Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Si segnala che, oltre al carteggio, è presente anche materiale documentario eterogeneo, ma ricorrente per ogni categoria.

criteri di ordinamento
Nella serie "Carteggio amministrativo 1898-1970" sono state individuate 15 sottoserie corrispondenti alle categorie del titolario Astengo, a loro volta ulteriormente strutturate in tante sottoserie quante sono le classi in cui ciascuna di esse è articolata.
Di seguito si riporta la struttura prevista dalla circolare Astengo in base alla quale sono stati classificati e conservati gli atti:

Categoria 1ª - Amministrazione

Classe 1ª Ufficio Comunale
Classe 2ª Archivio
Classe 3ª Economato
Classe 4ª Elezioni amministrative - Liste - Riparto consiglieri per frazioni
Classe 5ª Sindaco - Assessori - Consiglieri
Classe 6ª Impiegati - Inservienti - Personale avventizio, ecc.
Classe 7ª Locali per gli uffici.
Classe 8ª Sessioni ordinarie e straordinario del consiglio - Deliberazioni
Classe 9ª Cause - Liti - Conflitti riguardanti l'Amministrazione comunale
Classe 10ª Andamento dei servizi amministrativi
Classe 11ª Inchieste
Classe 12ª Istituti diversi amministrati dal Comune

Categoria 2ª - Opere pie e beneficenza

Classe 1ª Congregazione di carità - Opere pie - Monti frumentari - Monti di pietá
Classe 2ª Ospizi - Ricoveri di mendicità - Indigenti inabili al lavoro
Classe 3ª Brefotrofi - Orfanotrofi - Esposti - Baliatici
Classe 4ª Società operaie e di mutuo soccorso - Sussidi
Classe 5ª Lotterie - Tornbole - Fiere di beneficenza, ecc.

Categoria 3ª - Polizia urbana e rurale

Classe 1ª Personale - Guardie municipali - Guardie campestri - Facchini
Classe 2ª Servizi - Regolamenti

Ctegoria 4ª - Sanità ed igiene

Classe 1ª Ufficio sanitario - Personale
Classe 2ª Servizio sanitario
Classe 3ª Epidemie - malattie contagiose - epizoozie
Classe 4ª Sanità marittima -Lazzaretti
Classe 5ª Igiene pubblica - regolamenti - macello
Classe 6ª Polizia mortuaria - Cimiteri

Categoria 5ª - Finanze

Classe 1ª Proprietà comunali - Inventari dei beni mobili e immobili - Debiti e crediti
Classe 2ª Bilanci - conti - contabilitá speciali - verifiche di cassa
Classe 3ª Imposte, tasse, diritti - Regolamenti, tariffe e ruoli relativi
Classe 4ª Dazi
Classe 5ª Catasto
Classe 6ª Privativa
Classe 7ª Mutui
Classe 8ª Eredità
Classe 9ª Servizio di esattoria e tesoreria

Categoria 6ª - Governo

Classe 1ª Leggi e decreti - Gazzetta ufficiale - Calendario generale dello Stato - Fogli degli Annunzi legali - Circolari
Classe 2ª Elezioni politiche - Liste
Classe 3ª Feste nazionali, commemorazioni
Classe 4ª Azioni di valore civile
Classe 5ª Concessioni governative

Categoria 7ª - Grazia, giustizia e culto

Classe 1ª Circoscrizione giudiziaria - Pretura - Tribunale - Corte di Assise
Classe 2ª Giurati
Classe 3ª Carceri mandamentali
Classe 4ª Conciliatore - Vice-conciliatore - ufficio
Classe 5ª Archivio notarile
Classe 6ª Culto

Categoria 8ª - Leva e truppe

Classe 1ª Leva di terra e di mare
Classe 2ª Servizi militari
Classe 3ª Tiro a segno
Classe 4ª Caserme militari

