Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

criteri di ordinamento
Nella seduta IV del 9 dicembre 1818, il segretario, dottor Luigi Taveggi, eletto nella seduta n. 1 del 19 settembre 1818, aveva presentato un rapporto nel quale esponeva «il disordine degli atti di questa segreteria, come al protocollo 18». La Congregazione delegava quindi il dottor Francesco Marchetti e Antonio Ansaloni, che ne assumevano l'incarico, a «tentare, in concorso del segretario quella riforma, e correzione possibile, dei registri e di tutto che altro relativo all'ufficio della segreteria, dando rapporto del risultato di tale operazione».

Nella seduta XXX del 17 luglio 1819, al punto 5, oltre a deliberare l'aumento di stipendio del cappellano dell'ospedale, la Congregazione riprendeva «sotto seria considerazione il disordine già da gran tempo esistente nell'archivio, ed atti di quest'ufficio, di cui al protocollo n. 18 del 26 ottobre anno scorso, e vista la essenziale necessità di provvedere con una disposizione radicalmente decisiva concernente la indispensabile riforma generale dell'ufficio medesimo, riflettuto indipendentemente dalle misure fin qui tentate, non doversi prudentemente affidare una sì delicata ed importante operazione, sott'occhio e mano di estranei, ma doversi con miglior vantaggio e cautella riposta nella fedeltà, nelle cognizioni e nello zelo de propri impiegati d'uso con quella compensazione che sarà dovuta per la straordinarietà della loro fatica e serviggio; tanto maturato e discusso, determina, risolve. Li signori segretario dottor Taveggi e ragioniere Cranchi restano incaricati della generale esecuzione nella quale si presteranno a vicenda mano, opera e lumi, per ogni. Il signor ragioniere però incomberà per suo speciale incarico, alla riforma, ossia al riordinamento dell'archivio, coll'istituire i relativi registri, repertori e tutt'altro che nel miglior modo di precisione e perfezione che sarà proprio del di lui zelo e capacità. Il segretario dovrà particolarmente accudire alla riforma dei recapiti, filze e protocolli degl'atti dal 1808 a tutto il 15 dicembre 1818, epoca del di lui installamento, riducendoli a quello stato di regolarità, di distinzione e di chiarezza che più gli sarà possibile, onde se non si può ottenere la perfezione dell'opera veduta soverchiamente costosa ed impossibile, procuri di conseguire almeno quel riordinamento, quella correlazione e quella retta intelligenza degli atti che forma la necessità e lo scopo della presente risoluzione al che forse si potrà giungere colla precisa ed esatta indicazione de repertori, da rinnovarsi onninamente in chiara forma».
La riforma dell'ufficio di segreteria era stata esposta nella relazione del segretario Taveggi del 22 luglio 1819, prot. n. 312.
L'operazione di ordinamento era stata autorizzata con provvedimento del governatore della provincia (prot. n. 330 del 1819). Nella relazione presentata alla Congregazione il segretario ricordava come gli amministratori della Congregazione «mediante ispezione accurata si convinsero della necessità di tentare quella riforma, ossia riordinamento che fosse riescito possibile in mezzo ad una irregolarità e confusione generale. Fu d'uopo creare un nuovo sistema per gl'atti successivi e la vostra approvazione ... mi assicura di aver abbracciato un ordine chiaro ed esente dal pericolo di correre la sorte del passato. L'operazione della riforma degl'atti ed archivio del mio antecessore Fregni esigeva un'opera di lungo tempo e quindi fu d'uopo destinare persone che appositamente vi si dedicassero, ed infatti col partito adottato nella seduta del giorno 17 luglio 1819, in protocollo al n. 307 venni incaricato per la parte che riguardava gl'atti della segreteria, affidando la riforma egualmente indispensabile dell'archivio rogiti al ragioniere. Un esteso rapporto registrato al n. 312 di detto anno presentò alla superiorità lo stato della cosa e la necessità indispensabile del provvedimento che fu adottato e che venne sanzionato con governativo dispaccio protocollato al n. 330 pure del 1819. Fu in allora che si mise in corso il termine assegnato per tale lavoro, ma otto mesi non erano per certo sufficienti ad un'operazione che, null'ostante una quasi continua attività, interrotta solo dal perditempo indispensabile per il disimpegno delle giornaliere incombenze di quest'uffizio, si è portata in lungo circa tre anni e solo in oggi è compita». 
Il Taveggi spiegava che avrebbe potuto limitarsi ad un «riordinamento a termini ristretti dell'affidatami incombenza trascurando ciò che ha servito a miglior perfezione dell'opera ... e quindi mi sono occupato di cose per le quali non era tenuto. Ed infatti, eseguito il lavoro faticosissimo del repertorio generale non era di mio incarico che il solo riunire le prodotte senza addossarmi, come ho fatto: 1) di cancellare tanto nei recapiti come nei protocolli tutte le lettere ed i numeri che vi ho rinvenuti e che non corrispondevano in modo alcuno, per cui non v'era recapito che fosse registrato a quel numero o lettera alfabetica con cui era marcato; 2) di numerizzare tutti i recapiti con ordine progressivo e con corrispondenza ai protocolli; 3) di aggiungere in vari protocolli tanti oggetti che erano stati ommessi; 4) di formare un estratto per ogni articolo delle sedute che erano trascritte in protocollo in modo confuso e senza che si potesse con prontezza scoprire gli oggetti che comprendevano; 5) d'impiantare due registri per gl'orfanotrofi de quali quest'ufficio ne era mancante. Oltre a ciò ho avanzate le mie occupazioni anche per regolare la distribuzione delle doti, oggetto fin'ora trascurato ed esigente una sistemazione che fra non molto potrò compiere».
Taveggi segnalava di non aver messo mano all'inserimento nelle filze dei non pochi recapiti mancanti e di non aver corretto i numeri delle lettere già spedite fuori dall'ufficio negli anni percedenti, che presentavano un numero di protocollo che non corrispondeva a quello del recapito, per la qual cosa suppliva il repertorio generale.
All'interno delle unità di conservazione dal 1808 al 1818 si ritrova l'annotazione "Atti del fu segretario Fregni riordinati. Vedi nel protocollo del 1822 al n. 195".
Nella seduta XXII del 5 ottobre 1822, al punto 15, la Congregazione esprimeva «ad unanimità di voti la sua piena soddisfazione» per le operazioni di ordinamento eseguite. Si ratificava «l'ultimata riforma degli atti di questo ufficio», come in atti al protocollo n. 195. La commissione delegata alla sorveglianza del lavoro aveva rilevato la «somma difficoltà incontrata per tale riforma, in vista della confusione con che erano disposti i recapiti e protocolli di quest'uffizio; ritenuto che non potevasi da tale riordinamento conseguire miglior risultato di quello che si è ottenuto». Si stabiliva quindi una ricompensa aggiuntiva per «l'impianto dei registri dei due orfanotrofi e per le incombenze sostenute in ordine alla formazione di un piano per la distribuzione delle doti».

