Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Agli atti soggetti alla protocollazione viene assegnato un numero progressivo, riportato anche sul registro di protocollo dell'anno corrispondente, che, garantendo memoria dell'avvenuta spedizione o ricezione della documentazione, le conferisce carattere di autenticità e validità. La numerazione degli atti, per solito, si interrompe alla fine di ogni anno, con l'eccezione degli anni 1844-1847 che presentano un'unica numerazione continua.
Dal punto di vista estrinseco i registri sono articolati in colonne il cui numero, intestazione e modalità di compilazione variano nel corso degli anni, ma presentano per lo più l'indicazione di numero d'ordine, data di arrivo o registrazione, data dell'atto, provenienza, oggetto, determinazione corrispondente, antecedenti e susseguenti, annotazioni per l'archiviazione.
Le registrazioni si distribuiscono su due pagine, quella a sinistra prevalentemente riservata alla documentazione in arrivo o esibita, quella a destra alla documentazione in partenza o spedita. Fanno eccezione gli anni dal 1821 al 1828, quando i registri presentano in ciascuna pagina, su un'unica facciata, sia le registrazioni relative agli atti in arrivo che a quelli in partenza, e dal secondo semestre del 1831 al 1853, quando i registri presentano le registrazioni distribuite su due pagine, ma senza distinzione tra documenti esibiti o inviati.
Inizialmente i documenti registrati sono assegnati a "materie" che non sembrano corrispondere a categorie di un titolario, mentre dopo il 1831 dalla classificazione dell'atto secondo la "materia" si passa alla sua collocazione per "classe" secondo quelle che vengono sempre più delineandosi come espressione delle funzioni dell'attività comunale e dopo il 1854 iniziano ad essere compilati con maggiore frequenza i campi degli antecedenti e dei susseguenti, non si parla più di "materia" o di collocazione sulla base di "classi", ma solo di "classificazione". Questo però non corrisponde, di fatto, alla concreta applicazione di un titolario anche perché le materie a cui i documenti vengono attibuiti e, molto spesso, lo stesso numero di protocollo non vengono riportati sugli atti. Dal 1870 il campo classificazione viene lasciato completamente in bianco.
Dopo il 1897, anno dell'emanazione della cosiddetta "Circolare Astengo", che introduce il sistema protocollo/classificazione con titolario di classificazione unificato per tutto il Regno, solo parte degli anni riprendono esattamente il modello di registro proposto dalla circolare. La classificazione è riportata in modo discontinuo e raramente giunge al livello del fascicolo.

informazioni sul contesto di produzione
Non si può escludere che durante la dominazione francese nella Mairie di Alseno gli atti venissero protocollati, ma non ve n'è traccia sicura nella documentazione e gli inventari o elenchi di documenti, anche i più antichi, non fanno mai cenno a registri di protocollo antecedenti al 1821. La data del primo registro della serie (4 luglio 1821) deve essere messa in relazione con la riorganizzazione amministrativa avviata dalla sovrana Maria Luigia a partire dalla promulgazione del nuovo Codice civile nel 1820 e dall'emanazione del Decreto sovrano 11 giugno 1820, n. 78, in seguito al quale Alseno tornò ad essere di nuovo Comune autonomo. La progressiva organizzazione burocratica sfociò in una riforma generale dello Stato con i decreti del 30 aprile 1821 in seguito alla quale, il 14 giugno 1821 sotto il n. 59, venne emanata dalla Segreteria di Stato l'Istruzione relativa al buon andamento degli affari di pubblica Amministrazione, in conformità de' Sovrani Decreti del 30 Aprile corrente anno, contenente anche istruzioni precise sulla custodia e l'ordinamento delle carte, sulla tenuta degli archivi e dei registri di protocollo.
Dopo l'unità la Legge per l'unificazione amministrativa del Regno d'Italia 20 marzo 1865, n. 2248, inserì i registri di protocollo nell'elenco di quelli che dovevano essere tenuti in corrente dall'ufficio comunale, ma bisognerà attendere il 1897 perché, con circolare del Ministero degli Interni n. 17100/2 del 1° marzo di quell'anno avente per oggetto "Istruzioni per la tenuta del protocollo e dell'archivio per gli uffici comunali" (la cosiddetta "Circolare Astengo"), la materia venisse disciplinata uniformemente in tutto il territorio nazionale. Quest'ultima prescriveva l'obbligo di registrare nel registro di protocollo ogni atto in arrivo e in partenza e di assegnarlo ad una delle 15 categorie d'archivio prestabilite dal titolario di classificazione ad essa allegato. Le categorie erano ulteriormente suddivise in classi e in fascicoli il cui numero poteva variare secondo la quantità degli affari di ciascuna categoria.

stato di conservazione mediocre



codice interno: 0393 - 0001.0020