Categoria 9ª - Istruzione pubblica

Classe 1ª Autorità scolastiche - Insegnanti
Classe 2ª Asili d'infanzia e scuole elementari - Monte pensioni
Classe 3ª Educatori comunali
Classe 4ª Ginnasi - Convitti
Classe 5ª Licei
Classe 6ª Scuole tecniche
Classe 7ª Università
Classe 8ª Istituti scientifici - Biblioteche - Gallerie - Musei

Categoria 10ª - Lavori e servizi pubblici - Poste - Telegrafi - Telefoni

Classe 1ª Strade - Piazze - Costruzione e manutenzione
Classe 2ª Ponti
Classe 3ª Illuminazione
Classe 4ª Acque e fontane pubbliche
Classe 5ª Consorzi stradali e idraulici
Classe 6ª Espropriazioni per causa di utilità pubblica
Classe 7ª Poste -Telegrafi - Telefoni
Classe 8ª Ferrovia
Classe 9ª Ufficio tecnico
Classe 10ª Restauro e manutenzione edifici
Classe 11ª Porti - contributi

Categoria 11ª - Agricoltura, industria e commercio

Classe 1ª Agricoltura - Caccia - Pesca - Pastorizia - Bachicoltura - Malattie delle piante
Classe 2ª Industria
Classe 3ª Commercio
Classe 4ª Fiere e mercati
Classe 5ª Pesi e misure

Categoria 12ª - Stato civile - Censimento - Statistica

Classe 1ª Stato civile
Classe 2ª Censimento
Classe 3ª Statistica

Categoria 13ª - Esteri

Classe 1ª Comunicazioni con l'estero
Classe 2ª Emigrati
Classe 3ª Emigranti

Categoria 14ª - Oggetti diversi

Classe unica

Categoria 15ª - Sicurezza pubblica

Classe 1ª Pubblica incolumità
Classe 2ª Polveri e materie esplodenti
Classe 3ª Teatri e trattenimenti pubblici
Classe 4ª Esercizi pubblici
Classe 5ª Scioperi e disordini
Classe 6ª Mendicità
Classe 7ª Pregiudicati, ammoniti, sorvegliati, domiciliati coatti, espulsi dall'estero, reduci dalle case di pena, oziosi, vagabondi - Informazioni e provvedimenti
Classe 8ª Avvenimenti straordinari e affari vari interessanti la P. S.
Classe 9ª Contributo nella spesa della guardie di città e casermaggio.
Classe 10ª Trasporto mentecatti al Manicomio
Classe 11ª Incendi e Pompieri

