Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

E' forse possibile che in origine tutti i documenti, a parte forse i registri di protocollo, si trovassero nei fascicoli annuali che costituiscono la serie principale e che le altre serie che costituiscono l'archivio siano nate in altri momenti in seguito all'estrapolazione di carte selezionate forse dai bibliotecari stessi. Oppure può essere che a partire dagli anni '70 (le ultime serie coprono effettivamente solo gli ultimi decenni) del secolo scorso ci sia stata l'esigenza di tenere da parte alcuni documenti, forse anche solo per la carenza di spazio nei contenitori: infatti si tratta di anni, a partire dai quali, si può notare un aumento abbastanza considerevole delle carte.
A giudicare da quanto visto nel corso di questo intervento si può dunque pensare che all'inizio di ogni anno la biblioteca aprisse un fascicolo nuovo per inserirci tutta la documentazione che veniva acquisita o prodotta e collocata in ordine cronologico di data.
Quasi tutti i fascicoli sono originali, cioè coevi e anche quelli più datati sono ben conservati, inoltre sulle camicie non ci sono titoli a parte l'anno relativo ai documenti contenuti e alle descrizioni del contenuto presenti solo dal 1979 (ultimi 9 fascicoli della serie). 
Per alcuni anni la documentazione è molto scarsa, soprattutto all'inizio.
L'anno 1870 è rappresentato da un unico documento inviato il giorno 8 agosto 1870 dal Municipio di Modena all'ingegnere Luigi Cavani, in cui il sindaco Luigi Tardini nomina il predetto Cavani a custode della Biblioteca Poletti "cogli obblighi ed emolumenti inerenti a tale ufficio prescritti dal testatore".
Il carteggio del 1871 è conservato in una carpetta intitolata "Protocollo degli atti della Commissione delegata a giudicare i lavori del Concorso Poletti 1871": infatti contiene 12 documenti dal 4 dicembre al 17 dicembre 1871 della Reale Accademia di Belle Arti che doveva giudicare i lavori di architettura, scultura e pittura eseguiti da giovani modenesi come previsto dal testamento dell'architetto Luigi Poletti. 
Il carteggio 1872 si compone di due sole lettere inviate dal Municipio a Cavani, la prima del 10 gennaio con cui gli viene inviato il regolamento della biblioteca (che però manca) e una del 12 marzo in cui si fa riferimento ad un dipinto di Tito Violi.
Dall'anno 1873 le carte si fanno più numerose e riguardano in modo più specifico l'acquisto di libri e la corrispondenza con case editrici italiane e straniere, statistiche dei lettori e dei libri più richiesti.
Anche nel fascicolo relativo al 1957 ci sono solo 3 documenti, mentre per gli anni 1958 e 1959 non si ha documentazione.
A partire dal 1954 i documenti presentano due fori, segno che in origine erano stati archiviati in un raccoglitore ad anelli e poi sfilati e conservati in fascicoli.
Dal 7 gennaio 1916 le lettere ricevute dalla Biblioteca sono spesso indirizzate a Matteo Campori, direttore del Museo Civico di Modena che firma anche le lettere in partenza.

criteri di ordinamento
Le carte, tranne in rari casi, erano già in ordine cronologico, rafforzato anche dalle 2 numerazioni citate. Si specifica a tal proposito che la numerazione a matita in alcuni casi non rispetta sempre l'ordine cronologico delle carte, ma trattandosi di un ordinamento consolidato negli anni, si è deciso di mantenere la situazione pregressa e di riordinare fisicamente le carte solo qualora fossero effettivamente in disordine.
Su ogni fascicolo è presente solamente l'anno a volte accompagnato dalla scritta "Protocollo" o "Prot." o "Biblioteca Prot." o anche  "Atti": per questo motivo tutti i titoli dei fascicoli sono stati normalizzati con uno stesso titolo più "parlante". Nelle descrizioni relative ai singoli fascicoli sono state segnalate, quando presenti, le numerazioni e, almeno nei primi anni, anche l'ulteriore segnatura a matita di cui si ignora l'estensore. 
Di ogni singolo fascicolo/anno è stato indicato sommariamente il contenuto: anche se l'operazione può essere considerata rischiosa, perché è a discrezione dell'archivista, che potrebbe non segnalare documenti rilevanti dal punto di vista delle funzioni dell'istituto e segnalarne altri perché ritenuti più interessanti. Si è proceduto in questo senso, poiché i documenti sono, per un arco cronologico notevole, completamente slegati tra loro: perciò non sarebbe stato possibile fornire le indicazioni solo a livello della serie e d'altra parte non sarebbe stata proponibile una schedatura carta per carta.
Infine per ciascun fascicolo è indicato il numero progressivo nel campo "n. di ordinamento definitivo", mentre nelle segnature attuali quello dell'unità di condizionamento, cioè della busta, e della posizione del fascicolo stesso al suo interno.

