Si tratta di quattro registri, ognuno compilato all'inizio di uno dei trimestri del 1813, in cui erano annotate le risultanze delle ispezioni trimestrali, condotte dal Commissario di Guerra della Piazza di San Leo, ai servizi amministrativi.
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Prestampati, i registri sono divisi in titoli o servizi, le cui pagine relative sono divise in pių colonne, all'interno dei margini delle quali, vergate a mano, si trovano le descrizioni dei singoli servizi. In testa a ciascuno dei registri costituenti la serie, alle pp. 3-5, le "Avvertenze Generali per la Formazione delle Sitruazioni Trimestralio e degli Stati Annessi". Alle pp. 7-8, l'"Indice dei Titoli o Servizi", con specchio della classificazione dei titoli o servizi, del numero progressivo degli Stati d'appoggio, delle pagine in cui andava compilata la descrizione della situazione e quella degli Stati d'appoggio.