Nelle schede di descrizione, di livello alto, sono state fornite indicazioni di carattere generale sul contenuto dei fascicoli afferenti alle singole categorie e classi.
Nella struttura dell'albero i singoli fascicoli risultano pertanto agganciati ad ogni classe che, a sua volta, si presenta come una specifica ramificazione della categoria cui appartiene. Tale soluzione ha permesso da una parte di rendere immediatamente visibili i mutamenti che nel corso del tempo sono intervenuti nell'articolazione e nella denominazione delle classi, dall'altra di facilitare la ricerca grazie ad una visualizzzaione ordinata e funzionale anche della successione cronologica con le eventuali lacune presenti in ogni classe.
In generale si è notato che le principali variazioni al titolario di classificazione, limitate al secondo e terzo livello, sono avvenute nel 1962, subito dopo la conclusione dell'intervento di riordino e descrizione operato dalla ditta veronese L'Amministrativa, e nel 1968: le modifiche rilevanti intervenute nella denominazione delle classi sono state segnalate anche nel titolo delle singole sottoserie.
Nella descrizione inventariale si è deciso di scegliere, quali unità archivistiche di riferimento, le classi nella loro successione cronologica annuale: i fascicoli reali - terzo livello di classificazione del titolario - sono così diventati, a livello descrittivo, sottofascicoli e sono stati segnalati come tali nella consistenza di ogni unità di descrizione, anche se la dicitura "fascicolo" è stata rispettata nel campo "ambiti e contenuto". I sottofascicoli reali sono stati invece descritti come inserti.
Per quanto riguarda la denominazione dei fascicoli scelti quali unità di descrizione - secondo livello di classificazione del titolario - si segnala che, fino al 1961, termine ultimo dell'intervento effettuato dalla ditta veronese L'Amministrativa, non è stato quasi mai possibile ricavare direttamente il nome delle classi nè dalle coperte dei fascicoli, nè dall'inventario redatto a conclusione di quel lavoro. In mancanza di una perfetta corrispondenza con le voci del titolario Astengo l'individuazione della denominazione delle classi non è pertanto stata sempre agevole, ma è stata attribuita sulla base del contenuto dei singoli fascicoli. 
Nella denominazione dei sottofascicoli - terzo livello di classificazione del titolario - segnalati nel campo "ambiti e contenuto" si è invece proceduto come segue:
- titolo originale tra virgolette, quando presente;
- titolo attribuito, desunto dall'inventario de L'Amministrativa alla voce "oggetto del fascicolo", in assenza di un'intitolazione originale.
La segnatura delle unità corrisponde sempre alla posizione fisica dei fascicoli già fissata nel precedente inventario, tranne nei casi in cui dall'esame del contenuto delle buste risultasse rispettivamente la presenza di altri pezzi non precedentemente segnalati o la mancanza di unità che non è poi stato possibile ritrovare. Pertanto la "segnatura attuale - prima occorrenza" coincide con la precedente numerazione delle buste, la "segnatura attuale - seconda occorrenza" riprende da 1 in ogni nuova busta.
All'interno delle sottoserie coincidenti con le classi, i singoli fascicoli sono stati disposti in ordine cronologico e nei casi di fascicoli che abbracciavano un arco temporale di più anni si è data la precedenza al primo estremo cronologico. Si segnala però che i pezzi sono stati ordinati soltanto virtualmente, senza spostarli fisicamente da una busta all'altra, come risulta anche dalla segnatura delle unità interessate che continua a coincidere con la segnatura precedente.
Come altrove segnalato, tra le buste del carteggio amministrativo si trovano, in successione cronologica e numerica, altre buste che contengono atti particolari, non propriamente riferibili alla serie della corrispondenza. Nei casi più eclatanti gli atti sono stati virtualmente scorporati dal carteggio e descritti come serie separate, pur lasciandoli fisicamente nella loro posizione. Quando invece all'interno di una categoria è stata individuata la presenza eccezionale o sporadica di atti non propriamente afferenti al carteggio, se ne è data segnalazione senza ricorrere alla creazione di serie autonome.
A quanto fin qui espresso fanno eccezione, per le particolari vicissitudini subite dalle carte, gli atti afferenti alla "Categoria V - Finanze". Infatti questi, conservati da sempre separatamente e rimasti ordinati per serie chiusa per anno in fascicoli annuali corrispondenti alla categoria (sfuggendo quindi agli interventi di riordino e di ricondizionamento compiuti dalla ditta L'Amministrativa di Verona giustappunto verso gli anni 1961-1962), richiedono giocoforza di essere descritti identificando appunto nel fascicolo annuale della categoria il livello descrittivo.

