Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

criteri di ordinamento
Si può ragionevolmente ritenere che il carteggio amministrativo del Comune di Marzabotto, pur a fronte delle ingenti perdite subite a causa degli eventi bellici, sia stato classificato adeguando il titolario alla circolare del Ministero dell'Interno del 1° marzo 1897 "Ordinamento degli archivi dei comuni", recante le "Istruzioni per la tenuta del protocollo e dell'archivio per gli uffici comunali" ("Circolare Astengo"). 
La classificazione segue quindi, con aggiornamenti e modifiche che risalgono al 1950, e al 1961, lo schema impostato sui tre livelli della categoria, classe e fascicolo.
Categoria I. Amministrazione;
Categoria II. Opere pie e beneficenza;
Categoria III. Polizia urbana e rurale;
Categoria IV. Sanità ed igiene;
Categoria V. Finanze;
Categoria VI. Governo;
Categoria VII. Grazia, giustizia e culto;
Categoria VIII. Leva e truppe;
Categoria IX. Istruzione pubblica;
Categoria X. Lavori pubblici. Poste. Telegrafo. Telefoni;
Categoria XI. Agricoltura. Industria. Commercio;
Categoria XII. Stato civile. Censimento. Statistica;
Categoria XIII. Esteri;
Categoria XIV. Oggetti diversi;
Categoria XV. Sicurezza pubblica.
La documentazione aveva già subito un intervento di riordino ad opera di Beatrice Magni negli anni 2002-2005 che si era attestato al livello di serie. Nel corso di questo intervento il carteggio è stato riordinato e descritto analiticamente rispettandone l'articolazione, oltre che in "categorie", anche in "classi" e in "fascicoli".
L'unità di descrizione scelta è il fascicolo, corrispondente nel titolario al livello della "classe".
Il livello che nel titolario Astengo corrisponde al "fascicolo" è stato descritto nel campo "ambiti e contenuti" ogni qual volta fosse presente e identificabile nell'organizzazione originaria.
Le intitolazioni originarie sono state sempre riportate tra virgolette e gli estremi cronologici sono stati indicati con il solo riferimento all'anno. 
I fascicoli sono presentati in ordine cronologico e di classificazione: la numerazione dei fascicoli ricomincia da 1 all'interno di ogni anno per favorire l'inserimento di eventuale documentazione reperita in un secondo momento. Lo stesso spirito di prudenza ha indotto la scelta di elencare anche le camicie prive di documenti, poichè in una eventuale prosecuzione dell'intervento descrittivo potrebbe emergere la presenza di altra documentazione pertinente.

storia archivistica
Dopo le perdite dovute alle vicende belliche il Carteggio amministrativo fu depositato nel locale seminterrato della ricostruita sede municipale dove un allagamento a metà degli anni Novanta provocò seri danni a molte carte. In particolare, la documentazione relativa agli anni 1955, 1956, 1957, 1958 (cat. I), 1964, 1965, 1966 e 1969 (buste 90-120, 180-201, 233-236) ha subito gli effetti dell'allagamento: presenta  infatti macchie, muffe e alcuni fogli incollati risultano illeggibili. Questa situazione ha fatto sì che una parte del carteggio amministrativo negli anni tra il 1955 e il 1958 sia stata scartata perché irreparabilmente danneggiata. 
Nonostante un'opera di sanificazione, ancora adesso molte carte si presentano assai rovinate, con segni di macchie e di umidità che ne precludono una fruizione adeguata.
Da segnalare inoltre che negli anni 1944, 1945,1946 è stato apposto a matita, su alcuni documenti, un numero di protocollo indicante categoria e classe. Questo numero sostituisce il numero di protocollo originario o colma l'assenza di protocollazione. Fra parentesi quadre sono state inoltre poste le categorie e le classi ricostruite in sede di riordino.
Nel 2015 il carteggio amministrativo è stato trasferito nella attuale sede dell'Archivio Storico ovverosia nei locali attigui alla Biblioteca Comunale.


codice interno: 1374 - 001.008