A partire dall'anno 1979 (fasc. n. 106. b. 19) la documentazione viene suddivisa per argomento e in alcuni casi compare una numerazione dei sottofascicoli, che potrebbe ricordare un titolario, ma ogni anno sembrano esserci dei cambiamentii nella numerazione che, tra l'altro non è sempre consecutiva e anche l'oggetto relativo ai numeri identificativi non è sempre lo stesso. All'interno della busta relativa al 1982 si trova anche un foglio di riepilogo con il seguente schema di fascicolazione: 

n. 1 Fatture, bolle
n. 2 Restauro stampe (prof. Bellei)
n. 3 Trasferimento materiale ad altri istituti
n. 4 Richieste libri alle case editrici
n. 5 Disposizioni personale e corrispondenza Assessorato e relazioni
n. 6 Richieste di consultazione materiale
n. 7 Corrispondenza con banche, richieste di studiosi
n. 8 Corrispondenza scambio cataloghi
n. 9 Elenchi libri acquistati 
n. 10 Desiderata

Questo schema però non viene mantenuto negli altri anni, anche se sostanzialmente il materiale documentario ogni anno non differisce di molto: forse si tratta di un tentativo fallito di organizzazione delle carte.
Per gli ultimi anni (ultimi 9 fascicoli) per la descrizione della documentazione ci si è limitati a riportare le descrizioni presenti sulle camicie dei fascicoli sui quali sono riportati il numero e l'oggetto dei sottofascicoli, senza ulteriori specificazioni.

storia archivistica
Fin dai primi anni la corrispondenza prodotta e ricevuta dalla Biblioteca era archiviata all'interno di ciascun fascicolo annuale in ordine cronologico, senza la presenza al loro interno di sottofascicoli o punti metallici che unissero le carte afferenti allo stesso affare. Questa modalità conservativa si è mantenuta almeno fino agli anni '50, quando si cominciò ad unire insieme i documenti di una stessa pratica con degli spilli. Negli anni successivi poi si assunse la consuetudine di tenere separate da tutto il resto le lettere del Ministero della Pubblica Istruzione in cui si chiedeva di accusare ricevuta delle opere inviate e appunto ricevute dalla biblioteca.
Dai primi anni, fino almeno all'anno 1915, i documenti presentano in molti casi una doppia numerazione che poteva corrispondere forse a quella di numeri di protocollo o di elenchi o solo di cartulazione o ordinamento delle carte. Una numerazione progressiva, probabilmente coeva, delle carte in ordine cronologico ricomincia da 1 ogni anno, mentre un'altra numerazione a matita (forse più recente) si ripete sulle stesse carte, ma prosegue consecutivamente per alcuni anni raggiungendo ovviamente numeri più alti (che non superano mai le 3 cifre), ripartendo poi da 1 anch'essa. In alcuni fascicoli le carte presentano solo una o l'altra numerazione. Purtroppo i registri di protocollo precedenti al 1952 non sono stati reperiti e non esistono altri repertori o inventari che possano chiarire il senso di quei numeri. Le numerazioni non sono sempre precise: a volte i numeri vengono saltati o ripetuti e, nel caso della numerazione a matita, non viene rispettato sempre l'ordine cronologico delle carte.


codice interno: 549 - 001.001