Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Contiene anche alcune lettere, minute e atti privi di data ma ascrivibili al XIX secolo. La mancanza di caratteri estrinseci che ne permettano il riordino, ha indotto a conservarle insieme al carteggio amministrativo come "Miscellanea di documenti senza data del sec. XIX".

criteri di ordinamento
Nell'intervento di riordino è stato mantenuto e descritto l'ordinamento originale in fascicoli corrispondenti a titoli/categorie e rubriche/classi, quando presente, oppure si è tentato di ricostituirlo sulla base dell'esame e del confronto fra i registri di protocollo e l'indice di classificazione eventualmente presente sulle carte e sulle camicie di fascicolazione originale.
Le camicie di fascicolazione non originali e risalenti all'intervento del 1973 sono state in parte riutilizzate e in parte sostituite. Le camicie sostituite sono state conservate insieme al fascicolo per cui erano state create.
Il carteggio amministrativo è stato descritto in sottoserie corrispondenti ai diversi ordinamenti riscontrati e ai diversi titolari di classificazione applicati.
Dal 1801 al 1806 si conserva carteggio non protocollato e non classificato che è stato riordinato in base all'ordinamento originale, ovvero cronologicamente, dove le lettere sono fascicolate in base ai mesi dell'anno. Per ogni anno è stata compilata una scheda unità archivistica, con indicata la consistenza in fascicoli; nel campo contenuto sono stati elencati i fascicoli mensili con l'indicazione della presenza di documenti ritenuti di notevole interesse.
Per gli anni 1807-1839 è stato ricostituito il sistema di classificazione per materie e per pratiche testimoniato dalla classificazione presente sui registri di protocollo e sulle carte, andando a scardinare, carta per carta, l'intervento di riordino degli anni Sessanta del Novecento che aveva applicato a posteriori un titolario in vigore solo dal 1840. Per questo periodo, quando possibile, sono state recuperate le camicie della fascicolazione originale per materie e pratiche trovate sciolte all'interno del carteggio. Tali camicie di riuso erano costituite da stampe di editti, notificazioni, ecc. relative a diverse materie. L'ordinatore precedente aveva considerato tali documenti non nella loro funzione di camicia di fascicolazione ma in base al contenuto degli atti stampati e le aveva riordinate in base all'argomento trattato. A seguito di un lungo e meticoloso lavoro di riordino, effettuato confrontando le carte con le camicie di fascicolazione e le indicazioni presenti sui registri di protocollo, è stata ricostruita la fascicolazione originale. Per ogni anno è stata compilata una scheda unità archivistica delle materie presenti, fornendo nella consistenza l'indicazione del numero di "pratiche" e nel campo contenuto una descrizione dei titoli e dei documenti ritenuti particolarmente rilevanti.

A partire dal 1840 il carteggio era stato ordinato in base all'applicazione di un titolario di classificazione. Da un esame delle carte, delle camicie originali di fascicolazione e dei registri di protocollo sono stati individuati quattro periodi in cui erano in vigore titolari diversi:
-Carteggio classificato 1840-1860;
-Carteggio classificato 1861-1872;
-Carteggio classificato e non classificato 1873-1897;
-Carteggio classificato 1898-1960;
Per ogni periodo il titolario ha subito delle modifiche nel corso degli anni, che sono state puntualmente indicate nel campo criteri di ordinamento di ogni sottoserie.
E' stata compilata una scheda unità archivistica per ogni fascicolo corrispondente al titolo o categoria, indicando nei campi consistenza e contenuto la presenza e la denominazione dei sottofascicoli di rubriche/classi e pratiche, oltre che di documentazione reputata degna di nota. Quando nel contenuto non è stato descritto nulla, significa che il fascicolo contiene documenti sciolti privi di classificazione. Nel campo segnatura precedente è stata riportata l'indicazione della pagina dell'Inventario del 1973 in cui è elencata la documentazione oggetto della scheda.

