Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

La documentazione è organizzata in mazzi. Il titolo del mazzo è tratto dalla costa della busta in cui è condizionato. Il mazzo può essere rivestito da una copertina. Ciascun mazzo in genere raccoglie la documentazione di un anno; si possono avere anche più unità per uno stesso anno.
Ogni mazzo è costituito da fascicoli, che sono intitolati "Atti amministrativi delle Sezioni riunite". Ciascun fascicolo presenta in copertina una tabella suddivisa nelle colonne "Numeri del Protocollo d'Ufficio/Esibito" e "Oggetto", in cui è riportato il numero di protocollo assegnato a ciascun documento e il suo oggetto. La tabella può essere a stampa o riprodotta manualmente e la numerazione dei documenti è progressiva. I fascicoli sono generalmente numerati sulla copertina (fino al 1899). A partire dai primi anni del XX secolo scompare questo tipo di copertina del fascicolo e talvolta anche la numerazione delle carte ivi contenute.
I mazzi conservano corrispondenza, anche con altre Società di mutuo soccorso o enti affini, verbali delle adunanze del Consiglio direttivo, delle Commissioni amministrative della Cassa Prestiti e dell'Azienda cooperativa, delle adunanze generali dei soci e degli scrutini delle elezioni per le cariche sociali, elenchi dei "soci morosi" da espellere, elenco dei sussidi percepiti, dei contributi rimasti inesatti e da esigersi, inviti alle adunanze in forma di manifesto, fogli di "ordini del giorno" delle adunanze, tabelle e domande di "ammissione soci", "stati di cassa" mensili e bilanci generali delle Sezioni e delle Aziende, note di "credito dei depositanti", note di spese di cancelleria, di posta e di facchinaggio, fatture per acquisti, certificati di malattia dei soci, domande e concessioni di prestiti, avvisi per i trasporti funebri dei soci, tagliandi dei registri dei mandati. A partire dal 1920 compare documentazione relativa all'Università popolare.
I fascicoli conservano documentazione frammista relativa alle Sezioni maschile e femminile, alle Aziende della Società e alla Società nel suo complesso (solo nel 1876 la documentazione è distinta in fascicoli relativi alla Sezione maschile ed altri relativi a quella femminile). Per il 1888 i fascicolo sono distinti per materia e in annate successive sono presenti anche fascicoli intitolati "Sezione Cassa Prestiti" (1893-1895) e relativi alle domande di prestito presentate dai soci. Essi presentano in copertina una tabella col "numero progressivo delle domande", seguito dal "numero delle domande sospese", "Casato e nome dei richiedenti", "somma delle domande" suddivisa a sua volta in "sospese nelle sedute precedenti" e "di prima presentazione", "deliberazione del comitato" con la "somma delle domande ammesse" (cioè le lire corrisposte). All'interno vi sono le domande presentate e l'importo elargito, il numero delle domande è progressivo per tutti i fascicoli di un anno.

criteri di ordinamento
Il mazzo è condizionato in busta. Una busta può contenere anche più mazzi.
Nella descrizione di ciascun mazzo, ogni fascicolo viene contraddistinto dal numero presente sulla copertina, qualora vi sia, e dai numeri di protocollo dei documenti presenti all'interno. Qualora il fascicolo presenti un titolo diverso, questo ne costituirà la denominazione. La documentazione sciolta presente nei mazzi è stata ricondotta nei rispettivi fascicoli attraverso l'ausilio del numero di protocollo, mentre quella non protocollata è messa in coda ai fascicoli esistenti, così come altra documentazione protocollata di cui era mancante il fascicolo. "Fascicoli dei soci" presenti nei mazzi sono stati ricondotti nella serie Fascicoli dei soci.
Viene indicata la presenza all'interno dei fascicoli di resoconti di altre Società di mutuo soccorso e di tutti i testi a stampa significativi (periodici, relazioni, resoconti). Anche se ricorrente in ogni mazzo, si è deciso di mettere in evidenza la presenza dei resoconti della Società.


codice interno: 827 - 001.003