Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Il carteggio di questi anni, diviso in sottoserie corrispondenti alle categorie del titolario Astengo cui in passato è stato riportato, non presenta la stessa continuità in ognuna delle sottoserie che non partono tutte dall'epoca più antica e in molti casi mostrano consistenti lacune. Non si riscontrano comunque cesure o partizioni della documentazione in dipendenza delle diverse amministrazioni che si sono succedute nel tempo o in relazione al fatto che Alseno fosse costituito o meno in Comune autonomo. Va però riscontrato che, in generale, la parte più cospicua della documentazione conservata risale al periodo successivo alle riforme amministrative avviate da Maria Luigia d'Asburgo dal 1820, quando Alseno torna ad essere un Comune autonomo, fino al periodo postunitario.

criteri di ordinamento
Una delle più antiche attestazioni, per quanto sommaria, sul tipo di struttura presentato dal carteggio amministrativo più antico è rintracciabile nel verbale di consegna intitolato Inventario dei fogli, registri, documenti, libri e mobili risguardanti l'amministrazione del Comune di Alseno, che dal già Podestà Signor Francesco Granelli, vengono consegnati al Signor Gorra Francesco Sindaco delegato alle funzioni di Podestà del 1843. Qui il carteggio comunale a partire dal 1820 (in solo due casi dal 1817 e dal 1818) fino al 1842, è distintamente elencato secondo le seguenti materie:
- Acque e strade;
- Beneficenza (Ospizi, Deposito di Mendicità);
- Circolari;
- Comuni Spese;
- Comuni Personale;
- Comuni Entrate;
- Commercio;
- Diverse;
- Contribuzioni dirette;
- Catasto;
- Culto;
- Finanze;
- Giustizia;
- Istruzione Pubblica;
- Militare;
- Governo;
- Miscellanea;
- Polizia;
- Sanità;
- Stato;
- Stato Civile;
- Popolazione;
- Vittovaglie.
Separatamente segue poi l'elenco dei documenti dal periodo della dominazione francese a partire dal 1806, distinti secondo le seguenti materie:
- Amministrazione francese;
- Contribuzioni;
- Militare;
- Diverse;
- Sanità pubblica;
- Stato Civile.
Una più attenta e precisa attestazione è sicuramente quella risultante dagli inventari redatti da Giacomo Raffi nel maggio 1868. Qui il carteggio viene elencato per anno o per gruppi di anni distinto secondo le seguenti materie:
- Acque e Strade;
- Agricoltura e Commercio (dopo il 1868: Agricoltura, Industria e Commercio);
- Amministrazione Comunale;
- Beneficenza;
- Catasto (fino al 1859 e dopo il 1868);
- Contribuzioni Dirette (fino al 1859);
- Culto (fino al 1859 e dopo il 1868);
- Contabilità Comunale;
- Finanze;
- Governo;
- Giustizia;
- Guardia Nazionale;
- Incendi - Assicurazione (fino al 1859);
- Istruzione Pubblica;
- Militare;
- Miscellanea (dopo il 1859: Stampe Miscellanea);
- Polizia (fino al 1859);
- Sanità Pubblica;
- Statistica;
- Stato Civile;
- Strade;
- Telegrafi (fino al 1859);
- Volture (fino al 1859);
- Acque;
- Impiegati (dal 1859 al 1867: Impiegati di segreteria eccetera);
- Magistrati;
- Cavi secondari (fino al 1859);
- Ricchezza mobile - Imposta (dopo il 1859);
- Fabbricati - Imposta (dopo il 1859; dopo il 1868: Imposte sui Terreni sui Fabbricati e sulla Ricchezza Mobile);
- Sicurezza Pubblica (dopo il 1859);
- Comuni (dopo il 1859);
- Dazio Consumo (dopo il 1868);
- Elezioni Comunali, Provinciali, Politiche e Commerciali (dopo il 1868);
- Ufficio di Conciliazione (dopo il 1868).
Non sappiamo se queste "materie" corrispondessero ad altrettanti livelli di un titolario e non ci aiutano in questo senso eventuali indizi individuabili sui documenti o i protocolli, conservati dal luglio del 1821. La documentazione non è infatti protocollata prima di questa data, anche se nel periodo immediatamente precedente i documenti presentano l'indicazione della data di ricezione, un breve riassunto del contenuto e dei provvedimenti adottati. Dopo questa data nel recto dei documenti ai quali non è stata asportata l'ultima carta, pratica assai frequente,viene indicato numero di protocollo e data di ricezione. La mancanza di riferimenti alla materia cui, nei corrispondenti registri di protocollo, sono spesso stati attribuiti fa comunque ritenere che la documentazione non sia stata organizzata in origine ricorrendo ad un vero e proprio sistema di classificazione, ma piuttosto raggruppata in fascicoli tematici annuali o pluriennali.
