Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

I Registri di protocollo adottati dall'amministrazione comunale di Imola dal 1898 sono conformi al modello allegato alla Circolare. Le intestazioni delle finche sono infatti:
- "numero d'ordine dell'affare" ovvero numero di protocollo;
- "data della registrazione";
- "numero antecedente";
- "data e numero delle carte in arrivo";
- "numero degli allegati";
- "provenienza" compilata con il nome del mittente o con l'indicazione "d'ufficio" quando si trattava di corrispondenza in partenza;
- "oggetto e analisi sommaria delle carte";
- "ufficio cui l'affare è assegnato" con l'indicazione, ad esempio, "Ragioneria", "Ufficio tecnico", "Segretario";
- "data e tenore del provvedimento" compilata a volte con l'annotazione della lettera di riscontro spedita;
- "numero susseguente";
- "classificazione" suddiviso in "categoria, classe, fascicolo";
- "annotazioni".
Occorre innanzi tutto rilevare che non tutte le finche sono sempre compilate: in particolare è rilevante la mancata annotazione delle classificazioni che, quando presenti, sono incomplete. Così per gli anni dal 1898 al 1922 non troviamo alcuna indicazione classificatoria; dal 1923 al 1935 troviamo esclusivamente le indicazioni relative alla categoria; nel periodo 1936-1939 si aggiunge la compilazione delle finche relative a classe e fascicolo; dal 1940 al 1954 torna ad essere compilata la finca della categoria e solo sporadicamente quelle di classe e di fascicolo (3).
Un'ulteriore osservazione riguarda l'impaginazione dei registri: poiché la distribuzione delle finche comprende sia la pagina di sinistra che quella di destra per ogni numero di protocollo, la rilegatura degli anni distribuiti in più registri crea il seguente inconveniente: per i numeri registrati sull'ultima pagina troveremo le informazioni relative alle finche da ‘numero d'ordine' a ‘oggetto delle carte' sul verso dell'ultima carta di un registro mentre le informazioni relative alle finche da ‘ufficio di assegnazione' a ‘annotazioni' sono sul recto della prima carta del registro successivo (4).
Data cronica: 1898-1900; 1902-1954.

Note
(1) Per la serie documentaria ASCI, Carteggio amministrativo 1898-1954 si veda l'apposito inventario.
(2) P. CARUCCI, "Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione", Roma, La Nuova Italia Scientifica, 1983, in particolare p. 223.
(3) La presenza o meno di indicazioni classificatorie è stata segnalata in ogni unità archivistica descritta nell'inventario.
(4) Questi casi specifici sono stati segnalati in nota alle descrizioni dei registri interessati.

storia archivistica
I registri pervennero all'Archivio storico presso la Biblioteca in momenti diversi: quelli relativi al periodo fino al 1900 furono presumibilmente versati assieme con la documentazione comunale negli anni fra il 1928 e il 1931, in esecuzione della delibera podestarile n. 843 del 31 dicembre 1927 "Assegnazione alla biblioteca comunale di documenti, di libri, di un busto in gesso del dott. Alberghetti e di tutti gli atti comunali fino al 1898" (1). Presso la Biblioteca fu compiuto un primo intervento di riordino (2) e la serie venne compresa nell'Inventario dell'Archivio storico comunale di Imola (1084-1900) curato da Romeo Galli nel 1933, con il titolo "Protocollo (1797 - 1900)" (sub 42).
Anche per i registri relativi al periodo 1902-1929 possiamo solo supporre - in mancanza di informazioni specifiche (3) - che siano stati versati all'Archivio storico presso la Biblioteca insieme con la documentazione del Carteggio amministrativo degli stessi anni, che aveva subito pesanti conseguenze per l'incendio divampato in alcuni locali del Municipio il 3 febbraio 1946 (4). Per quanto riguarda, invece, il registri del periodo 1930-1955 sono esplicitamente elencati nella lettera che accompagnava il versamento del Carteggio amministrativo dal 1936 al 1955 (5).
Anche la serie dei Registri di protocollo, come quella del Carteggio amministrativo, subì rilevanti danni a causa dell'incendio che il 3 febbraio 1946 scoppiò nel palazzo municipale. Conscia dell'importanza di questo tipo di documentazione l'Amministrazione comunale ha effettuato una campagna di restauro, che ha interessato i registri relativi agli anni dal 1902 al 1929 e 1931. Pur se restaurati i registri degli anni 1926 e 1927 sono quelli che presentano maggiori lacune dovute ai danni subiti per l'incendio.

