Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

- questioni contingenti riguardanti, ad esempio, la gestione della sede della società, comunicazioni a soci e consiglieri e convocazioni di assemblee;
- rendiconti economici, gestione amministrativa e finanziaria della società;
- gestione delle nuove iscrizioni e delle dimissioni di soci;
- organizzazione di eventi e manifestazioni quali il Giovedì grasso, la manifestazione carnevalesca per bambini denominata "Mascherina d'oro", i pranzi per i poveri della città, le cene e le gite sociali, gli spettacoli dialettali e gli incontri culturali;
- elargizione di contributi da parte di privati cittadini ed enti pubblici e privati alla società.
La corrispondenza in entrata e in uscita prodotta e raccolta nell'arco cronologico 1953-1971 è protocollata; i relativi registri sono stati conservati e sono descritti all'interno della serie "Protocolli".
Risulta mancante la documentazione prodotta negli anni 1971, 1972, 1973 e 1975.

criteri di ordinamento
In un primo tempo è stata fatta una ricognizione del contenuto delle buste, che ha portato al rinvenimento di quattro registri di protocollo, i quali sono stati poi riuniti, racchiusi in una busta a parte e descritti all'interno della serie "Protocolli". Terminata la ricognizione, si è proceduto con la descrizione dei fascicoli, i quali erano stati creati su base cronologica ed erano dotati di una titolazione originale riportante l'indicazione dell'anno di riferimento delle carte; per ognuno di essi è stata creata una scheda "Unità archivistica", nella quale si è dato conto degli estremi cronologici, della consistenza e della descrizione dei sottofascicoli, anch'essi dotati di una suddivisione e una titolazione originali.
La corrispondenza non è stata integrata con quella prodotta negli anni successivi, sia perchè protocollata, sia perchè corrispondente ad un preciso criterio di ordinamento attuato dal soggetto produttore.

storia archivistica
La documentazione descritta nella presente serie è conservata all'interno di quindici scatole uguali per tipologia e riportanti un'etichetta con la scritta "Varie" e gli anni di riferimento della documentazione conservata all'interno, che nella maggior parte dei casi corrisponde alla realtà.
Dall'esame della documentazione e soprattutto delle camicie originali che racchiudono i documenti, si desume che la sistemazione attuale delle carte è il frutto di un'operazione di ordinamento fatta presumibilmente alla fine degli anni Settanta del 1900 da personale interno alla società. Le camicie, infatti, si presentano tutte uguali per tipologia e uguale è anche la grafia dei titoli originali riportati su di esse. Si può, inoltre, notare che per i documenti che vanno dal 1955 al 1967 le lettere sono state suddivise sulla base dell'argomento, fascicolate e dotate di una titolazione che si ripete sempre uguale per ognuno degli anni: "Società", "Manifestazioni" e "Contributi".
La presenza di numerose macchie dovute all'umidità su gran parte delle carte e sui registri di protocollo, che in origine erano conservati unitamente ad esse, fa pensare che l'operazione di ordinamento e condizionamento all'interno di contenitori sia scaturita dalla volontà di preservare i documenti dal degrado.

unità di descrizione separate
La corrispondenza prodotta successivamente al 1977 è conservata nei fascicoli descritti all'interno delle serie "Corrispondenza", "Organizzazione di eventi e manifestazioni", "Soci" e "Contabilità e amministrazione".


codice interno: 433 - 001.004