Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Sono presenti gli atti deliberativi emessi dagli organi di governo comunali, la documentazione contrattuale e quella relativa agli affari legali, liti e contenzioso, gli atti della segreteria, il carteggio amministrativo.
A seguire si trova descritta la documentazione contabile e quella prodotta dagli uffici della comunità: Tributi, Sanità, ufficio di Ornato e Lavori pubblici, Ragioneria ed Economato, Stato civile e Anagrafe.

criteri di ordinamento
L'archivio storico di Finale Emilia si presentava conservato in più sedi, a causa di una cronica mancanza di spazi sufficienti e idonei alla conservazione e suddiviso, per così dire, in due «blocchi», caratterizzati da criteri di ordinamento e conservazione differenti, come appare anche evidente dall'ultimo intervento ricognitivo effettuato nel 2001:
1) il cosiddetto «archivio storico» sul quale era fortemente impresso l'ordinamento frassoniano, consolidato nell'intervento effettuato da Nello Rondelli tra il 1962 e il 1979, che comprendeva documentazione fino al 1848.
2) il cosiddetto «archivio di deposito», così come definito dal Rondelli, per la documentazione successiva al 1848 e fino agli anni Sessanta del Novecento, corredato da una Guida topografica realizzata nel 1979.
Mentre il fondo antico presentava una sua particolare fisionomia, in qualche modo «cristallizzata», la parte successiva, ad eccezione del carteggio amministrativo, che presenta vistose lacune dovute probabilmente a incuria e scarti non autorizzati, era stata oggetto di svariate manomissioni e spostamenti che hanno comportato perdite di documenti e disordine nella continuità di serie archivistiche, in origine omogenee.
Per ciò che concerne l'archivio storico, "Archivio dell'illustrissimo pubblico" si è proceduto alla descrizione analitica degli atti rispettando sostanzialmente la riconoscibile impostazione frassoniana.
Nella Relazione dell'ispezione all'archivio del comune di Finale Emilia (provincia di Modena) autorizzata con nota n. 68592/8902.1.3 del 28 novembre 1955 del Ministero dell'Interno ed effettuata dal dottor Filippo Valenti dell'archivio di stato di Modena nei giorni 14, 15 e 16 giugno 1956 (vedi il fascicolo ispettivo della Soprintendenza archivistica per l'Emilia Romagna, Archivi vigilati, Comune di Finale Emilia) il Valenti affermava a proposito dell'inventario frassoniano che «sia per l'antichità della data, sia per i mutamenti sopravvenuti, sia infine per il suo stesso carattere alfabetico per materia, tale inventario ha oggi più che altro un valore storico».
Se la collocazione, il condizionamento e la fascicolazione delle carte erano ormai consolidati nella prassi degli studi e delle consultazioni, non così il riconoscimento delle funzioni e delle attività delle antiche magistrature e uffici comunitativi, che risultavano obliterati nella successione delle lettere e delle materie. L'effettiva difficoltà di mantenere la coerenza di tale sistema classificatorio, che presentava una certa rigidità, in modo che potesse accogliere nuove funzioni e materie che entravano man mano nelle competenze della comunità, aveva comportato la necessità di procedere a successivi aggiornamenti ed adattamenti che non ne compromettessero la leggibilità.
In diversi casi infatti le materie identificate dalle lettere raccolgono in realtà miscellanee di documenti, afferenti anche a diversi uffici produttori e comprese entro archi cronologici talvolta piuttosto ampi. Così può verificarsi che documentazione prodotta dai medesimi uffici e riguardante la prosecuzione delle medesime attività possa trovarsi classificata sotto lettere diverse a seconda della personalistica applicazione del sistema da parte di chi svolgeva la funzione di archiviare le carte pubbliche.
Allo scopo di facilitare la consultazione si è dato conto delle «materie» presenti nelle intitolazioni delle partizioni (sottoserie) della serie "Recapiti dell'illustrissimo pubblico" sotto le quali sono raccolte e descritte le unità archivistiche ad esse afferenti. Opportuni rimandi rilevano il collegamento con documentazione che presenta continuità cronologica e identità di produttore archiviata in altri fondi e serie.
La rappresentazione ad albero dell'inventario segue quella elaborata da Giuseppe Rabotti nella Guida generale degli Archivi storici Comunali dell'Emilia Romagna, pubblicata nel 1991.
Dopo statuti, regolamenti e leggi; in seguito ai nuclei documentari risultanti dall'attività degli organi superiori dell'amministrazione e loro elezioni (deliberazioni), ai documenti di rilevante effetto giuridico esterno (contratti) e alla documentazione prodotta dalla segreteria comunale si è posta la serie degli atti e recapiti denominati "Recapiti dell'illustrissimo pubblico", comprendente, come detto il cosiddetto «archivio antico» e condizionato nelle "casse" 1-70.
Seguono le serie del carteggio amministrativo con eventuali carteggi paralleli: "Prodotte dell'illustrissima rappresentanza" ("casse" 78-91, "filze A-U) e successivi carteggi dall'epoca napoleonica (municipalità costituzionale e provvisoria, Regno d'Italia) al periodo austro-estense e post unitario.
In particolare le "casse" 146-236, che comprendono grosso modo documentazione successiva al 1796 e fino al 1822, furono identificate dalle lettere A-X, le "casse" 237-266 (1823-1834) con le lettere A-Z, le "casse" 267-270 (1845-1847) con le lettere A-C.
I nuclei relativi ai cosiddetti "Oggetti politici" si trovano nelle "casse" 271-274 (1809-1815), lettere A-D; quelli riguardanti la serie "Oggetti di Polizia comunale" nelle "casse" 275-287 (1816-1829) contenenti fascicoli identificati da lettere alfabetiche che ricominciano ogni anno.
Dopo protocolli ed indici si sono descritti i nuclei documentari prodotti dalle «congregazioni» di antico regime seguite, per continuità di funzioni, dalle successive «deputazioni» e «commissioni» napoleoniche.
Dopo la Guardia Nazionale e gli atti relativi alla coscrizione militare si sono descritte le serie documentarie prodotte dagli uffici preposti all'organizzazione delle entrate fiscali (amministrazione finanziaria) e alla riscossione dei tributi (estimi, tributi, ruoli) e quelle prodotte dagli uffici della Ragioneria comunale, preposti alla gestione delle spese e alla loro rendicontazione (amministrazione contabile), quali mastri, bilanci, mandati etc.
Infine si sono individuate le serie documentarie dello Stato civile, degli uffici anagrafici, Commercio, Sanità e ufficio tecnico.
Per gli aspetti più peculiari e specifici si vedano le premesse alle singole serie (storia archivistica e criteri di ordinamento).

