Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

La documentazione riflette le numerose attività proprie della società; in particolare sono state individuate le seguenti serie archivistiche:
- statuti e regolamenti della società;
- verbali delle assemblee del consiglio direttivo;
- verbali delle assemblee dei soci;
- documentazione e corrispondenza ante 1977;
- protocolli;
- corrispondenza intercorsa tra la società e privati cittadini, autorità civili, religiose e militari ed enti sia pubblici che privati coinvolti a vario titolo nell'organizzazione degli eventi e delle manifestazioni promosse;
- documentazione riguardante l'organizzazione di eventi e manifestazioni rivolte sia alla cittadinanza che ai soli soci, costituita per lo più da programmi degli eventi, corrispondenza, autorizzazioni rilasciate dalle autorità pubbliche, locandine, pieghevoli pubblicitari, note di spese e di incassi e appunti di natura pratica e organizzativa;
- documentazione relativa alla gestione dei soci, quali elenchi di soci, domande di ammissione, rinnovi di quote associative;
- documentazione di natura contabile e amministrativa relativa per lo più alla gestione degli incassi e delle spese della società;
- rassegna stampa;
- materiale fotografico;
- materiale audiovisivo;
- manifesti;
- pubblicazioni realizzate a cura della società, ovvero il periodico "La vos ed Sandroun", bimestrale riservato ai soci, e numeri unici biennali.
Il materiale fotografico merita particolare attenzione sia perchè comprende alcuni dei documenti più antichi conservati nell'archivio (si trovano, infatti, immagini dei Carnevali degli anni Venti del 1900) sia perchè, a partire dal secondo dopoguerra in poi costituisce una fonte ininterrotta di informazioni su tutte le attività organizzate dalla società o che hanno visto il suo coinvolgimento. In modo particolare, gli album dagli inizi del 1990 in poi sono particolarmente curati nella raccolta delle immagini, le quali sono corredate da informazioni sull'evento ritratto attraverso didascalie, opuscoli informativi e articoli di quotidiani. Anche il materiale audiovisivo costituisce un aspetto sicuramente interessante per comprendere la storia e l'attività di maggior rilievo della società: sono, infatti, conservate numerose audiocassette e videocassette contenenti la registrazione dei discorsi di Sandrone dal balcone del palazzo municipale di Modena il giorno di Giovedì grasso di Carnevale. Si segnala che nella sede della società, oltre alla documentazione archivistica, è conservata una notevole quantità di volumi a stampa riguardanti la città e il territorio della provincia di Modena, opuscoli di vario genere inviati alla società per la promozione di manifestazioni e iniziative culturali, quadri raffiguranti Sandrone e la Famiglia pavironica realizzati da estimatori della società e ad essa donati, gagliardetti, targhe, medaglie, coppe e riconoscimenti vari consegnati alla società.

