Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Il carteggio di questi anni, diviso in sottoserie corrispondenti alle categorie del titolario, nonostante le lacune più o meno consistenti che interessano intere annate di alcune categorie, permette di identificare e di ricostruire l'attività e le funzioni dell'ente comunale e di conoscerne l'evoluzione nei rapporti con lo Stato, con altri enti, con il territorio circostante e la cittadinanza.

criteri di ordinamento
L'applicazione del titolario Astengo alla classificazione dei documenti, che comunque non compare mai prima del 1910-1911, si presenta, in concreto, assai discontinua e non senza ambiguità e imprecisioni soprattutto riguardo l'attribuzione della classe e del fascicolo e questa irregolarità si rispecchia anche nelle registrazioni riportate dai coevi registri di protocollo. Più costante, invece, appare la fascicolazione fisica, di norma al livello della "classe", anche se non mancano anni in cui la documentazione è raccolta tutta insieme in un unico fascicolo. Sulle camicie, manoscritte per gli anni 1896-1897, prestampate e compilate a mano fino al 1928 e successivamente per solito stampate, sono generalmente riportate, non senza eccezioni, categoria e classe del titolario di classificazione anche quando i corrispondenti documenti non risultano, di fatto, classificati o lo sono soltanto parzialmente e disordinatamente. Questa particolarità, anche se non si hanno prove certe in questo senso, farebbe ipotizzare una classificazione che, almeno per alcuni periodi, potrebbe essere stata attribuita a posteriori nel corso dei ripetuti interventi cui l'archivio comunale è stato sottoposto negli anni. Contribuisce ad avvalorare questa possibilità il fatto che, praticamente per tutte le serie, con qualche variazione cronologica dall'una all'altra, in parte dei documenti prodotti nel primo quinquennio degli anni Trenta e nel corso degli anni Cinquanta fino all'inizio degli anni Sessanta, si rilevano correzioni alla classificazione apposte solitamente con matita di colore rosso o blu, più raramente in altro colore o ad inchiostro. Si tratta proprio degli anni per cui sono attestate notizie e provvedimenti relativi all'affido agli impiegati e al segretario del riordino dell'archivio comunale. La seconda tornata di correzioni, inoltre, consiste in vere e proprie riclassificazioni apposte in margine al documento che, in massima parte, risultano siglate "Segr", "Segretario", "Monica", "Mangia" e simili, queste ultime con riferimento al cognome di impiegati comunali. L'ipotesi di una classificazione o riclassificazione a posteriori giustificherebbe anche le frequenti discrepanze esistenti tra la classificazione attribuita ai documenti, spesso approssimativa anche a causa delle notevoli oscillazioni esistenti da un anno all'altro nell'attribuzione alla classe in relazione alle variazione dei titolari in uso, e la classificazione indicata sulle camicie. A titolo di esempio si riporta quanto accade alla documentazione relativa alla categoria I, Amministrazione, riguardante gli impiegati e salariati comunali: la classificazione sulle camicie è attribuita fino al 1940, alla classe 6, alternativamente alle classi 6 e 7 fino al 1951 e alla classe 8 dal 1952; anche la documentazione inserita nelle camicie, quando classificata, è attribuita alle classi 6, 7 ed 8, tuttavia spesso in modo difforme rispetto alla camicia e talora in più classi diverse nello stesso anno.
Talora, ma senza che la pratica venga mai sistematizzata, la classificazione e/o la fascicolazione si spingono fino al terzo livello del titolario, il "fascicolo", e per quegli anni in cui la documentazione non risulta mai classificata, appare logico ipotizzare ancora una classificazione a posteriori.
La documentazione fino al 1914 (al 1912 per le categorie IV e VII) è fascicolata in camicie prestampate che presentano una numerazione manoscritta ad inchiostro, apposta contestualmente alla formazione del fascicolo e all'archiviazione dei documenti, che prosegue la numerazione a matita rossa e blu che si trova sui fascicoli del carteggio degli anni precedenti. Nel caso della categoria XIII, Esteri, che non era documentata prima del 1896, la numerazione parte dal numero 1. Per questi stessi anni sono anche presenti, con poche eccezioni pur mancando completamente per la categoria XIV, Oggetti diversi, gli elenchi, pluriennali o annuali, dei fascicoli predisposti per ciascun anno, con l'indicazione del numero attribuito, dell'intitolazione (e quindi dell'oggetto) e, per quelli comprendenti più anni, della data. La numerazione dei fascicoli oggi conservati presenta consistenti lacune e il confronto con questi elenchi permette almeno di rilevare l'oggetto di quelli che non sono arrivati fino a noi.
Nell'ambito dell'intervento di riordino e di inventariazione promosso negli anni 2011-2013 dall'Istituto per i beni artistici culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna - Soprintendenza per i beni librari e documentari questa serie è stata riordinata e descritta analiticamente rispettandone l'articolazione, oltre che naturalmente in "categorie", anche in "classi" e in "fascicoli". Non si è intervenuti se non per ricollocare documentazione evidentemente fuori posto per cui era possibile risalire ai fascicoli di provenienza, ricostruendo quelli che avevano perso la propria unitarietà. Talora si è preferito mantenere le modalità secondo le quali la documentazione si è sedimentata e storicizzata, anche se disordinate e incongrue, per evitare l'arbitrio di intervenire su documentazione per lo più non classificata o classificata solo in parte. Anche le modifiche della classificazione, che per la maggior parte risultano migliorative, e la conseguente riattribuzione delle carte alle classi, sono state mantenute. Ritornare alle classificazioni originarie sarebbe stato praticabile solo in parte causando, alla fine, ulteriore confusione.
Si è provveduto a versare nelle sottoserie e nei fascicoli di pertinenza la documentazione classificata che era conservata nell'archivio di deposito e che per qualche ragione era rimasta separata dal carteggio amministrativo di cui faceva parte.
La documentazione che, nell'inventario redatto da Luigi Maffini, si trovava interposta o posposta alle singole categorie e i cui nuclei principali sono cronologicamente successivi all'adozione del titolario Astengo è stata analizzata ricongiungendo al carteggio i fascicoli annuali o talora pluriennali, a maggior ragione se con documenti classificati, che in qualche modo vi potevano essere ricondotti quali singole pratiche di particolari attività. Sempre ne è stata indicata, sul fascicolo a matita e in inventario nel campo "segnatura precedente", la provenienza.
La descrizione inventariale, redatta in conformità agli standards internazionali per la descrizione archivistica ISAD (G) e alle indicazioni contenute nelle Linee guida per l'uso della scheda IBC-xDams, è arrivata, di norma, al fascicolo, corrispondente nel titolario al livello della "classe", fermandosi al livello della "categoria" in quei casi in cui la mancanza di classificazione o una classificazione parziale ed impropria hanno impedito di riordinare la documentazione.
Il livello che nel titolario Astengo corrisponde al "fascicolo" è stato descritto nel campo "ambiti e contenuti" ogni qual volta fosse presente e identificabile nell'organizzazione originaria.
Nel periodo compreso tra il 1896 e i primi decenni del Novecento si verifica che più fascicoli originari relativi ad un solo anno presentino la stessa classificazione quali singole pratiche della stessa classe. In questi casi si è scelto di mantenere comunque la descrizione al livello della "classe" attribuendo al fascicolo l'intitolazione sulla base del titolario Astengo e descrivendo le singole pratiche nel campo "ambiti e contenuti". Naturalmente, qui come altrove, solo le intitolazioni originarie sono state sempre riportate tra virgolette.
Per questa serie è necessario segnalare che, per i fascicoli dal 1896 al 1968, nel campo "segnatura precedente" è stata indicata la segnatura dell'inventario redatto da Luigi Maffini. Per gli anni in cui è presente questa segnatura è inoltre seguita, dopo una barra (/), dal rimando al numero riportato ad inchiostro sul fascicolo. Per gli anni 1969 e 1970 la segnatura indicata si riferisce, invece, all'elenco topografico ricognitivo redatto da Primina Arbasi.
In tutti i casi, quando le segnature da indicare sono più di una, come nel caso di documentazione spostata da altre buste, ciascuna segnatura è stata separata da una doppia barra (//).
Gli estremi cronologici sono stati sempre indicati con il solo riferimento all'anno, mentre nel campo "ambiti e contenuti" è stato dato conto di tutti gli eventuali fascicoli, anche quelli non strettamente corrispondenti a questo livello di classificazione, e di tutte le pratiche contenuti nell'unità di descrizione, con indicazione di eventuali antecedenti e successivi.

