La serie raccoglie gli originali delle fatture per la rendicontazione delle spese compiute principalmente per l'acquisto di generi alimentari da destinare alla refezione e ai sussidi in generi (pane, latte, frutta, carni, salumi, formaggi) ma anche per utenze e generi di privativa (consumi elettrici, sale e fiammiferi), accompagnate dalle "schede conto" mensili di ciascun fornitore, su cui venivano annotati i crediti da essi maturati e periodicamente saldati.