La serie costituita dal carteggio per gli anni 1820-1880 è perlopiù collocata in buste originali, che riportano all'esterno il Titolo e l'anno o gli anni. La documentazione si articola in più fascicoli i quali, nella maggior parte dei casi, corrispondono ad una delle rubriche del Titolario. Non vi sono ulteriori partizioni in fascicoli ad esclusione della Rubrica 7 - Guardia civica e Rubrica 8 - Leva militare del Titolo XI - Militari e guerra che presentano al loro interno sottofascicoli per gli anni 1860-1880.
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Il Titolo XI - Militari e guerra presenta la Rubrica 7 - Guardia civica a partire dall'anno 1847. In seguito alla richiesta avanzata dal priore Antonio Corticelli, con lettera del 2 novembre 1846, si avvia l'istituzione del corpo paramilitare delle guardie civiche comunali per ovviare al problema allarmante di ruberie, furti ed attentati, non adeguatamente limitati dal corpo di gendarmi presente stabilmente a Sant'Agostino. Il servizio militare di leva non esisteva di fatto sotto il Governo Pontificio, ma esisteva l'arruolamento volontario di cittadini all'interno di ogni Comune in rapporto al numero di abitanti. La ferma era di 4 anni ed i volontari ricevevano vitto, alloggio oltre ad un compenso mensile. Il Comune di Sant'Agostino disponeva di un numero molto ridotto di volontari per l'esercito pontificio. Al contrario molto numerosi erano i volontari della Guardia civica, che pur mantenendo un proprio lavoro, si occupavano delle ronde notturne sul territorio. Il Titolo XII - Popolazione riporta a partire dal 1866, per quasi tutti gli anni, un sottofascicolo con "Atti della corrispondenza dell'Ufficio di Stato civile" e proprio registro di protocollo. Sono presenti buste contenenti carteggio di più anni raggruppato per Titoli, contenenti più rubriche non fascicolate. Il Titolo XIII - Polizia risulta essere molto consistente, forse anche dovuto al fatto che il Comune di Sant'Agostino si trovava in territorio di confine tra il Ducato di Modena, la cui dogana era in località Casumaro ed il territorio di Bondeno, confinante a sua volta con il Lombardo Veneto. In tali aree era molto praticato il contrabbando e guardie, gendarmi e volontari erano pertanto molto impegnati a vigilare.
criteri di ordinamento Il carteggio è organizzato secondo un Titolario che si articola in 21 Titoli, ciascuno dei quali suddiviso in più rubriche originali, non sempre presenti e che subiscono cambiamenti nel corso del tempo. Il Titolario in uso era così strutturato:
Titolo I - Acque (1820-1880) - Agricoltura (1820-1859) Titolo II - Agricoltura (1860-1880) Titolo III - Beneficenza Titolo IV - Censo Titolo V - Commercio e finanza Titolo VI - Fondi comunali Titolo VII - Giustizia Titolo VIII - Istruzione pubblica Titolo IX - Legislazione Titolo X - Magistrati e funzionari Titolo XI - Militari e guerra Titolo XII - Monete Titolo XIII - Polizia Titolo XIV - Popolazione Titolo XV - Posta (1822-1859) - Poste (1860-1880) Titolo XVI - Religione (1820-1859) - Religione e cimiteri (1860-1880) Titolo XVII - Sanità Titolo XVIII - Spettacoli e divertimenti (1820-1859) - Spettacoli e feste (1860-1880) Titolo XIX - Strade e fabbricati Titolo XX - Tesoro e cassa Titolo XXI - Vettovaglie.
La documentazione si presenta fisicamente suddivisa in buste, ciascuna delle quali relativa a un singolo Titolo. All'interno di ciascuna busta sono presenti più fascicoli, ognuno relativo ad un singolo anno. Nella redazione del presente inventario si è optato per presentare i fascicoli in ordine cronologico, mantenendo la sequenza dei titoli all'interno della singola annualità