Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

E' costituito da circa 5.000 unità archivistiche che occupano 700 metri lineari di scaffalatura ed è conservato a Modena, in parte presso la sede dell'archivio storico in via Danimarca 140 e in parte presso il Centro logistico della banca in via Danimarca 6.
Le serie documentarie partono dal 12 giugno 1867 (1), data di fondazione della Banca popolare di Modena, arrivano fino ad oggi e testimoniano sia l'attività amministrativa, sia la gestione dei processi operativi che intercorrono fra la banca e i suoi stakeholders: azionisti, personale, clienti, fornitori.
In particolare gli atti e i registri prodotti dagli organi di governo della banca - statuti, regolamenti, deliberazioni - consentono di seguire per oltre centocinquant'anni lo sviluppo e l'affermazione di un istituto di credito che nasce come banca locale, fortemente legata a un territorio e, dopo un secolo di vita, comincia gradatamente a trasformarsi in una realtà economica di dimensioni nazionali.
L'attenzione di chi ha custodito per oltre un secolo le carte sedimentate a seguito dell'attività della banca ha consentito che si conservassero le testimonianze del "lavoro" bancario, contravvenendo alla consuetudine, consolidata negli archivi di impresa, di seguire le prescrizioni del Codice civile che obbliga alla conservazione dei documenti contabili a fini giuridici, contabili e fiscali, per soli 10 anni. Ciò non esclude la presenza di lacune che inevitabilmente si sono create nella successione e nella concatenazione degli atti. Ma la salvaguardia e la tutela delle carte hanno prevalso, consentendo la conservazione e la trasmissione della memoria aziendale.

(1) E' presente documentazione precedente al 1867, fin dal 1714, dato che l'istituto è entrato a vario titolo in possesso di beni immobili di cui si conservano rogiti e altre carte ad essi relativi. Inoltre nel "Fondo Antico" si conservano atti afferenti alla Società Operaia di Mutuo Soccorso di Modena dal 1866.

criteri di ordinamento
Il lavoro di riordino ed inventariazione dell’archivio di Bper Banca è lungo ed articolato in diverse fasi di lavoro.
A seguito del primo intervento, effettuato a partire dal 2005 e concluso nel 2007, è emerso che la documentazione si presentava in uno stato di ordinamento solo apparente perché, in molti casi, i raggruppamenti fisici del materiale sugli scaffali non presentavano vincoli di natura archivistica, situazione in gran parte dovuta ai ripetuti traslochi avvenuti nel tempo (1). 
Prioritariamente, quindi, si è ritenuto fondamentale procedere all’individuazione di una struttura archivistica articolata che rispondesse alle funzioni esplicate dalla banca nel corso del tempo e che evidenziasse i nessi insiti fra le carte. A questo scopo è stato fondamentale l'apporto del personale della banca che ha fornito informazioni e suggerimenti di tipo tecnico sulle consuetudini e prassi operative. Per procedere in questa fase di organizzazione e strutturazione dell’archivio, che ha comportato anche operazioni di selezione ai fini dello scarto, si sono rivelate utili e preziose le "Linee guida per la selezione dei documenti negli archivi delle banche" (Roma 2004), frutto delle riflessioni elaborate da un gruppo di lavoro costituito dall'ABI (Associazione bancaria italiana). Sulla scorta delle ripartizioni delle competenze di un modello di istituto bancario, proprio suggerito da quel lavoro, si è cercato di articolare una struttura che, in modo astratto, fornisse un prospetto delle aree di attività della banca, corrispondenti in molti casi a veri e propri uffici, alle quali legare le rispettive operazioni svolte e di conseguenza le serie archivistiche prodotte. Da tale prima attività di studio e di riordino della documentazione bancaria sono così emerse le principali macroaree (definite poi in inventario come “raggruppamenti”) dell’archivio: Organi di governo, Soci, Direzione e Segreteria amministrativa, Contenzioso e Affari legali, Economato, Tecnico e Patrimonio, Contabilità, Personale, Raccolta, degli Impieghi e dei Servizi (quest’ultima corrisponde all'area della operatività, quella in cui è rappresentato il vero e proprio "lavoro" della banca). 
Dopo una pausa di diversi anni, è iniziata una seconda parte di lavoro a partire dal 2016, che ancora oggi continua con diversi obiettivi. 
Procedono i lavori di riordino e di descrizione inventariale con la priorità di “salvare” la documentazione ancora conservata presso uffici e caveau della banca per completare serie o colmare lacune; inoltre, quando lo si ritiene opportuno e necessario, si continuano anche le operazioni di scarto soprattutto su materiali documentari transitori come le contabilità giornaliere e di corredo. 
Affrontando poi l’attività di riordino fisico di una notevole mole di materiali documentari, conservati in scatoloni su pallet, si sono identificati i nuclei aggregati al fondo principale: si tratta degli archivi, o di parte di essi, delle banche che la Banca popolare di Modena ha incorporato nel tempo fino a diventare la Banca popolare dell’Emilia Romagna. Per tali archivi, là dove la completezza della documentazione lo permetteva, si è riproposta la struttura gerarchica pensata ed impostata per il fondo di Bper Banca. 
In generale la descrizione inventariale, realizzata nel rispetto degli standard internazionali di descrizione archivistica ISAD (G) e ISAAR (CPF), prende in considerazione, in generale, le unità archivistiche (fascicoli e registri) e le unità di conservazione (buste).