criteri di ordinamento
Preliminare all'attività di ordinamento e descrizione del materiale documentario è stata la ricognizione di tutta la documentazione conservata presso la sede della società e precisamente in un armadio di legno collocato in una stanza attigua alla segreteria e in tre armadi di legno collocati nella soffitta della società. Il materiale conservato nel primo armadio era costituito essenzialmente da fotografie, diapositive e verbali del consiglio direttivo, mentre quello situato nella soffitta da fascicoli contenenti corrispondenza, materiale per l'organizzazione di eventi e manifestazioni, documenti relativi alla gestione dei soci e della contabilità della società e rassegna stampa. In un primo tempo ci si è concentrati sulla descrizione dei registri dei verbali delle assemblee del consiglio direttivo e delle assemblee dei soci; tale documentazione è stata poi integrata con quella del tutto analoga conservata in fascicolo, in parte all'interno di un armadio in soffitta e in parte nella segreteria. Terminata questa fase sono state prese in considerazione le fotografie. Queste si presentavano così suddivise: album cronologici dagli anni Cinquanta del 1900 fino al 2008, scatole contenenti fotografie sciolte e album tematici, fotografie incollate su cartoncini riportanti il logo della società. Per prima cosa si è proceduto alla descrizione degli album cronologici, i quali non richiedevano alcuna operazione di ordinamento: per ognuno di essi è stata creata una scheda "Unità archivistica" nella quale si è dato conto degli estremi cronologici, del numero di fotografie presenti e dei temi oggetto delle fotografie. In seguito, sono stati presi in esame i cartoncini, che erano condizionati all'interno di buste sul dorso delle quali erano indicati estremi cronologici che, si è riscontrato, non sempre corrispondevano alla realtà; inoltre, unitamente alle fotografie erano conservate lettere ricevute dalla società e fotocopie di documenti della fine del 1800. Da colloqui avuti con personale interno alla società è emerso che tali cartoncini erano stati creati da un socio attorno agli anni Novanta del 1900 estrapolando i documenti considerati più antichi, quindi più importanti, dal loro contesto originario per conservarli sui cartoncini. Si è proceduto, quindi, con la separazione delle tipologie documentarie, collocando le lettere nella serie della corrispondenza e separando le fotocopie di documenti e vecchie fotografie da quelle originali. In seguito, si è provveduto ad ordinare cronologicamente le fotografie creando fascicoli annuali che sono poi stati descritti al pari degli album cronologici. Infine, sono state prese in esame le scatole all'interno delle quali vi erano fotografie sciolte e album contenenti immagini di singoli eventi. E' stata creata una scheda "Unità archivistica" per ogni contenitore e nel campo "Ambiti e contenuto" è stato fatto un sommario elenco del contenuto delle stesse. Non è stata fatta alcuna operazione di ordinamento e descrizione dei singoli servizi fotografici perché avrebbe richiesto un impiego eccessivo di tempo e risorse.
Per quanto riguarda il materiale audiovisivo, è stato fatto un elenco dei documenti riportando il titolo originale e l'anno di produzione; non è stato possibile visionare nessuna delle videocassette né ascoltare nessuna delle musicassette a causa dell'obsolescenza delle apparecchiature necessarie.
La fase successiva del lavoro è consistita nell'esame della documentazione conservata nella soffitta, costituita da mucchi di fascicoli conservati all'interno di armadi senza alcun ordine apparente e da quindici scatole dal contenuto apparentemente miscellaneo. In un primo tempo è stato fatto un elenco dei fascicoli, che si è provveduto poi a suddividere sulla base delle serie archivistiche individuate, ovvero: corrispondenza, organizzazione di eventi e manifestazioni, soci, amministrazione e contabilità e rassegna stampa. I singoli fascicoli sono poi stati descritti e condizionati all'interno di buste per una migliore conservazione dei documenti ed un reperimento più agevole degli stessi da parte del personale interno alla società. L'esame delle quindici scatole ha portato all'individuazione della corrispondenza della società appartenente all'arco cronologico 1946-1977; i documenti sono infatti costituiti in gran parte da lettere protocollate relative alla gestione dei soci, all'organizzazione di eventi e manifestazioni, tra cui il Giovedì grasso, a contributi economici ricevuti dalla società e a questioni pratiche e contingenti. I documenti non sono stati accorpati al resto della corrispondenza per due ragioni fondamentali: la protocollazione e la presenza di titolazioni originali sia sui fascicoli che sui contenitori, segno di un'operazione di riordino da parte del soggetto produttore.
L'ultima fase del lavoro ha riguardato il riordinamento e la descrizione dei manifesti.
Per quanto riguarda la numerazione delle buste, si è scelto di ripartire da 1 per ogni serie, in quanto la documentazione è soggetta ad accrescimenti continui.

incrementi previsti
Si prevede l'incremento di un fascicolo all'anno relativamente alle seguenti serie:
- "Verbali delle assemblee del consiglio direttivo";
- "Verbali delle assemblee generali dei soci";
- "Giovedì grasso" (unità all'interno della serie "Organizzazione di eventi e manifestazioni").

Si prevede l'incremento di un fascicolo ogni due anni relativamente all'unità "Concorso di poesia dialettale" (all'interno della serie "Organizzazione di eventi e manifestazioni").

storia archivistica
Nonostante la nascita della società si dati al 1870, la documentazione conservata è databile quasi esclusivamente dal secondo dopoguerra in poi, in parte a causa di dispersioni di materiale in conseguenza dei numerosi cambiamenti di sede (1), in parte a causa di prelievi di documenti per l'allestimento di mostre o la pubblicazione di volumi, opuscoli e calendari da parte di personale interno alla società che non sono stati più restituiti.
E' opportuno ricordare che nella storia della società ci sono stati periodi in cui l'attività era estremamente ridotta, per non dire quasi nulla: dal 1873 al 1885, dal 1905 al 1921 e dal 1930 al 1945. Mentre nei primi due casi si tratta di crisi societarie, nell'ultimo la causa è da ricercare nell'avversione del regime fascista per qualsiasi forma di aggregazione sociale con finalità diverse da quelle promosse dal regime stesso.

Note:
(1) Inizialmente la società ha sede in corso Canalgrande, successivamente si trasferisce in piazzale Boschetti, poi in corso Canalchiaro n. 41, poi in via Sant'Eufemia n. 66, poi in via dell'Alloro e, dal 1968, si trova in piazzale San Domenico.

modalità di acquisizione
La documentazione è sempre stata presso l'ente produttore.

esistenza di copie
Documentazione afferente alla società si trova presso l'Archivio storico comunale di Modena, mentre una copia dello statuto del 1947 è conservata presso la Biblioteca Estense di Modena.

bibliografia
O. Baracchi, La Società del Sandrone e il Carnevale modenese, Modena, Ufficio stampa del Comune di Modena, [1993]


codice interno: 433 - 001