Note
(1) A seguito degli accordi che successivamente intercorsero fra il bibliotecario Romeo Galli e la Segreteria deel Comune il versamento interessò la documentazione fino al 1900. Cfr. lettera di R. Galli al Podestà 1928 agosto 31: "... avendo fissato con l'ufficio di Segreteria, e con l'assenso di V.S., di trasferire qui l'archivio a tutto il 1900 e non soltanto al 1870 com'era stato progettato ...", Bim, ABCI, Copialettere, 1928; il verbale della seduta della Commissione consultiva della biblioteca 1928 novembre 22, oggetto n. 6 "... stante il trasferimento, qui, dell'archivio del Comune e degli archivi speciali dipendenti dallo stesso fino all'anno 1900 ...", Bim, ABCI, Verbali della Commissione consultiva, 1928; lettera di R. Galli al Podestà, 1931 febbraio 25: "Quanto alla raccomandazione fatta circa il deposito degli atti dell'Archivio costituito presso la Biblioteca propongo venga redatto un verbale di trapasso (...) e mentre mi riprometto di dare corso al ritiro completo degli atti, che ancora si trovano nella vecchia sala dell'Archivio, (...)", Bim, ABCI, Copialettere, 1931. Il podestà Annibale Ginnasi prese atto della situazione e la sancì con la propria deliberazione n. 234 dell'8 giugno 1931 "Deposito nell'Archivio storico, istituito presso la Biblioteca comunale, di atti dell'Archivio comunale", Bim, ASCI, Deliberazioni del Podestà, 1931.
(2) Cfr. "Biblioteca Comunale di Imola. Relazione della direzione all'onor. signor Podestà per l'anno 1932", Imola, 1933, pp. 20-21.
(3) Le uniche informazioni che sono state al momento reperite in merito al versamento della documentazione comunale dal 1900 al 1935 sono desunte: dal testo di una deliberazione di Giunta del 14 febbraio 1946 "il carteggio che è stato salvato dall'incendio venga passato alla Biblioteca comunale, ove, previa opportuna cernita, sarà collocato nell'Archivio storico" (Bim, ASCI, Deliberazioni di Giunta, 1946, n. 288) e da una relazione sull'attività svolta durante l'anno 1955 trasmessa dal direttore della Biblioteca al Sindaco datata 1956 maggio 21"[per l'Archivio del Comune dal 1900 in poi], pervenuto incendiato a questo Istituto, si è provveduto a sistemare i protocolli, mentre le carte, quasi completamente distrutte dall'incendio, si trovano entro casse (...)" (Bim, ABCI, Corrispondenza, 1956, b. n. 35, pos. 2, n. prot. 333. Sull'argomento si vedano anche due lettere successive, egualmente indirizzate dal direttore della Biblioteca al Sindaco: nella prima (5 dicembre 1960, Bim, ABCI, Corrispondenza, 1960, pos. 12, n. prot. 819) si ribadisce la mancanza di ordinamento degli "atti dal 1901 (...) ad eccezione dei protocolli, che, per quanto intaccati ai bordi dalle fiamme, hanno potuto essere salvati e conseguentemente ordinati dal 1902 al 1929"; nella seconda (23 giugno 1961, Bim, ABCI, Corrispondenza, 1961, pos. 12, n. prot. 496) si riferisce l'esito di una ispezione del Soprintendente archivistico il quale "constatato che i protocolli, essendo ancora leggibili, sono stati depositati nell'Archivio storico del Comune, ha ritenuto che le carte sciolte non debbano essere inviate al macero, in quanto in futuro potrebbero con lungo e paziente lavoro, essere, almeno parzialmente riordinate, e ne ha consigliato la conservazione in cartoni chiusi".
(4) Cfr. "L'archivio del Comune di Imola distrutto da un violento incendio", trafiletto apparso lunedì 4 febbraio 1946 sul "Giornale dell'Emilia".
(5) Cfr. la lettera al Sindaco datata 29 ottobre 1984 (Bim, ABCI, Corrispondenza, 1984, pos. 17/A, n. prot. 1048) con la quale la direzione del Biblioteca segnava la "ricevuta di n. 57 registri di protocollo (relativi agli anni 1930-1955), di n. 444 cartoni contenenti il carteggio ufficiale protocollato (relativo agli anni 1936-1955) (...) più 33 cartoni e 1 mazzo di materiale vario".

strumenti di ricerca
Archivio storico del Comune di Imola. Registri di protocollo 1897-1954. Inventario, a cura di Mirella M. Plazzi, Imola, 2000


codice interno: 212 - 001.011