L'archivio della Congregazione di carità, pur ridotto in seguito a mutilazioni e perdite documentarie, ci è pervenuto, nel suo primo impianto, così come descritto nelle operazioni di ordinamento effettuate dagli archivisti congregazionali. Il carteggio congregazionale fu poi ripartito in tre sezioni, per una migliore gestione degli affari, dal settembre 1818:
1) Sezione I. Ospedale e Monte;
2) Sezione II. Orfanotrofi e Istituti elemosinieri ;
3) Sezione I e II. Affari comuni.
Tale impostazione è stata seguita e consolidata nella descrizione. Il complesso archivistico è stato quindi ripartito nelle seguenti aggregazioni:
1) Statuti e regolamenti;
2) Deliberazioni;
3) Rogiti e contratti;
4) Carteggio;
5) Protocolli e indici;
6) Atti contabili;
7) Inventari.
A seguire è stata descritta la documentazione prodotta dalle opere pie in epoca anteriore al passaggio sotto l'amministrazione della Congregazione (1808), costituita essenzialmente da registrazioni contabili. Non sono stati infatti rinvenuti i registri delle determinazioni citati nell'elenco del 1908. Analogamente si è descritta la documentazione prodotta dalle opere pie passate sotto l'amministrazione della Congregazione nelle epoche successive (post 1808) le cui registrazioni contabili erano tenute separatamente.
Si è poi descritta la documentazione residuale dell'Opera pia Grossi, prodotta anteriormente al 1927, epoca della sua concentrazione nella Congregazione di carità, e al successivo decentramento dall'Eca e passaggio nell'amministrazione dell'Ospedale degli Infermi nel 1939.