Si è scelta in alcuni casi la terminologia antica, in uso in ambito emiliano e modenese, per l'intitolazione di alcune serie e per l'identificazione di alcune tipologie documentarie, desumendola da quella originale.
In particolare si sono utilizzati i seguenti termini:
- bastardello/i: per indicare registrazioni in forma di minute tenute in passato dai notai e altri pubblici ufficiali. Nel caso finalese il termine è utilizzato sia per la prima nota della stesura dei registri delle deliberazioni del Consiglio della comunità in antico regime, sia per la stesura della prima nota dei registri dell'estimo comunitativo, tratti dai registri dei "copia denunce" presentate dai possidenti e riscontrati dai periti agrimensori incaricati delle stime dei beni fondiari;
- squarzo/i: per indicare la prima nota o prima minuta di un processo verbale o la sua registrazione abbreviata;
- prodotte: per indicare gli atti partecipati e discussi nel «Consiglio ordinario», che si riuniva per discutere e trattare argomenti di normale amministrazione.

Interventi successivi su nuclei documentari da riscontrare in seguito alle perdite documentarie causate dagli eventi sismici e ai conseguenti trasferimenti di sede operati, potranno condurre a rettifiche ed accrescimenti nella consistenza e rappresentazione del patrimonio documentario pubblico finalese.

