Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

L'intero complesso archivistico descritto comprende i documenti relativi all'organizzazione delle attività artistiche, culturali, commerciali, economiche della Cooperativa, ma anche alla presentazione ai giornalisti e al pubblico delle attività teatrali, culturali e delle varie iniziative curate nell'ambito delle singole stagioni teatrali, oltre che rassegna stampa riguardante tutte le attività svolte e fotografie, materiali a stampa di vario genere (locandine, programmi delle stagioni, delle rassegne, di singoli eventi, materiali promozionali e informativi relativi agli spettacoli, pubblicazioni, ecc.) e molti documenti audio e video.
Le prime tre serie, nelle quali sono state descritte le unità conservative in ordine cronologico di stagione teatrale, si identificano approssimativamente con la successione delle tre tappe che hanno portato Nuova scena alla gestione dei teatri bolognesi San Leonardo, Testoni, Teatro delle Moline e Arena del sole. Quella successiva comprende il materiale analogo a quello delle tre serie precedenti, ma poichè i contenuti delle singole buste non avevano un ordinamento logico - cronologico per stagione teatrale, è stata organizzata in una miscellanea. Le altre serie sono costituite da materiale abbastanza omogeneo a seconda del supporto (documentazione fotografica, audio, video, stampe) o di atri contenuti (copioni, CTE),  descritto sempre in ordine cronologico.
I registri sociali coni verbali e gli atti deliberativi del Consiglio di amministrazione dell'Assemblea dei soci, del Collegio dei revisori dei conti sono per il momento secretati in quanto le operazioni di liquidazione della Cooperativa sono ancora in corso.
Nonostante i diversi cambi di sede della Cooperativa l'archivio non sembra aver subito molte dispersioni: i documenti ed i materiali dalla fondazione fino alla metà degli anni '80 sembrano più confusi e più lacunosi, ma è anche possibile che in quegli anni la produzione cartacea fosse minore dei decenni successivi.

criteri di ordinamento
Non c'era un ordinamento nè logico nè  fisico dei contenitori (quasi tutte buste d'archivio, ma anche molte scatole) e, tranne che per alcuni nuclei omogenei per tipologia di supporto (documenti cartacei, fotografie, audio, video, libri) o per contenuti (attività suddivisa per stagione teatrale), il resto del materiale, afferente alle varie tipologie documentali, è risultato essere mescolato all'interno delle stesse unità conservative originali ed avere in buona parte un'unica organizzazione cronologica.
A causa della mancanza dello spazio utile per procedere ad un ordinamento fisico sia dei contenitori che della documentazione omogenea in essi contenuta, si è fornita la descrizione per unità di conservazione, distinguendo in serie, per quanto possibile, i nuclei individuati e in ordine cronologico tutto il resto.
La scelta descrittiva ha privilegiato la descrizione analitica delle singole unità conservative, senza addentrarsi in un'ipotesi di riordino logico e fisico, rinviato ad una fase successiva dell'intervento. Si è comunque tentata una ipotesi di struttura logica, nella speranza di meglio comunicare i contenuti dell'archivio. 
Dunque per il momento l'ordine di descrizione delle serie e delle unità non corrisponde all'ordine fisico sugli scaffali.
Le unità conservative, nell'attuale collocazione sugli scaffali, pur non essendo ordinate secondo alcun criterio logico o cronologico, sono contraddistinte da una numerazione progressiva consecutiva scritta a matita da 1 a 473 riportatata anche nella segnatura attuale delle singole schede descrittive. La numerazione e la collocazione, cioè le indicazioni topografiche degli scaffali sui quali si trovano i pezzi, consentono il reperimento della documentazione descritta.
Nel campo “ambiti e contenuto” delle schede che descrivono il contenuto di ciascuna unità conservativa i fascicoli sono stati numerati ed elencati in ordine progressivo (numero progressivo seguito da un punto). Nel caso più fascicoli riguardino gli stessi argomenti sono stati raggruppati consecutivamente mantenendo la numerazione distinta, ma in un’unica descrizione.
In alcuni casi, per altre tipologie di materiale per il quale si è fornita una descrizione più sommaria, la numerazione è stata utilizzata solo nei testi descrittivi, per facilitare la lettura, ma i pezzi non sono stati numerati (videocassette, CD, DVD). In altri casi, quando non è stato possibile e non si è ritenuto di elencare i singoli pezzi contenuti, non sono presenti numerazioni.
Salvo rare eccezioni le numerazioni ricominciano da 1 all’interno di ogni unità conservativa e l'ordine non rispetta sempre particolari criteri. In alcuni casi i fascicoli presentavano già una numerazione precedente.
In diversi casi sono presenti nello stesso contenitore pezzi numerati e carte sciolte, descritte senza numerazioni.

storia archivistica
L'archivio raccoglie la documentazione della Cooperativa Nuova Scena conferita, dalla Fondazione ERT Emilia Romagna Teatro, al Centro italiano di documentazione sulla cooperazione e l'economia sociale, a seguito della cessione del ramo d'azienda relativo alla gestione del teatro bolognese Arena del Sole della Cooperativa alla Fondazione stessa avvenuto nel 2014. 
Il fondo, che attualmente è conservato presso il deposito Premio - Pas, via Papa Giovanni Paolo II, 96 - Vignola (MO), proviene dagli uffici del teatro Arena del Sole di Bologna in via Indipendenza, 44, dove si trovava ancora nell'aprile del 2016 come si legge sugli elenchi di acquisizione dell'archivio, redatti a cura del Centro italiano di documentazione sulla cooperazione e l'economia sociale.

modalità di acquisizione
L'archivio è stato acquisito nell'aprile del 2016 come si può leggere sugli elenchi di acquisizione dell'archivio, redatti a cura del Centro italiano di documentazione sulla cooperazione e l'economia sociale.

unità di descrizione separate
Presso Legacoop Bologna è ancora in deposito un nucleo corposo di documentazione in parte contabile che andrà progressivamente a scarto ed un nucleo relativo al personale, che deve essere conservato ancora per molto tempo.
Si segnala che il fondo archivistico del Teatro delle Moline (incorporato da Nuova Scena nel 2006) che non è stato versato al Centro, risulta essere stato depositato presso la biblioteca del Dams - Università di Bologna dalla Cooperativa Nuova Scena, in anni precedenti alla sua messa in liquidazione.

bibliografia
Centro di documentazione sulla storia del movimento cooperativo bolognese, Repertorio delle cooperative di Bologna e provincia : (1883-1987) : alfabetico, cronologico, topografico, tipologico : elenco dei primi presidenti, a cura di Anna Gurioli, Elena Romagnoli, Bologna, Federcoop Bologna. Federazione provinciale delle cooperative e mutue di Bologna, 1987
https://www.cooperazione.net/repertorio
https://sol.unibo.it/SebinaOpac/resource/repertorio-delle-cooperative-di-bologna-e-provincia-18831987-alfabetico-cronologico-topografico-tipo/UBO0387033 (consultato il  30/06/2022)
Elena Romagnoli, Vera Zamagni, Chi raccoglie, semina. Nascita e sviluppo del Centro Italiano di Documentazione sulla Cooperazione e l'Economia Sociale, Bologna, Clueb, 2019
https://sol.unibo.it/SebinaOpac/resource/chi-raccoglie-semina-nascita-e-sviluppo-del-centro-italiano-di-documentazione-sulla-cooperazione-e-l/UBO5606512 (consultato il  30/06/2022)


codice interno: 1305 - 001