Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

criteri di ordinamento
Si è scelto di ragguppare le descrizioni della documentazione afferente all'Archivio storico del Comune in quattro grandi partizioni storico - istituzionali, in base alle quali è stato scandito nel corso della storia archivistica di questo complesso il susseguirsi degli interventi di riordino e inventariazione e la conseguente produzione di strumenti di accesso.
Questa scelta, apparentemente in contraddizione con l'unitarietà del corpus documentario, è motivata dalla opportunità di mantenere memoria dei singoli interventi descrittivi realizzati in tempi e con modalità diversi, nella struttura dell'inventario, convogliando invece lo sforzo di una omogeneità descrittiva nella formulazione delle informazioni inserite nelle singole schede descrittive

storia archivistica
La documentazione storica afferente all'archivio comunale di San Leo fu visitata una prima volta nell'ottobre del 1956 da un funzionario dell'allora Soprintendenza Archivistica per il Lazio, l'Umbria e le Marche che rilevò la conservazione della stessa in locali sottotetto della residenza municipale, in una situazione di confusione e frammistione con la documentazione dell'archivio di deposito e con quella propria dell'archivio notarile madamentale.
La stessa situazione si presentò al direttore dell'Archivio di Stato di Pesaro che, per conto della neo istituita Soprintendenza Archivistica per le Marche, effettuò un'ulteriore visita ispettiva nel dicembre del 1964. In quell'occasione fu rilevato che il materiale archivistico, ancora conservato nei locali sottotetto del palazzo municipale, soffriva per umidità filtrante dai muri, scaffalature insufficienti, mancanza di qualsiasi tipo di sistema di sicurezza, disordine nella collocazione e mancanza di strumenti atti alla sua identificazione e consultazione.
In base alle disposizione impartite dal funzionario, il Comune, nel settembre 1966, istituì la cosiddetta Separata Sezione d'Archivio (atti di affari esauriti da almeno 40 anni) ed affidò l'incarico di riordinare ed inventariare l'archivio al sig. Francesco Mazzaferro archivista della Prefettura di Pesaro.
Tali operazioni di riordino ed inventariazione vennero realizzate a partire dal 1967 e si conclusero ufficialmente nel 1970, con la consegna di due distinti e sommari inventari: il primo relativo alla documentazione 1574-1926 ed il secondo, concernente gli archivi di deposito e corrente, per la documentazione 1927-1969.
In quell'occasione, tutto il materiale venne accorpato senza alcun valido criterio e senza alcuna distinzione che evidenziasse l'appartenenza delle singole unità all'archivio propriamente comunale o a quelli ad esso aggregati.
Le unità archivistiche, costituite di registri e volumi e di alcune filze pressoché integre, furono contrassegnate con un numero progressivo, vergato a pennarello, e ne fu data la relativa generica e spesso erronea descrizione nello strumento prodotto, seguendo il solo ordine cronologico.
Non corrette furono anche le identificazioni di diverse unità archivistiche, valga a questo proposito l'indicazione di uno statuto delle acque datato 1652 mai esistito o l'indicazione di interi faldoni di carteggio con la dicitura generica "Delibere di Consiglio e di Giunta".
Pertanto, gli strumenti prodotti dall'intevento Mazzaferro risultavano generici e privi di criteri dettati dalla dottrina archivistica in materia di ordinamento. Ad essi va tuttavia riconosciuto il merito di aver rilevato la forte depauperazione del patrimonio documentario leontino, specie in ordine agli atti del sec. XIX.
Motivo principale di tale dispersione è da individuarsi nello scarto abusivo perpetrato nel 1948, quando 30 quintali di documenti, non identificabili ne' tipologicamente ne' cronologicamente, furono ceduti alla ditta "Arti Grafiche Romagnole" di S. Arcangelo di Romagna come carta da macero.
Continuò a perdurare, nei decenni seguenti l'intervento del Mazzaferro, la collocazione del materiale nei non idonei locali sottotetto della residenza municipale.
Ciò sino al 1995 quando, ad opera di personale comunale e volontario particolarmente sensibile al bene culturale "archivio", tutta la documentazione fu trasferita, per porre fine alla precaria situazione conservativa procastinatasi negli anni, in idonei locali di proprietà comunale siti in via Montefeltro 22, collocata in armadi metallici acquistati allo scopo.
In questa ubicazione, lo stesso personale ha condotto il riscontro del materiale documentario in base all'inventario Mazzaferro ed ha realizzato altre prescrizioni su precise indicazioni della Soprintendenza Archivistica per le Marche.
Contemporaneamente veniva realizzato il progetto, ideato dal comune e finanziato dall'Unione Europea, del restauro del Palazzo Mediceo al fine di creare un contenitore eslusivamente dedicato a beni ed attività culturali. Il prestigioso edificio, vero centro culturale polivalente, ha accolto l'archivio storico comunale nei primi mesi del 1998, in locali appositamente approntati, dotati di opportuni impianti per l'ottimale conservazione del patrimonio documentario.


codice interno: 485 - 001