storia archivistica
L'archivio della comunità di Finale Emilia, da sempre conservato presso la sede comunale, è stato oggetto, nel corso dei secoli, di numerosi spostamenti e manomissioni, che ne hanno compromesso in più parti l'assetto originario e comportato diverse perdite documentarie.
In occasione dell'intervento di sistemazione e ordinamento impostato da Cesare Frassoni (1712-1801), terminato nel 1760, l'intero complesso documentario fu sottoposto a una massiccia riorganizzazione secondo un sistema classificatorio alfanumerico appositamente elaborato (vedi "Recapiti dell'illustrissimo pubblico"), utilizzando sostanzialmente il criterio dell'ordinamento per materie. Si vennero così fascicolando e riunendo i materiali secondo l'intitolazione e l'argomento dell'affare. Su ogni fascicolo così creato venne apposta una segnatura col riferimento alla relativa unità di conservazione: busta, mazzo, filza.
Intorno alla metà del XIX secolo l'intero complesso documentario fu sottoposto ad un intervento di condizionatura entro buste di cartone denominate "casse" numerate secondo una numerazione progressiva da 1 a 287. Sui contenitori si posero intitolazioni descrittive riportando le classifiche dei documenti contenuti o un elenco dettagliato delle voci del titolario.
Il quadro di classificazione elaborato comprendeva tutte le attività esercitate dal comune e dai suoi funzionari, tanto che vi «sono riuniti atti e documenti di origine e natura diversa, compreso quello che, almeno per l'epoca meno antica, si è soliti chiamare Carteggio amministrativo» (vedi Archivi storici in Emilia Romagna, Guida generale degli Archivi storici Comunali, a cura di Giuseppe Rabotti, Soprintendenza Archivistica per l'Emilia Romagna, Istituto beni culturali della Regione Emilia-Romagna, edizioni Analisi, Bologna, 1991, p. 410).
Il sistema "frassoniano" fu continuato, con opportuni adattamenti fino all'anno 1847, benché l'apposizione della lettera fosse divenuta una semplice indicazione di segnatura e non avesse più a che vedere con l'organizzazione delle carte. Gli atti furono archiviati secondo un sistema di protocollo titolario desunto da quello in vigore durante la dominazione francese nel dipartimento del Panaro (dai primi anni dell'Ottocento fino oltre il 1814).
Ancora alla fine degli anni '30 del Novecento si procedette alla ricondizionatura del carteggio dall'anno 1848 fino al 1922 in cassette di grosse dimensioni di cartone piuttosto consistente. Su ciascuna "cassa" furono applicate etichette identificative costituite da fogli dattiloscritti che riportano l'elenco dei documenti contenuti. La segnatura era costituita dall'indicazione dell'anno di riferimento e del numero del contenitore per ciascun anno dipinti in nero su un lato corto delle casse che era stato imbiancato. Le etichette ricoprono in parte denominazioni e titoli precedenti.
In effetti l'archivio finalese subì tra il 1900 e il 1940 diversi scarti non autorizzati e varie movimentazioni che comportarono evidentemente il riutilizzo di contenitori svuotati. In particolare la documentazione contabile, gli atti del consuntivo anteriori al 1922 e diversi registri contabili furono tutti eliminati. Gli scarti effettuati furono operati senza criteri archivistici, intrapresi seguendo logiche di momentanea utilità e personalistiche convinzioni. L'eliminazione dei documenti fu, come detto portata avanti a più riprese nel 1900, durante la prima guerra mondiale, nel 1928 e nel 1931, particolarmente cospicua. Nel 1944 l'«archivio antico» fu trasportato in una sala della torre del castello per sottrarlo ai pericoli di bombardamenti e nel 1946 venne ritrasferito in un solaio del palazzo comunale, dove fu fatto oggetto di nuove eliminazioni.
Come segnalava Filippo Valenti nella Relazione dell'ispezione all'archivio del comune di Finale Emilia (provincia di Modena) autorizzata con nota n. 68592/8902.1.3 del 28 novembre 1955 del Ministero dell'Interno ed effettuata dal dottor Filippo Valenti dell'Archivio di Stato di Modena nei giorni 14, 15 e 16 giugno 1956 (vedi il fascicolo ispettivo della Soprintendenza archivistica per l'Emilia Romagna, Archivi vigilati, Comune di Finale Emilia) mancano infatti i registri delle deliberazioni consiliari dal 1803 al 1861, con l'eccezione di due registri di deliberazioni (1856-1857 e 1867-1877) e un indice (1857-1876), i registri di Stato civile e di popolazione dell'epoca napoleonica (esiste solo un registro dei Nati del 1807 e un indice dei Nati 1806-1823)) e gli atti contabili anteriori al 1921.