storia archivistica
Il carteggio amministrativo dal 1898 al 1970 si presenta, in generale, ordinato a serie aperte sulla base delle categorie, classi e fascicoli del titolario Astengo. Lo stato attuale delle carte è il risultato dell'intervento di riordino effettuato nei primi anni Sessanta dalla ditta L'Amministrativa di Verona, che condizionò la documentazione all'interno di camicie azzurre corrispondenti alle classi, secondo livello di classificazione del titolario. Tali camicie non riportano alcuna denominazione specifica, ma si limitano a segnalare l'anno e i numeri rispettivamente della categoria, della classe e dei fascicoli condizionati all'interno dell'unità (ad es. "Anno 1923 - cat. VIII - classe 2 - fascicoli 1, 2, 3"). Le camicie dei fascicoli veri e propri, terzo livello di classificazione del titolario, vennero anch'esse ricreate dalla medesima ditta che si servì di carpette bianche a loro volta prive di intitolazione, ma riportanti solo l'indicazione numerica del fascicolo (ad es. "Fascicolo 1").
Dentro ai fascicoli creati da L'Amministrativa è possibile trovare carte sciolte e/o sottofascicoli originali. Dall'osservazione del carteggio sembra che la ditta veronese non si sia limitata a creare nuove carpette in sostituzione di quelle originarie, ma che l'attuale suddivisione in classi e fascicoli nel suo complesso, almeno fino a qualche decennio dopo il 1898, sia frutto dell'ultimo intervento di riordino. Solo da un certo periodo in poi infatti - più o meno gli anni Venti - la segnatura archivistica dei documenti riporta, col numero di protocollo, categoria, classe e fascicolo di attribuzione degli atti. Per il periodo precedente ritorna per lo più l'indicazione del vecchio titolario. Ad esempio, gli atti raccolti nella "Categoria VIII - Leva, truppa, servizi militari" fino agli anni Venti riportano il numero di protocollo e la classifica "militare", e nessuna indicazione di classe o fascicolo. In molti casi inoltre, la classificazione originaria attribuita alle carte dall'ente produttore non è stata rispettata: ciò è reso evidente sia dal fatto che spesso i documenti si trovano condizionati all'interno di classi e/o fascicoli differenti rispetto a quelli cui erano stati originariamente assegnati, sia dalla presenza sulle carte e sulle stesse camicie originali dei fascicoli di nuove segnature a penna riportate accanto a quelle più antiche.
Si segnala infine che le buste in cui sono condizionati i fascicoli del carteggio sono contrassegnate da una numerazione progressiva che ricomincia per ogni diversa categoria del titolario e che procede, senza soluzione di continuità, a partire dal 1862. All'interno di questa sequenza numerica sono comprese anche buste che contengono atti afferenti a serie particolari, diverse dal carteggio amministrativo vero e proprio. A titolo di esempio: tra le buste che contengono i fascicoli di corrispondenza della "categoria I - Amministrazione" sono stati inseriti anche fascicoli del personale; all'interno della "Categoria II - Assistenza e beneficenza" si trovano anche cartelle della spedalità e registri degli esposti; nella "Categoria VIII - Leva, truppa, servizi militari" si trovano anche le liste di leva, i ruoli matricolari e i soccorsi militari; tra gli atti della "categoria IX - Istruzione pubblica" sono stati rinvenuti i progetti di costruzione delle scuole di Fiorenzuola.
A questa linea generale fa eccezione il carteggio afferente alla sola "Categoria V - Finanze" che, per l'arco cronologico complessivo che va dal 1862 al 1970, è stato rinvenuto successivamente all'avvio dei lavori di inventariazione, all'interno di una stanza attigua ai locali che ospitano l'archivio storico ma non comunicante con essi, affacciata su un'area cortiliva esterna del palazzo municipale. Esso infatti è l'unico mucleo di questa documentazione che si presenti ordinato non per serie aperte per categorie, bensì per serie chiusa per anno, condizionato peraltro in fascicoli annuali corrispondenti alla categoria e - fino al 1961 - di foggia materialmente diversa rispetto a quelli del resto del carteggio. Se ne deve giocoforza dedurre che la conservazione in separata sede del carteggio di materia finanziaria rispetto al resto della serie datava da lungo tempo, e sicuramente da prima dell'intervento di riordino e di ricondizionamento compiuto dalla ditta L'Amministrativa di Verona giustappunto verso gli anni 1961-1962.


codice interno: 0380 - 001.021