NOTE:
(1) Si ha attestazione di un trasloco avvenuto durante la guerra: nella seduta del Consiglio di Amministrazione del 7 dicembre 1942 si deliberò di mettere al sicuro registri e documenti contabili in alcuni locali presi in affitto a Saliceto Panaro, presso una villa di proprietà della signora Alba Lorenzini. Un secondo importante trasloco risale all'epoca del trasferimento della banca dalla sede originaria, in Corso Canalgrande, alla nuova sede inaugurata nel 1959 in via San Carlo.

storia archivistica
L'archivio storico di BPER Banca è stato sottoposto a un primo intervento di ricognizione documentaria nel 2005 a seguito del quale la Soprintendenza archivistica e bibliografica dell'Emilia-Romagna ha potuto procedere a dichiarare l'archivio "di interesse storico particolarmente importante" sulla base del D.L. 22 gennaio 2004, n. 42. 
La dichiarazione, notificata in data 25 gennaio 2006, ha riguardato 3911 pezzi tra buste, registri, mazzi, pacchi, scatole, dal 1867 al 1992. Si è scelto cioè di comprendere, a fini di tutela, la documentazione prodotta ed acquisita dalla banca fino al 1992, cioè fino al momento in cui la banca, incorporando la Banca Popolare di Cesena, assunse la denominazione di Banca popolare dell'Emilia Romagna.
Nel 2019 è stata inaugurata la sede dell'archivio storico in via Danimarca 140 a Modena: oggi 372 metri lineari di documentazione sono conservati all'interno dei suoi due armadi compatti. Circa altrettanti metri lineari sono depositati nel Centro Logistico di BPER Banca, adiacente all'Archivio storico. Quindi complessivamente l'archivio storico di BPER Banca, a oggi, ha una consistenza di oltre 700 metri lineari che prende in considerazione, però, solo la documentazione concentrata fisicamente nei locali di deposito a Modena. Ad essa occorre aggiungere tutti i nuclei documentari appartenenti agli archivi aggregati, acquisiti da BPER Banca a seguito di procedimenti di fusione per incorporazione di altri istituti bancari, ancora conservati presso le sedi delle banche che li hanno prodotti. Si tratta, in numerosi casi, di archivi importanti e antichi, spesso originati dall'attività di Monti di pietà e Casse di risparmio, e proprio per questo motivo la documentazione che li costituisce ha insita la natura di bene culturale, perchè prodotta da un ente pubblico nell'esercizio delle sue funzioni, fino alla Legge n. 218/1990 “Norme che regolano la parziale privatizzazione delle banche come enti di diritto pubblico”, che comportò la privatizzazione delle casse di risparmio italiane.
L'archivio storico di BPER Banca è quindi un archivio composito e complesso, diffuso sull'intero suolo nazionale, ancora in buona parte inesplorato.
Il progetto di recupero e valorizzazione dell'intero patrimonio archivistico bancario si prefigge di censire, conservare e valorizzare, cercando di mantenere saldo il filo che lega gli archivi ai territori, anche attraverso operazioni di cessione ad istituti culturali locali, sotto la supervisione delle Soprintendenze archivistiche statali presenti in ogni regione.
A seguito dei primi interventi archivistici effettuati ci si è potuti rendere conto che l'archivio, nel suo nucleo principale concentrato a Modena, si presentava sostanzialmente ben conservato, dal punto di vista dell'integrità, soprattutto riguardo alle serie la cui tenuta era prescritta per legge o che comunque ricevevano fin dall'origine veste di ufficialità, per esempio nel caso dei registri vidimati prima della compilazione, ma soprattutto nel caso degli atti prodotti dagli organi societari: statuti, deliberazioni, bilanci, circolari e altri documenti originati dall'esercizio delle funzioni del management aziendale. 