storia archivistica
Anche il carteggio al quale è stato applicato il titolario Astengo a partire, retroattivamente, dal 1896 ha condiviso con il resto dell'archivio la situazione di cronico disordine e gli espedienti posti in atto dall'amministrazione comunale dietro la pressante sollecitazione degli enti superiori preposti, negli anni, alla vigilanza sugli archivi degli enti locali. Per approfondimenti su questi aspetti più generali si rimanda alla scheda del livello superiore.
L'ultimo riordino in ordine di tempo sul carteggio di questi anni (almeno fino al 1968), è quello attuato da Luigi Maffini nel 1980, dato che gli interventi successivi non si sono occupati, almeno direttamente, di questa parte dell'archivio. Maffini è anche il primo, se si eccettua il periodo ottocentesco, che ci ha lasciato una traccia del proprio lavoro. Egli sostanzialmente mantiene tutto il carteggio dal 1806 al 1968 in una serie unica, che definisce "chiusa" e quindi definitiva, che provvede a inventariare in modo sommario fermandosi al livello dell'unità di conservazione, cioè della busta, di cui indica categoria di appartenenza ed estremi cronologici di quanto contenuto. Inframmezzata o in coda al carteggio di ciascuna categoria, mantiene, per solito in buste separate e per lo più miscellanee, documentazione che ha trovato conservata separata e fuori dai vincoli cronologici di ciascuna categoria, ma che in qualche modo ha ritenuto pertinente alle stesse. In questi casi nell'inventario fornisce l'elenco di massima dei fascicoli contenuti nelle buste con gli estremi cronologici.
Il carteggio degli anni successivi, in particolare fino al 1970 che è l'estremo cronologico finale del presente intervento, considerato dal Maffini come serie "in continuazione" perché suscettibile ogni anno di nuove aggiunte, non viene compreso nell'inventario, ma si trova descritto nell'elenco topografico ricognitivo dell'archivio di deposito redatto nel 1994 da Primina Arbasi. Questo strumento di corredo, così come anche il successivo elenco di consistenza topografico redatto nel 2011 da Paola Evangelista ed Elena Nironi, hanno rilevato che nell'archivio di deposito si trovava documentazione riconducibile cronologicamente all'archivio storico ma non compresa nell'inventario del Maffini.


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