La numerosa documentazione reperita nel carteggio e relativa ad altre serie dell'archivio storico comunale (mandati di pagamento, ufficio annonario, ufficio stato civile e anagrafe, ufficio di polizia, ecc.) o ad altri fondi aggregati (Congregazione di carità, Ente comunale di assistenza (ECA), Gendarmeria pontificia, Opera nazionale della maternità e dell'infanzia (ONMI), Giudice conciliatore, ecc.) è stata estrapolata e riordinata nelle rispettive serie o fondi di appartenenza.

Le specifiche problematiche di ogni sottoserie del carteggio e le operazioni di riordino messe in atto sono state dettagliatamente enunciate nelle rispettive schede sottoserie.

storia archivistica
Il carteggio amministrativo fino al 1944 si presentava condizionato in seguito all'intervento di riordino effettuato agli inizi degli anni '70 e che ha prodotto lo strumento inventariale attualmente in uso completato nel 1973. Tale intervento aveva scardinato la fascicolazione originale delle carte almeno fino al 1898, così come risultava chiaramente dall'esame dei registri di protocollo. La situazione era aggravata da ulteriori due aspetti: la presenza di carte non datate e di numerose carte collocate fuori posto rispetto alla loro effettiva datazione; la presenza all'interno del carteggio di documentazione non classificata afferente ad archivi aggregati o ad altre serie dell'archivio comunale (come documentazione della Congregazione di carità, del Pio ospedale, del Monte frumentario, della Deputazione comunale di sanità, della Gendarmeria pontificia, di Pubblica sicurezza, mandati, ruoli delle tasse, ecc.). Il carteggio è stato riordinato cronologicamente e la documentazione afferente ad altre serie o ad archivi aggregati è stata estrapolata e riordinata.
Di seguito viene sommariamente descritto lo stato in cui sono state trovate le carte. L'elencazione è stata fatta in base alle sottoserie individuate a seguito dell'attuale intervento di riordino e inventariazione, basata sull'applicazione di diversi titolari di classificazione (a partire dal 1807) o di nessun titolario di classificazione (fino al 1806).

Carteggio non classificato 1801-1806. Il carteggio non presenta nessuna classificazione. Alcune carte riportano una numerazione che si presume essere di protocollo, ma di cui non è stato possibile individuare l'effettiva funzione causa l'assenza dei registri di protocollo fino al 1806. Durante il riordino del 1973 la corrispondenza era stata organizzata in base a un titolario che fu introdotto solo dal 1840 e che, quindi, è stato applicato a posteriori scardinando completamente la fascicolazione originale. All'interno dei fascicoli realizzati nel 1973 le carte non erano in ordine cronologico.

Carteggio classificato 1807-1839. L'intero carteggio era stato riordinato e fascicolato durante il riordino del 1973 in base al titolario di classificazione entrato in uso solo a partire dal 1840. A seguito del ritrovamento delle camicie di fascicolazione originale e dell'attento lavoro di confronto con i registri di protocollo è stato possibile ricostruire e ricostituire l'organizzazione originaria delle carte, per materie e per pratiche e non per titoli e rubriche. Numerose sono state le carte trovate erroneamente inserite in altre annualità, e che sono state correttamente riordinate.

Carteggio classificato 1840-1860. Le carte sono state trovate fascicolate in camicie non originali di mano del riordinatore degli anni Settanta, dove ogni camicia corrispondeva a un titolo del titolario entrato in vigore nel 1840. Non erano però stati ugualmente ricostituiti i sottofascicoli corrispondenti alle rubriche: all'interno dei fascicoli non originali, infatti, la quasi totalità delle carte era sciolta e senza alcun ordine. Sciolte fra le carte sono state reperite alcune delle camicie di fascicolazione originale dei sottofascicoli delle rubriche su cui è stata trovata l'indicazione dei numeri di protocollo della corrispondenza che contenevano originariamente. Le carte indicate su queste camicie originali si trovavano nella maggioranza dei casi sciolte all'interno del fascicolo del titolo o, a volte, addirittura all'interno dei fascicoli di altri titoli. Ai fini del riordino per titoli e rubriche è stato necessario un attento confronto con gli strumenti di corredo. Altra problematica rilevata, sempre causata da precedenti interventi di riordino, era la sistematica presenza di lettere fascicolate con il carteggio di anni diversi rispetto alla loro datazione, che hanno richiesto un lungo lavoro di riordino.