Nella Relazione effettuata dall'aiutante Rondelli Nello dell'archivio di stato di Ferrara, in data 29 marzo 1960, presso l'archivio storico comunale di Finale Emilia (Modena) per il relativo riordinamento del 20 maggio 1960 si profilava l'ordinamento dell'archivio storico, quantificato in 350 cartelle relative al periodo 1670-1850. Rondelli segnalava infatti che le indicazioni poste sui dorsi delle cartelle non corrispondevano più all'effettivo contenuto. Rondelli constatava che il «riordinamento si presenta quanto mai laborioso e impegnativo, perché richiede la revisione di atto per atto da ricollocare nella rispettiva posizione originaria. Tale lavoro richiederebbe all'incirca centotrenta giornate intere di lavoro». Il materiale storico era stato raccolto nelle citate 350 cartelle dall'archivista comunale, materiale che «era stato completamente disordinato e sconvolto ad opera di ignoti nel periodo 1943-1945, in modo che un archivio fino allora ordinato e consultabile è stato ridotto ad una raccolta disordinata di atti che conserva solo le diciture esterne archivistiche». In servizio presso l'archivio era al tempo il protocollista della Segreteria, applicato di seconda classe, Floriano Ferraresi.
L'ordinamento dell'archivio storico e di deposito procedettero con gli interventi del Rondelli, effettuati tra il 1962 e il 1979.
Nella Relazione discorsiva allegata alla scheda di rilevamento relativa alla visita effettuata dal dottor Paolo Castignoli, dell'Archivio di Stato di Modena, all'archivio comunale di Finale Emilia nel 1972 si auspicava la creazione della "sezione separata" dell'archivio storico e una «decorosa collocazione». Per l'allora archivio di deposito si prospettava l'acquisizione di «nuovi ambienti nella sede del soppresso Ufficio del registro attiguo alla sede municipale».
Una complessiva ricognizione degli archivi finalesi fu poi effettuata tra il 1998 e il 2001, affidata alla cooperativa CSR (Centro Studi e Ricerche di Modena). In questi anni, parte dell'archivio storico e dell'archivio di deposito furono trasportati nel palazzo della Ex Pretura, mentre il cosiddetto «archivio antico», trasferito nel frattempo in due sale del primo piano del Palazzo comunale, fu di nuovo spostato tra il 2002 e il 2003 in due stanze, prive di adeguata ventilazione, al piano terra della stessa sede municipale.
Un pesante stravolgimento di questa situazione si è verificato a seguito dei violenti eventi sismici che hanno colpito il territorio emiliano il 20 e il 29 maggio 2012, causando anche a Finale Emilia gravissimi danni, fra cui la completa distruzione del Duomo, del suo campanile e della Torre dell'Orologio, nonché il crollo di un'intera ala della Rocca Estense. In quella occasione è rimasto lesionato anche il Palazzo comunale in Piazza Verdi 1, divenuto inagibile, per cui fra 3 e 10 luglio 2012, sotto la supervisione della Soprintendenza archivistica per l'Emilia Romagna e per opera dei Vigili del Fuoco del Comando provinciale di Modena, si è provveduto al recupero innanzitutto della documentazione più antica ivi conservata al piano terreno e precipitata a terra per il collasso delle scaffalature (delibere a partire dal XV secolo, carteggio amministrativo dalla metà del XIX secolo, registri di protocollo dall'inizio del XIX secolo, contratti dal XV secolo, archivi aggregati dal XIV secolo), trasferita a Modena presso un deposito messo a disposizione dall'Archivio generale della Provincia di Modena. Fra 8 e 10 ottobre 2013 è stata quindi recuperata e trasportata a Modena anche la restante parte dell'archivio storico del Comune finalese (documentazione di XIX-XX secolo appartenente agli uffici: Leva, Tecnico, Ragioneria, Anagrafe e al locale ECA, nonché documentazione dell'archivio di deposito degli anni Sessanta-Novanta ora trascorsi) che si trovava ancora conservata nei locali della Ex Pretura, anch'essa divenuta inagibile.
Tutta questa documentazione, interessata a lavori complessivi di pulitura, restauro e scarto, nonché di riordino e di inventariazione a conclusione degli interventi promossi dall'Istituto per i beni artistici, culturali e naturali della Regione Emilia Romagna, nel febbraio 2014 è stata riportata a Finale nella sede della nuova Biblioteca Comunale "Giuseppe Pederiali" e dell'archivio comunale intitolato a Cesare Frassoni.