In tutti i casi, l'intervento di riordino avviato nel 1898 ha completamente sconvolto la struttura originaria del carteggio, anche se tracce della sua primitiva organizzazione sono ancora rintracciabili in quella parte di camicie più antiche ancora superstiti, in particolare quelle relative al "Culto" e alla "Giustizia", rifuse nella categoria VII e in parte collocate, se riguardanti cimiteri, nella categoria IV.
Il carteggio di questi anni è giunto a noi, oltre che diviso in categorie, ulteriormente ripartito in fascicoli annuali o, soprattutto i più antichi, pluriennali, spesso lacunosi rispetto all'indicazione cronologica che riportano, ma talora con limiti cronologici anteriori o successivi, probabile sintomo delle perdite e dei rimaneggiamenti che la serie ha subito nel tempo. I titoli, sovente originali, in anni successivi sono stati frequentemente ripetuti, aggiornandone (non sempre correttamente) l'indicazione cronologica. Ciascun fascicolo, con alcune eccezioni, presenta sulla camicia una numerazione continua, anche se con lacune, tracciata a matita blu o rossa in epoca successiva alla compilazione, manoscritta, della camicia stessa. Questa numerazione prosegue, inoltre, per alcuni anni, anche nel carteggio prodotto successivamente all'introduzione del titolario Astengo.
Nell'ambito dell'intervento di riordino e di inventariazione promosso negli anni 2011-2013 dall'Istituto per i beni artistici culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna - Soprintendenza per i beni librari e documentari questa serie è stata ordinata ed inventariata analiticamente prendendo atto della condizione ormai irreversibile in cui si trovava. Essa è rimasta suddivisa nelle 14 categorie del titolario Astengo in cui la documentazione è strutturata:
Categoria I. Amministrazione
Categoria II. Beneficenza
Categoria III. Polizia urbana e rurale
Categoria IV. Sanità ed igiene
Categoria V. Finanze
Categoria VI. Governo
Categoria VII. Grazia, giustizia e culto
Categoria VIII. Leva e truppa
Categoria IX. Istruzione pubblica
Categoria X. Lavori pubblici
Categoria XI. Agricoltura, industria e commercio
Categoria XII. Stato civile, censimento, statistica
Categoria XIV. Oggetti diversi
Categoria XV. Sicurezza pubblica
Manca la "Categoria XIII. Esteri", a cui non è stata trovata attribuita documentazione.
I fascicoli all'interno di ciascuna sottoserie/categoria sono stati ordinati cronologicamente, rilevando che, almeno per come ci è giunta la documentazione, questo ordine non rispetta la successione della loro numerazione, e allo stesso modo è stata ordinata anche la documentazione all'interno di essi.
La documentazione che, nell'inventario redatto da Luigi Maffini, si trovava interposta o posposta alle singole categorie e i cui nuclei principali sono cronologicamente antecedenti all'applicazione del titolario Astengo è stata analizzata e studiata caso per caso. In minima parte ha costituito serie autonome o è diventata fascicolo di altre serie (come ad esempio la serie "Prodotti del suolo" o il fascicolo "Classificazione delle strade comunali", compreso nella sottoserie dei "Lavori pubblici" relativa alle strade). La maggior parte di essa, considerando anche che alcuni dei fascicoli presentavano la numerazione a matita blu o rossa, è stata inserita nel carteggio come fascicolo autonomo o come pratica di altri fascicoli. Sempre ne è stata indicata, sul fascicolo a matita e in inventario nel campo "segnatura precedente", la provenienza.
La descrizione inventariale, redatta in conformità agli standards internazionali per la descrizione archivistica ISAD (G) e alle indicazioni contenute nelle Linee guida per l'uso della scheda IBC-xDams, è arrivata al livello del fascicolo, inteso come l'unità per lo più numerata a matita blu o rossa, di cui è stata data una descrizione il più possibile puntuale e precisa. In particolare per questa serie è opportuno segnalare che nel campo "segnatura precedente" è stata indicata la segnatura dell'inventario redatto da Luigi Maffini e, dopo una barra (/), il rimando al numero del fascicolo numerato a matita blu o rossa. Quando le segnature da indicare sono più di una, come nel caso di documentazione spostata da altre buste, ciascuna segnatura è stata separata da una doppia barra (//). Nel campo "titolo", con un po' di ridondanza, sono stati riportati, separandoli da un punto fermo, tutti i titoli del fascicolo per coglierne le pur minime differenze attribuibili ad epoche diverse. Gli estremi cronologici sono stati sempre indicati utilizzando il formato giorno, mese e anno. Nel campo "ambiti e contenuti" è stato dato conto di tutti gli eventuali sottofascicoli o pratiche contenuti nell'unità di descrizione con indicazione, oltre che di eventuali antecedenti e successivi, anche degli estremi cronologici di ciascuno. In quest'ultimo campo sono stati raccolte anche le notizie sulle camicie dei sottofascicoli, quali eventuali danni e i titoli originari qualora fossero state reimpiegate. Le stesse notizie riferite invece alle camicie dei fascicoli si trovano nel campo "note".

