare del Ministero dell'interno 27 marzo 1962, n. M/3301


codice interno: 89 - 001.004