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Il Cancelliere doveva infatti essere un Consigliere della comunità "intelligente e sufficiente" per cultura e competenza giuridica (di fatto, anche se in questa sede non è esplicitato, per solito doveva essere insignito del notariato o essere giurisperito); a lui erano affidati i compiti di: scrivere i partiti e le deliberazioni del Consiglio e degli Anziani negli appositi "Libri dei partiti"; annotare le spese straordinarie fatte dagli Anziani; trascrivere rogiti e contratti nei "Memoriali" della Comunità; annotare "per inventario" le scritture del Comune e tenerne le filze "ben regolate" (col che si ha la prima menzione indiretta di un'organizzazione archivistica del Comune di Russi); scrivere le lettere e tutte le altre scritture comunitative.
In sostanza, gli atti della cancelleria sono quindi la raccolta (ordinata in stretto ordine cronologico all'interno di fascicoli annuali) dei carteggi specifici di natura soprattutto economica propri dell'amministrazione comunale e che non siano stati indirizzati espressamente alle magistrature (questi si reperiscono invece nella serie delle "Lettere alla Comunità"). Essi contengono principalmente: capitoli con altre comunità (in particolare con Faenza); capitoli con i conduttori dei forni e delle beccherie per i loro esercizi; suppliche della Comunità con i rescritti della superiorità; istrumenti e contratti diversi; tabelle di entrate e di spese e liste di lavori; brani di liste d'estimo; bandi, notificazioni e monitori, principalmente dei legati e governatori pontifici di Ravenna; atti di sindacato dei podestà cessati dalla carica; atti dei revisori annuali dei conti comunitativi; atti degli abbondanzieri per l'approvvigionamento annonario; "scandagli" dei prezzi dei generi per la compilazione dei calmieri, atti di "visite d'acque". Dagli anni Trenta del Settecento divengono più frequenti, ma mai presenti con sistematicità, i mandati emessi dal Depositario della cassa del Comune, le ricevute di pagamento delle Abbondanze olearia e frumentaria, le ricevute dell'assolvimento della fiscalità statale rilasciate dagli esattori della Reverenda Camera Apostolica; infine nella seconda metà del XVIII secolo compaiono anche le copie delle "Tabelle annuali", dei computisti, cioè dei bilanci comunali trasmessi ai legati pontifici per la sempre più stretta sorveglianza superiore sulle contabilità comunitative.

criteri di ordinamento
La serie si presenta ordinata in stretto ordine cronologico all'interno di fascicoli annuali, la cui intitolazione coincide con l'anno.


codice interno: 916 - 0001.0010