storia archivistica
L'intervento più consistente ed importante nella storia del carteggio fino al 1895, per le conseguenze che ha avuto ed ha tuttora nella sua organizzazione e struttura, è quello avviato nell'agosto del 1898 dal cavalier Giacomo Celli, archivista della Regia prefettura di Piacenza. Egli, inviato a verificare la corretta applicazione della "Circolare Astengo" sull'ordinamento degli archivi dei Comuni ad Alseno, viene incaricato, dato lo stato di generale disordine e disorganizzazione riscontrati nell'archivio, di impostarne ed avviarne il riordino. Dalla corrispondenza intercorsa in questo periodo tra il Celli, il Comune di Alseno e la Prefettura, sappiamo che, con l'aiuto del segretario comunale, egli iniziò a ripartire tutti gli atti per materia sulla base delle 15 categorie del titolario Astengo, procedendo contestualmente alla selezione e all'elencazione della documentazione da scartare.
Le istruzioni del 1897 per la tenuta del protocollo e dell'archivio comunale avrebbero dovuto essere adottate solo per la nuova documentazione prodotta, ma è ragionevole ipotizzare che risalga a questo momento l'origine dell'applicazione del titolario Astengo a posteriori anche sui documenti più antichi dell'archivio comunale se, come si legge nella relazione inviata dallo stesso Celli il 10 settembre 1898 al prefetto di Piacenza, dopo aver compiuto "il riparto di tutti gli atti dal 1815 al 1890 si poté procedere all'ordinamento, descrizione in inventario e collocamento in Archivio di tutti gli atti della prima Categoria" in 15 buste di cartone per un totale di 125 fascicoli. Da rilevare, a dare ulteriore forza a questa ipotesi, che i fascicoli tuttora esistenti nel carteggio di questi anni relativi all'"Amministrazione" presentano una numerazione che, per quanto lacunosa, va dal esattamente dal numero uno al numero 125. Nella propria relazione, d'altra parte, il Celli evidenzia come al lavoro di riordino abbia presenziato e cooperato un impiegato comunale che egli ritiene potrà proseguire nel lavoro da lui impostato. Non abbiamo prove o testimonianze che confermino l'effettiva attuazione del progetto, ma il carteggio più antico è arrivato fino a noi suddiviso nelle categorie proprie del titolario Astengo, ciascuna delle quali ulteriormente ripartita in fascicoli tematici annuali o pluriennali, spesso originari.
Luigi Maffini, nella Relazione sul riordinamento dell'archivio del Comune di Alseno […] allegata all'inventario da lui prodotto in seguito all'intervento di riordino attuato nel 1980, reputa che la documentazione anteriore al 1897 sia stata rifusa all'interno delle categorie del titolario Astengo nel corso del riordino del 1970, ma, di fatto, non se ne è trovata testimonianza diretta. Probabilmente, per quanto sia possibile ascrivere agli ordinamenti successivi ulteriori forzature nell'incasellamento della documentazione entro la struttura del titolario Astengo, bisogna ritenere che, come si è evidenziato, un processo in questo senso fosse già stato avviato da tempo. Sicuramente, poi, negli anni successivi anche questo carteggio ha sofferto, ma forse in misura minore del resto dell'archivio, la situazione di cronico disordine e gli espedienti posti in atto dall'amministrazione per ovviarvi, ma per approfondimenti su questi aspetti più generali si rimanda alla scheda del livello superiore.
Il Maffini, in tutti i casi, rispetta e mantiene le strutture e le partizioni archivistiche, per quanto "artificiose", create nei precedenti ordinamenti, ma poi, in modo altrettanto artificioso, interviene a separare e a tentare di ricostituire all'interno della Categoria VII Grazia, giustizia e culto (cfr. scheda livello inferiore corrispondente) le categorie originali (in questo caso "Culto" e "Giustizia"), che ritiene derivare da un titolario di 22 categorie di origine francese in uso presso molti Comuni piacentini e di cui fornisce una tavola di conversione rispetto al titolario Astengo.
Egli, alla fine, organizza l'intero carteggio fino al 1968 come "serie chiusa", intendendo con questo termine una serie ordinata con pezzi numerati a numerazione definitiva, mantiene la distinzione sulla base delle categorie del titolario Astengo e ordina il materiale all'interno di ciascuna categoria in modo generalmente cronologico.
Documentazione che per varie ragioni non si era sedimentata nei fascicoli del carteggio anche se ne faceva naturalmente parte, o che, per quanto indipendente, poteva essere considerata pertinente alle stesse "materie", viene inventariata dal Maffini inframmezzata o in coda alle varie categorie.


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