Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

- n. di protocollo (attribuito annualmente, dal 1° gennaio al 31 dicembre senza soluzione di continuità);
- data di protocollazione;
- eventuale altra numerazione, con relativa data;
- mittente/autore;
- oggetto;
- "data della determinazione" ed esito della stessa;
- classificazione, secondo l'indice di classificazione in vigore.
Si segnala che quest'ultimo campo non era stato compilato dal 1818 al 1853, anni in cui era cessato l'uso di classificare la corrispondenza. Quando nel 1854 ritornò in vigore la classificazione della corrispondenza, anche il campo corrispondente sui registri di protocollo risulta essere correttamente compilato.
La prima registrazione di protocollo è del marzo 1808, che è la stessa data da cui iniziò l'uso dell'indice di classificazione e che corrisponde all'inizio dell'amministrazione della Congregazione della carità napoleonica.
Si segnala che non è stato reperito il registro di protocollo relativo agli anni 1822-1825.

criteri di ordinamento
Il registro "Protocollo speciale per inviti a manifestazioni", che riporta solo la numerazione di Zaparoli (n. 40), è stato numerato "291 bis", omogenamente alla numerazione più antica da 248 a 291 presente sugli altri pezzi, che è stata prediletta ai fini dell'ordinamento dell'archivio.

storia archivistica
I registri sono inizialmente pluriannuali e, dal 1901, sono per la maggior parte annuali.
Si rileva che il numero delle registrazioni subisce delle flessioni nel corso degli anni:
- dal 1826 al 1856 ci sono poche registrazioni e molto sintetiche;
- dal 1856 le registrazioni sono ancora scarse ma complete, con anche l'indicazione della classificazione;
- dal 1857 si trova nuovamente una quantità più elevata di registrazioni.
La presenza di poche registrazioni di protocollo fra il 1826 e il 1856 può essere in parte spiegata con i mutamenti amministrativi che coinvolsero al Congregazione di carità, che si vide privata dell'amministrazione delle opere pie Testi (Ospedale, Studi, Carcerati e doti) perchè tornarono sotto il controllo della Congregazione leopoldina nel 1822.
Sul registro di protocollo relativo agli anni 1846-1859 è riportata un'annotazione sulla prima pagina, che denuncia come dal 1846 al 1856 il protocollista non avesse svolto correttamente il suo lavoro e non avesse protocollato i documenti secondo il sistema di "archiviazione" in uso, ma avesse elencato solo alcuni dei dati relativi alla protocollazione su dei libretti. Solo successivamente, presumibilmente nel 1860, la Congregazione di carità reputò necessario trascrivere queste annotazione su un registro di protocollo per dare continuità alla serie. Da tale annotazione si deduce, inoltre, che era uso protocollare anche le sedute della Congregazione di carità: "N.B. Da quest'anno 1846 inclusive, avendo il protocollista Cattani omesso affatto di fare i protocolli, e segnato soltanto sopra piccoli libretti le sedute abbraccianti anch'esse più materie in confuso, e non già distintamente come dovevasi a stabilimento per stabilimento, e rubrica per rubrica; così nel volersi rifare al possibile di detti protocolli omessi tutti fino all'anno 1856 inclusive, è stato impossibile di registrarle le sedute al debito modo di archiviazione, e non si è potuto far altro che qui porle giù come stavano nelli detti libretti".
I registri hanno una doppia numerazione: la numerazione più antica da 248 a 291, attribuita con il riordino del secondo dopoguerra e la numerazione da 1 a 46, attribuita da Zaparoli nel 1988. Il registro "Protocollo speciale per inviti a manifestazioni" riporta solo la numerazione di Zaparoli, n. 40.


codice interno: 227 - 001.010