A disciplinare il funzionamento delle società cooperative era intervenuto nel 1882 il nuovo Codice di Commercio (1), nel quale venivano esplicitate anche le regole per la tenuta dei libri contabili. In primo luogo, si diceva che era obbligatoria la tenuta di un libro giornale che presentasse giorno per giorno i suoi debiti e crediti, le operazioni del suo commercio, le sue negoziazioni, accettazioni o girate di effetti e generalmente tutto quanto riceveva o pagava per qualsivoglia titolo civile o commerciale. Poi ancora si imponeva la tenuta in fascicoli delle lettere e telegrammi ricevuti e la trascrizione sopra un libro delle lettere e telegrammi inviati (registri "copialettere"); doveva essere redatto ogni anno un "inventario" dei beni mobili ed immobili posseduti e dei debiti e crediti; tale bilancio doveva chiudersi con il conto dei profitti e delle perdite da riportare su un apposito registro, il "libro inventario", redatto annualmente e recante tutte le firme necessarie per la sua validità. Il libro giornale e il libro inventario dovevano essere vidimati prima della compilazione, cioè numerati e firmati da un giudice del tribunale o dal pretore e bollati su ogni foglio. Il libro giornale doveva inoltre essere presentato una volta all'anno al tribunale o alla pretura per la firma o, in sostituzione, ad un notaio (2). Si imponeva inoltre l'obbligo della tenuta per dieci anni dall'ultima registrazione dei libri contabili obbligatori e delle lettere e telegrammi ricevuti. L'analisi dell'archivio della Banca popolare dimostra che nel caso dei libri giornali e degli inventari si è fortunatamente evitato lo scarto anche dopo il termine dei dieci anni e quindi le due serie dei registri sono conservate integralmente dal 1869 in avanti, mentre per quanto riguarda i fascicoli della corrispondenza si è conservato poco e in modo alquanto lacunoso. Sono invece presenti i registri copialettere a partire dal 1898.

Il codice del 1882 prevedeva anche la tenuta dei libri dei soci per le società anonime, i libri delle deliberazioni delle assemblee e delle deliberazioni degli amministratori e degli altri libri contabili necessari per la registrazione delle operazioni effettuate. Per quanto riguarda il libro giornale si poteva scegliere fra il giornale comune ed il giornalmastro. Questa seconda tipologia di registro fu quella adottata fin dall'origine dalla Popolare, poichè in esso le partite erano annotate giornalmente in partita doppia ("dare" e "avere") e in questo modo si superava la necessità di redigere un secondo libro contabile in parallelo al giornale, il libro mastro.