strumenti di ricerca
Cesare Frassoni, Recapiti generali, inventario manoscritto, secolo XVIII, seconda metà.
Nello Rondelli, Inventario analitico dell'archivio storico dei 'Recapiti generali' detto anche Archivio dell'illustrissimo pubblico del Finale (secoli XV-XIX), Comune di Finale Emilia, dattiloscritto, 1962.
Nello Rondelli, Inventario topografico degli atti dell'archivio storico e dell'archivio di deposito, 1331-1940, 1941-1968, 11 giugno 1979.
Nello Rondelli, Inventario analitico. Serie contratti (1431-1870). Repertorio, 1979.
Associazione R616, Inventario generale delle grida dell'archivio storico del comune di Finale Emilia, [1990-1999].
Federica Collorafi, Simonetta Ottani, Guida topografica dell'archivio storico (1434-1978), CSR Centro Studi e Ricerche, Modena, 2001.
Federica Collorafi, Simonetta Ottani, Elenco di consistenza degli archivi storici del comune di Finale Emilia (1434-1978), CSR Centro Studi e Ricerche, Modena, 2001.

unità di descrizione collegate
Presso gli archivi ferraresi si trova documentazione cartografica con rappresentazione di beni e proprietà del territorio finalese. In particolare:
1) presso l'Archivio storico comunale di Ferrara:
- Archivio del Comune, Mappe, stampe, disegni, busta 1, perizia n. 27, anno 1670. "Corso del Panaro con alzato della città di Finale con castello, cavamento, fiume Panaro ecc." Perito ignoto;
- Archivio del Comune, Mappe, stampe, disegni, busta 1, perizia n. 34, anno 1673. "Descrizione del canalino di Cento, da Castelfranco, fino a Poatello di Bondeno con il fiume Panaro, Finale, condotto di Clavacuore in alzato a colori". Perito ignoto, a colori;
2) presso l'Archivio di Stato di Ferrara:
- Archivio dei periti agrimensori ferraresi, Perito Panizza Maurelio. Busta n. 425/2. Perizia n. 10 anno 1771, 4 maggio. "Fratelli Borsari. Stima e piante del cavamento nuovo posto in questa nobil terra del Finale di Modena con canale detto il cavamento, canal detto de Molini, piarda per le barche, stradello con scolo davanti, piazzale, orto, sito della cappellina".

bibliografia
Soprintendenza Archivistica per l'Emilia Romagna, Istituto beni culturali della Regione Emilia-Romagna, Guida generale degli Archivi storici Comunali dell'Emilia Romagna, a cura di Giuseppe Rabotti, edizioni Analisi, Bologna, 1991


Umberto Baldoni, Podestà e vicari nella cronaca del comune di Finale Emilia (Massa e Casumaro) dal 1190 al 1927, Bologna, 1927
Giorgio Gozzi, Ordinamenti politico-amministrativi e classi sociali a Finale Emilia (1800-1859), in «Finale Emilia: popolo e castello. Atti del convegno di studio 24 aprile - 18/19 settembre 1982», Modena, Aedes Muratoriana, 1985, 97-116
Carluccio Frison, Gli statuti del Finale (Nota preliminare), in ««Atti e memorie della Regia Deputazione di Storia Patria per le Provincie Modenesi», Serie 11, vol. 9», Modena, 1987, 109-116


codice interno: 399 - 0001