Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

La documentazione conservata è datata tra il 1816 e il 1975, con materiale fino al 1987.
Il complesso annovera anche documentazione relativa ai subfondi:
- Carte dell'Organo erogatore dei sussidi di disoccupazione, 1927-1951
- Repertori dei protesti cambiari, 1934-1950
- Ufficio comunale dell'Annona, 1937-1949
- Ufficiale sanitario, 1925-1985
- Carte del Cominato comunale per le riparazioni edilizie, 1945-1950.

criteri di ordinamento
Il fondo è stato interessato da un intervento di riordino concluso nel 1988 da Enzo Andraghetti che ha preso in considerazione la documentazione prodotta fino al 1980. Il riordino non è stato seguito dall'elaborazione di un inventario o di un elenco di consistenza della documentazione, ma ha portato alla definizione delle serie archivistiche principali.
A novembre 2011 è stato avviato l'ultimo intervento di riordino ed inventariazione dell'Archivio storico comunale e dei fondi ad esso aggregati, seguito dalla cooperativa Ebla Soc. Coop., per conto dell'Istituto per i Beni artistici, culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna.
La prima attività intrapresa è stata una preliminare e complessiva ricognizione dell'esistente presso il sottotetto della sede municipale, verificando le serie presenti e riordinandole ove necessario. A questa ricognizione iniziale con riordino è seguita la creazione della struttura archivistica, quindi la inventariazione analitica delle serie e delle unità d'archivio.
L'intervento è stato sospeso causa terremoto dalla fine di maggio 2012 ed è ripreso solamente a febbraio 2013, dopo la prima collocazione provvisoria di parte della documentazione storica presso Villa Rabboni Cassini. La fase preliminare di questo riavvio ha portato in primis alla stesura di un elenco topografico dettagliato del materiale recuperato dopo il terremoto e collocato nella nuova sede, seguita dalla ripresa dell'inventariazione del carteggio amministrativo fino all'anno 1957.
A metà 2013 è stata necessaria una ulteriore fase di sospensione dell'intervento in attesa della riorganizzazione complessiva del materiale archivistico, curata dall'Amministrazione comunale durante i mesi di ottobre-dicembre 2013, con il contributo delle archiviste Anna Lisa Balboni ed Elisa Masioli.
A gennaio 2014 l'intervento della cooperativa Ebla Soc. Coop. è stato nuovamente riavviato una volta ricollocata in maniera definitiva l'intera documentazione storica all'interno di 4 compact allestiti al pianoterra di Villa Rabboni Cassini, con ricostituzione e riordino delle serie originarie. L'intervento della cooperativa si è concluso in maniera definitiva nel corso del mese di febbraio 2014.
Nel dicembre 2014 un nuovo incarico affidato dall'Istituto per i Beni artistici, culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna (IBC) alla cooperativa Ebla Soc. Coop. ha permesso di effettuare l'inventariazione analitica degli archivi aggregati e il completamento della schedatura delle serie archivistiche dell'archivio storico comunale fino all'anno 1975.

storia archivistica
La documentazione d'archivio è sempre stata conservata presso la sede comunale ed in particolar modo presso il sottotetto della stessa, eccetto per parte della documentazione dell'ufficio Anagrafe e Stato civile, conservata presso l'ufficio stesso.
L'intervento di riordino ed inventariazione di cui il presente inventario è il prodotto finale, svolto dalla cooperativa Ebla Soc. Coop. su incarico dell'Istituto per i Beni Culturali della Regione Emilia-Romagna, è iniziato nel novembre 2011 e si è interrotto in occasione del terremoto del 20 maggio 2012, che ha compromesso definitivamente la sede municipale. In seguito all'evento sismico si è operato un intervento straordinario di recupero della documentazione archivistica collocata nel sottotetto comunale, così come, ove possibile, nei restanti locali della sede stessa. L'intervento coordinato dal Comune, sotto la supervisione della Soprintendenza archivistica per l'Emilia Romagna, si è svolto nel corso della prima settimana del luglio 2012 grazie a squadre di Vigili del fuoco e Protezione civile.
Si è potuta recuperare quasi l'intera documentazione storica e di deposito conservata originariamente nel sottotetto comunale, per collocarla nella nuova sede di archivio, al piano terra della Villa Rabboni Cassini, di proprietà comunale.
La documentazione si è conservata in condizioni abbastanza buone nonostante l'evento sismico. Pochi risultano i pezzi mancanti in seguito al terremoto. Questo l'elenco dei pezzi di pertinenza dell'archivio storico che erano già stati schedati al momento del sisma e che sono andati smarriti: bilanci di previsione (1925-1926, 2 regg.), contribuenti delle imposte (1952-1972, 2 bb.), carteggio amministrativo - titolo VI Fondi comunali (1829-1859, 1 busta).
Rispetto ad un censimento iniziale, svolto dalla cooperativa Ebla Soc. Coop. ad avvio dell'ultimo intervento di riordino, sono inoltre andate distrutte le seguenti serie documentarie storiche:
- Allegati al conto consuntivo (mandati, reversali, residui e bollettari), 1912-1970, 169 bb.
- Spedalità, ca. 8 bb.
- Libretti di lavoro, 4 bb.
- Ufficio tecnico e ruoli utenti dell'acquedotto, ca. 20 bb. sparse e prive di datazione
- documentazione relativa alla gestione della Casa di riposo, ca. 6 bb. senza indicazione cronologica
- Censimenti della popolazione (alcune buste relative ai censimenti per gli anni 1921, 1931 e 1936).

Parte della documentazione è conservata a Vignola presso un deposito esterno che ospita temporaneamente documentazione archivistica di enti pubblici territoriali interessati dal terremoto 2012. Il Comune di Sant'Agostino ha attualmente trasferito a Vignola, in accordo con la Soprintendenza archivistica per l'Emilia Romagna, parte della documentazione contabile storica e di deposito: registri contabili per gli anni 1817 - 2008 (bilanci preventivi, conti consuntivi, mastri e verbali di chiusura), ruoli dei tributi per gli anni 1885 - 1980, oltre a materiale diverso dell'ufficio Ragioneria.

Esiste un primo elenco delle serie redatto da Giuseppe Rabotti nel 1969, pubblicato in "Archivi storici in Emilia Romagna. Guida generale degli archivi storici comunali", a cura di G. Rabotti, Bologna, 1991. Nell'elenco compaiono le principali serie archivistiche: deliberazioni, carteggio amministrativo, protocolli, bilanci, conti consuntivi, mastri, registri dello Stato civile, oltre a documentazione relativa alla leva ed ai ruoli matricolari. Pare che vi siano alcune lacune di documentazione rispetto a ciò che era stato individuato dall'elenco di Rabotti. In particolare le deliberazioni della Giunta municipale sono presenti dal 1852, mentre l'elenco Rabotti le indica dal 1817. Si presume che quest'ultima indicazione possa essere legata ad un errore dovuto all'indicazione originale riportata sulla busta. Si segnala al contrario la mancanza, già riconosciuta prima dell'evento sismico, di registri dei bilanci preventivi per diverse annate fino al 1900, previsti dall'elenco Rabotti.
In seguito l'archivio é stato interessato da un intervento di riordino svolto da Enzo Andraghetti e concluso nel 1988, intervento che non ha prodotto strumenti di ricerca archivistica.

unità di descrizione separate
Le schede anagrafiche, gli stati di famiglia della fine '800 oltre a parte della documentazione afferente il servizio di leva per il neocostituito Comune di Mirabello sono stati trasferiti presso il Comune stesso nel 1959 all'atto della sua costituzione.


codice interno: 417 - 001