Nonostante gli obblighi normativi, molto è andato disperso a causa di traslochi o scarti perché, scaduta la valenza giuridica, amministrativa, contabile e fiscale insita nella documentazione, non si è valutato che essa potesse rivestire interesse dal punto di vista storico culturale. In particolare, la dispersione documentaria si poteva cogliere nei nuclei archivistici provenienti dalle filiali che si presentano spesso sia incompleti come attestazione delle serie, sia lacunosi nella successione dei singoli pezzi. Pressoché totale dispersione aveva subito il carteggio amministrativo della banca, probabilmente a causa di un decentramento delle funzioni verificatosi già a partire dai primi anni del '900 che aveva determinato una gestione spesso personalistica delle carte da parte dei dipendenti. Ciò aveva comportato una sorta di scadimento di ufficialità di parte della documentazione, in particolare della corrispondenza e delle pratiche costituite dagli atti preparatori dei procedimenti trattati dai singoli uffici e filiali. A tutta questa documentazione venne probabilmente attribuita una valenza a carattere transitorio e di conseguenza fu conservata per un arco di tempo esteso al massimo ai termini imposti dall'art. 2220 del Codice civile, corrispondenti nella maggior parte dei casi ai 10 anni (una conferma dell'attualità di questa prassi si trova in una circolare diramata il 3 novembre 1993 dall'ufficio Organizzazione della banca a tutti gli uffici, in cui si dice che le lettere, le fatture, i telegrammi, ecc. devono essere conservati esclusivamente per 10 anni).
Anche nel caso della corrispondenza dei direttori e dei presidenti, scarsamente testimoniata, la gestione personalistica delle carte si manifestava con ancora maggiore evidenza, comportando di fatto una sorta di "privatizzazione" delle pratiche trattate in prima persona dagli amministratori, con la conseguente creazione di nuclei archivistici strettamente vincolati alle persone e al loro destino. In questo senso risulta plausibile che un direttore, al termine della propria carriera lavorativa, potesse decidere di trattenere presso di sè la documentazione prodotta nel corso della sua carriera professionale.
Negli anni Settanta venne effettuato un importante intervento di recupero e concentrazione della documentazione non più utile ai fini amministrativi sparsa nei vari scantinati, sottotetti e locali diversi di tutte le sedi, centrali e periferiche della banca (ancora Banca popolare di Modena) e il materiale archivistico raccolto fu portato presso il Centro Ausiliario della banca, in via Danimarca 6 a Modena.
Non tutto però venne recuperato e ancora oggi si continuano a scoprire e a rintracciare nuclei archivistici storici "dimenticati" in uffici, depositi e caveau. A questo proposito si segnala che è consuetudine consolidata delle banche posizionare i documenti ritenuti più importanti, e quindi da conservare bene, nel punto reputato più sicuro della banca, il caveau. Se da un punto di vista logico il caveau rappresenta il luogo più inaccessibile e protetto, da un altro punto di vista, esso presenta una gravissima criticità perché essendo per sua natura privo di ricambio d'aria si configura spesso come un ambiente umido dove le muffe possono proliferare con facilità. Problematiche di questo genere si sono verificate in particolare con gli archivi aggregati per i quali è stato necessario avviare diverse operazioni di sanificazione.
Dal punto di vista dell'ordinamento la documentazione si presentava priva di una struttura archivistica evidente, se non a livello di grandi partizioni, corrispondenti ad alcune macrofunzioni della banca: contabilità, personale, soci, ecc.
Non è mai esistito un criterio uniforme di tenuta delle carte approvato dalla banca, ad eccezione del "Fondo antico" (denominazione attribuita durante i primi lavori di riordino archivistici negli anni 2000) costituito da 40 "filze", così come sono denominate le cassette di legno in cui sono archiviati buona parte dei documenti prodotti e ricevuti dalla banca durante i suoi primi quarant'anni di vita. Dal 1869 al 1893 funzionò anche un sistema di protocollazione degli atti, scollegato peraltro dal sistema di archiviazione. Dopo il 1911 (in pochi casi il sistema continuò anche dopo) non si tentò più di applicare regole per l'archiviazione della documentazione, lasciando ai singoli uffici e al personale l'iniziativa relativa alle modalità organizzative delle carte.
La ripresa dell'economia del secondo dopoguerra provocò l'incremento delle attività e dei servizi offerti dalla banca e questo comportò una graduale crescita della produzione documentaria che accelerò in particolare dagli anni Settanta, ma soprattutto negli anni Ottanta e Novanta. Nuovi uffici furono creati per assumere i compiti dettati da un nuovo modo di fare banca. Si cominciarono a pensare e a realizzare servizi e prodotti innovativi, rivolti a specifici segmenti della clientela. Ciò ebbe delle conseguenze anche sulla natura del prodotto dell'attività bancaria: le strategie messe in atto dalle tecniche di marketing e comunicazione resero più visibili e concreti i servizi tradizionalmente offerti dalla banca: prodotti cartacei e, in divenire, digitali, connotati da codici identificativi estranei al mondo dell'economia e della finanza, come manifesti, campagne pubblicitarie, loghi, gadgets, ecc. rappresentano forse l'espressione più simile al cosiddetto "archivio del prodotto" che caratterizza tipicamente gli archivi d'impresa. La conservazione di questi archivi sfuggì alla prassi aziendale che tendeva a conservare la documentazione solo per il tempo strettamente legato alle prescrizioni dettate dal Codice civile, per un massimo di 10 anni dalla conclusione del procedimento. Un'ingente quantità di documenti, spesso in molteplici copie, si sedimentò nell'archivio della banca, affiancando le serie archivistiche tradizionalmente prodotte.
Le operazioni di censimento avviate nel 2005 proseguirono nel 2006-2007 con attività di riordino e inventariazione affidate a una ditta specializzata. Per motivi di ordine pratico l'arco cronologico dell'intervento fu provvisoriamente fermato al 1967, in corrispondenza con la ricorrenza del centenario della fondazione della banca, e, in quell'occasione si procedette con operazioni di riordino e selezione documentaria ai fini dello scarto, la cui approvazione fu sottoposta alla Soprintendenza archivistica e bibliografica dell'Emilia-Romagna. Si avviò l’inventariazione informatizzata dell'archivio tramite l'utilizzo del software Sesamo 4.1 e nel 2007 si concluse la prima tranche di lavori sull'archivio storico di BPER Banca. 
Fra il 2007 e il 2016 non furono attuati altri interventi sulla documentazione, ad eccezione di un importante lavoro di ricognizione, selezione e descrizione sommaria dell'archivio aggregato di Meliorbanca (ex Meliorconsorzio, ex Consorzio per il credito agrario di miglioramento) effettuato fra il 2014 e il 2015. L'esito di questo lavoro fu il ricongiungimento dell'archivio acquisito dalla Banca popolare dell'Emilia-Romagna, a seguito del procedimento di fusione per incorporazione di Meliorbanca avvenuto nel 2012, con la parte di archivio già depositata in passato presso l'Archivio centrale dello Stato a Roma. 
I lavori di recupero e riordino dell'archivio storico di BPER Banca ripresero a partire dal 2016, in occasione della celebrazione dei 150 anni della banca, ma soprattutto dal 2017 con l'affidamento di un incarico continuativo a tre archiviste professioniste. 
Nel 2018, a seguito di un accordo tra BPER Banca e la Regione Emilia-Romagna l'inventario, originariamente informatizzato con il supporto dell'applicativo Sesamo 4.1, fu importato su piattaforma IBC-xDams, realizzata da Regesta.exe e gestita da IBC archivi, oggi Archivi ER.
In questi sei anni di lavoro molto materiale documentario, afferente sia all’archivio di BPER banca, sia agli archivi aggregati, è stato recuperato, messo in sicurezza e sottoposto a lavori di riordino e inventariazione, ma molto resta ancora da fare e pertanto è bene precisare che l’archivio di BPER Banca si configura, ad oggi, come un cantiere aperto.
Dal 2022 l'archivio storico di BPER Banca, in collaborazione col Dipartimento Digital Humanities dell'Università degli studi di Modena e Reggio, ha avviato un progetto di digitalizzazione documentaria finalizzato alla pubblicazione di una parte del patrimonio archivistico sulla Digital library “Lodovico” (http://lodovico.medialibrary.it). Il progetto prende in considerazione i documenti dell'archivio proprio di BPER banca e, in divenire, gli archivi di tutti gli istituti di credito entrati nel tempo a far parte del Gruppo BPER e, successivamente, incorporati. I documenti selezionati per la digitalizzazione sono quelli prodotti dagli organi di governo delle singole banche: statuti, regolamenti, verbali a cui si aggiungono i bilanci.
In parallelo, grazie alla collaborazione tra UNIMoRe e il Settore patrimonio culturale - Area Biblioteche e Archivi della Regione Emilia-Romagna, si è attivato un collegamento tra le due piattaforme Lodovico e Archivi ER al fine di renderle pienamente interoperabili.