Carteggio classificato 1861-1872. Per quest'arco cronologico non è presente sui registri di protocollo alcuna indicazione relativa al titolario di classificazione applicato. A seguito dell'intervento di riordino del 1973 le carte si presentavano fascicolate in base a un titolario di classificazione che rispecchia effettivamente le classificazioni e numerazioni presenti sulle carte e sulle rare camicie di fascicolazione originali ritrovate. Il titolario ricostruito in base ai dati suddetti presenta variazioni molteplici e significative, per esempio: il titolo "II" nel 1862 è attribuito alle "Arti e commercio", nel 1864 allo "Stato civile" e nel 1867 alla "Beneficenza, Culto, Cimiteri e Luoghi Pii"; le "Vettovaglie" sono indicate come titolo "XIII" nel 1862, titolo "XV" nel 1865 e titolo "XII" nel 1867. Inoltre, sono state riscontrate frequenti correzioni alla numerazione dei titoli fatte già in origine sulle camicie di fascicolazione. Solo per l'anno 1865 le camicie di fascicolazione originali sono numerose, il che ha permesso di ricostituire il titolario di classificazione nelle sue linee di massima. Sempre nel 1865 è frequente trovare sulle carte la classificazione completa, oltre al numero di protocollo. Ancora nel 1867 è presente almeno una carpetta originale per ciascun titolo, ma le carte con indice di classificazione si riducono notevolmente, fino a sparire quasi completamente per gli anni 1868-1872. In questi anni la documentazione è esigua e non sono state trovate camicie di fascicolazione originali. All'interno dei fascicoli costituiti dall'ordinatore del 1973 sono state inserite anche carte prive dell'indice di classificazione e documentazione non afferente al carteggio amministrativo, come documentazione della Deputazione annonaria, del Pio Ospedale, del Monte frumentario, mandati di pagamento, protocolli di polizia.

Carteggio classificato 1873-1897. Le carte sono per la maggior parte protocollate e classificate, con la classificazione attribuita solo a livello di titolo mentre non compare l'indicazione della rubrica. Il carteggio è fascicolato in camicie non originali di mano dell'ordinatore del 1973, dove ogni camicia corrisponde a un titolo in vigore. All'interno del fascicolo le carte sono in parte sciolte e in parte sottofascicolate per pratica; sulle camicie la classificazione è originale, mentre il titolo della pratica non è coevo alla documentazione, ma attribuito successivamente.
A partire dal carteggio di questi anni sono state riscontrate due situazioni poi molto frequenti fino al 1960: la presenza di documentazione appartenente ad altre serie e/o a fondi aggregati; la presenza di carteggio nella sua fascicolazione originale raccolto in buste realizzate a seguito dell'intervento della Cooperativa Archeion nel 1999-2000. L'intervento del 1999-2000 aveva provveduto a riunire il carteggio amministrativo, già ordinato e descritto nell'Inventario del 1973 ma conservato in sedi diverse, nello stesso luogo, semplicemente condizionandolo in buste e giustapponendolo a scaffale in ordine cronologico.

Carteggio classificato 1898-1960. Il carteggio si trovava ordinato e fascicolato a seguito dell'intervento di riordino del 1973 nel rispetto del titolario di classificazione che era entrato in vigore nel 1898 a seguito alla circolare del ministro Carlo Astengo dell'1 marzo 1897. La fascicolazione delle carte era stata eseguita solo per categoria, senza la ricostituzione dei sottofascicoli delle classi. Anche per questi anni sono state trovate raccolte con il carteggio amministrativo carte relative ad altre serie dell'archivio storico comunale e ad altri fondi. Sono ancora presenti anche le buste di carteggio nella sua fascicolazione originale dovute all'intervento della Cooperativa Archeion degli anni 1999-2000.

Le particolarità relative a ogni sottoserie sono state esplicitate nella rispettiva scheda descrittiva.

stato di conservazione buono



codice interno: 328 - 001.018