storia archivistica
La documentazione prodotta dalla Congregazione di carità di Finale Emilia è stata conservata fino all'anno 2002 nei locali della Casa protetta, dell'Asilo ex Zitelle e in palazzo Bortolazzi per ciò che concerne la documentazione prodotta dall'amministrazione dell'ospedale di Finale Emilia.
Come rilevato nei precedenti interventi di censimento dell'archivio storico e dell'archivio di deposito del comune, Guida all'archivio di deposito (1938-1996) a cura di Federica Vezzali e Federica Collorafi, coop Centro studi e ricerche, Modena, 1998 e Guida topografica dell'archivio storico del comune di Finale Emilia (1434-1978), a cura di Simonetta Ottani e Federica Collorafi, coop Centro studi e ricerche, Modena, 2001, la documentazione si trovava in precarie condizioni di conservazione e in stato di disordine archivistico: «La sala ubicata nel sottotetto della Casa Protetta conserva la documentazione relativa alle Opere Pie, alla Congregazione di Carità, all'ECA ed alla Scuola materna. Il materiale risulta essere stato ben custodito nel senso che l'accesso estremamente limitato ha permesso la sostanziale integrità delle serie. Non altrettanto può dirsi delle condizioni di conservazione. Questa sala infatti si caratterizza per una situazione microclimatica assolutamente inadeguata: le temperature sono molto elevate e così pure il livello di umidità, a causa dell'ubicazione nel sottotetto senza alcuna possibilità di ventilazione e soprattutto per la presenza di un grosso deposito di acqua bollente facente parte dell'impianto di riscaldamento. Si ha riscontro di tale situazione nello stato di conservazione della documentazione, essa infatti si presenta spesso deteriorata, anche se il personale ha avuto l'accortezza di distanziare gli scaffali dal muro più umido. Sarebbe auspicabile un sollecito trasferimento del materiale in una sede più idonea».
Questa documentazione venne poi trasferita tra il 2002 e il 2003 presso i locali situati a piano terra della biblioteca comunale (ex self service), in piazza Garibaldi, da dove fu prelevata in seguito agli eventi sismici del maggio 2012 per essere collocata presso la sede dell'archivio comunale intitolato a Cesare Frassoni, in via della Rinascita, nei locali attigui alla biblioteca.

Parte della documentazione prodotta dalla Congregzione di carità, in particolare quella afferente all'Ospedale degli infermi, Opera pia Grossi e Monte di pietà, che si trovava in stato di forte degrado presso il solaio della ex biblioteca, è stata interessata, tra il 2008 e il 2010, da un intervento di ripulitura e ricondizionamento in 20 scatole: «Il materiale documentario è stato oggetto di interventi di disinfezione, disinfestazione e spolveratura, ora è collocato, in apposite scatole, presso il deposito della biblioteca (ex self-service). L'intervento non ha assicurato il perfetto recupero di tutta la documentazione a causa dello stato di deterioramento in cui versava. In riferimento a lettera del 03/03/1994, prot. com. 2781, l'Azienda USL di Modena - distretto di Mirandola non è più titolare del complesso, la titolarità definitiva passa al Comune di Finale Emilia» (vedi: http://dati.san.beniculturali.it/SAN/complarc_IT-ER-IBC_san.cat.complArch.87073).
«Un ulteriore parte di documentazione (ca. 10 cassette) e alcuni faldoni, conservati nel palazzo comunale, a seguito degli eventi sismici del maggio 2012, è stata temporaneamente depositata presso l'Archivio generale della Provincia di Modena» (vedi: http://san.beniculturali.it/web/san/dettaglio-complesso-documentario?step=dettaglio&codiSanCompl=san.cat.complArch.87073&id=87073).
Attualmente la documentazione si trova presso l'Archivio storico comunale, in via della Rinascita, adiacente l'attuale biblioteca.

Altra parte del complesso documentario constituente l'archivio della Congregazione di carità fu oggetto di eliminazione agli inizi del secolo XX.
Nel 1908 (vedi "Affari comuni. Filza 74. N. 27") il ragioniere segretario congregazionale inviò al presidente un elenco dei documenti trasportati dal "bassofondo" negli uffici:
«I. Gli atti amministrativi dal 1808 a tutt'oggi;
II. I protocolli di ragioneria dal 1808 al 1897 (anno in cui terminò la divisione degli uffici) e relativi indici;
III. I protocolli amministrativi dal 1808 a tutt'oggi e relativi indici;
IV. I conti preventivi e consuntivi dal 1891 a tutt'oggi;
V. Gli stati attivi e passivi delle diverse opere pie del secolo XVIII;
VI. Le determinazioni di opere pie dei secoli XVII e XVIII;
VII. I verbali della Congregazione dal 1808 a tutt'oggi.
Gli atti d'archivio che sono rimasti nel bassofondo e che ritengo possano essere in parte venduti sono: i mandati, i bollettari, gli sfogliazzi, i conti di cassa e i preventivi e consuntivi dal 1808 al 1890».
Oltre ai registri di cassa, ai conti preventivi e consuntivi eliminati non sono stati rinvenuti i registri delle determinazioni delle opere pie dei secoli XVII e XVIII elencati al punto VI.


codice interno: 1137 - 001