Note
(1) In precedenza la normativa era costituita dal Codice di commercio di terra e di mare pel Regno d'Italia, promulgato nel 1803, in vigore fino al 1815, poi il passo successivo è costituito dalla normativa sabauda del 1842, ripresa e confermata dal Codice di commercio del Regno d'Italia del 1865. Il Codice del 1882 verrà successivamente rettificato dalle leggi bancarie del 1926 e 1927 e dal Testo Unico del 1936.
(2) dalla Legge 383/2001 è stata soppressa l'obbligatorietà della bollatura e vidimazione del libro giornale, del libro inventari e dei registri fiscali.

condizioni che regolano l'accesso
In base alla normativa vigente, per motivi di riservatezza dei dati                 personali, sono esclusi dalla consultazione i documenti degli ultimi 70 anni.

bibliografia
- L. Conte, G. Piluso, G. Toniolo, Credito e cooperazione. la singolare storia della Banca popolare dell'Emilia Romagna, Bologna 2009;
- 150 anni di valori. Storia illustrata di BPER Banca, a cura di P. Battaglia, Modena 2017;
- La Società di mutuo soccorso di Modena (1863-1883), a cura di M. Ferrari, F. Zaffe, Modena 2003;
- La Società di mutuo soccorso di Modena nella vita della città tra Otto e Novecento, a cura di G. Martinelli Braglia, G. Montecchi, Modena 2014;


codice interno: 1176 - 001