Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?>
<!DOCTYPE c PUBLIC "+//ISBN 1-931666-00-8//DTD ead.dtd (Encoded Archival Description (EAD) Version 2002)//EN" "ftp://ftp.loc.gov/pub/ead/ead.dtd">
<c id="IT-ER-IBC-AS00133-0000000" level="fonds">
    <did>
        <origination encodinganalog="ISAD 2 - 1 name of creator(s)">
            <corpname authfilenumber="IT-ER-IBC-SP00001-0000061">Comune di Porretta Terme</corpname>
        </origination>
        <physdesc encodinganalog="ISAD 1 - 5 extent and medium of the unit of description">
            <extent>2687</extent>
            <genreform>fascicoli</genreform>
        </physdesc>
        <physdesc encodinganalog="ISAD 1 - 5 extent and medium of the unit of description">
            <extent>407</extent>
            <genreform>buste</genreform>
        </physdesc>
        <physdesc encodinganalog="ISAD 1 - 5 extent and medium of the unit of description">
            <extent>759</extent>
            <genreform>registri</genreform>
        </physdesc>
        <physdesc encodinganalog="ISAD 1 - 5 extent and medium of the unit of description">
            <extent>13</extent>
            <genreform>faldoni</genreform>
        </physdesc>
        <physdesc encodinganalog="ISAD 1 - 5 extent and medium of the unit of description">
            <extent>5</extent>
            <genreform>cartelle</genreform>
        </physdesc>
        <physdesc encodinganalog="ISAD 1 - 5 extent and medium of the unit of description">
            <extent>1</extent>
            <genreform>mazzo</genreform>
        </physdesc>
        <unitid countrycode="IT" encodinganalog="ISAD 1 - 1 reference code" identifier="AS00133" label="Comune di Porretta" repositorycode="ER.IBC">133 - 001</unitid>
        <unittitle encodinganalog="ISAD 1 - 2 title">Archivio storico del Comune di Porretta Terme
            <unitdate encodinganalog="ISAD 1 - 3 date(s)" normal="18060101-19651231">1806-1965</unitdate>
        </unittitle>
    </did>
    <descgrp encodinganalog="ISAD 2 context area">
        <custodhist encodinganalog="ISAD 2 - 3 archival history">
            <p>Le prime informazioni riguardanti l'archivio storico comunale di Porretta Terme si possono dedurre dal "Verbale di riconsegna degli uffici comunali da parte del segretario cessante Cav. Socrate Malisardi" del 27 agosto del 1928. Questo documento dattiloscritto di sei pagine è un rapporto da parte del segretario Malisardi sulla situazione della documentazione prodotta e conservata nei vari uffici e nell'archivio al momento della riconsegna del suo incarico nel 1928. Per ognuno di questi uffici: Ufficio di Stato Civile, Ufficio di segreteria, protocollo, archivio ecc., Ufficio del Segretario Comunale, fa una descrizione puntuale della documentazione conservata, di quella mancante e del suo stato di conservazione. In particolare, per quanto riguarda l'archivio, Malisardi afferma che "è in un vasto e bene illuminato locale del sotto tetto, contenuto in parecchie centinaia di volumi (cartoni)". Informa anche del fatto che "un cartone comprende gli atti anteriori al 1807, aventi un relativo valore storico..." che oggi purtroppo non esiste più e che "...dal 1807 al 1817 gli incarti di ciascun anno sono numerati progressivamente, dal 1818 al 1880 raccolti secondo il vecchio specchio di classificazione e dal 1881 in avanti secondo lo specchio vigente". Queste informazioni risultano assai preziose poichè ci aiutano a ricostruire almeno in parte la storia di questo archivio nel periodo ottocentesco che altrimenti oggi, in base alla documentazione a noi pervenuta, risulterebbe impossibile.
Nel corso del '900 sono stati effettuati vari interventi di scarto e bisogna attendere il 1974 per avere un inventario dell'archivio storico intitolato "Inventario degli atti archiviati" e riguardante la documentazione fino all'anno 1933.
Inoltre, risale forse agli anni '60 o '70 (non esistono riferimenti cronologici) un intervento di riordino di tutta la documentazione relativa al carteggio amministrativo antecedente il 1930. A tutti i fascicoli dal 1898 a circa il 1930 viene cancellata la classificazione del Titolario antecedente l'Astengo in uso presso il Comune di Porretta e viene apposta la classificazione secondo il Titolario dettato dalla Circolare ministeriale Astengo del 1897, unificando così tutta la documentazione della serie carteggio amministrativo secondo lo stesso titolario.
A partire dal 2003 inizia una nuova fase di riordino dell'archivio storico comunale che culmina con questo stesso intervento di inventariazione promosso dall'IBACN della Regione Emilia Romagna.
Nel novembre del 2003, si è proceduto ad una prima fase di riordino dell'archivio storico comunale situato presso la sede municipale: in primo luogo si è proceduto ad una ricognizione generale della documentazione dislocata in varie sedi; il materiale documentario è poi stato organizzato nelle diverse ripartizioni (archivi aggregati, partizioni, serie e sottoserie) corrispondenti alle attività degli uffici produttori di carte, è stato redatto un inventario topografico ed infine è stata realizzata un'operazione di scarto.
Con l'apertura del nuovo centro documentario B.A.M. (Biblioteca Archivio Museo) di Porretta Terme, situato all'interno dell'antico Carcere Mandamentale, avvenuta nel settembre 2004, l'archivio storico comunale è stato dislocato in questa nuova sede rispettando l'ordine predisposto dal precedente riordinamento.
Nel settembre del 2005 si è proceduto alla schedatura informatizzata, realizzata avvalendosi del software "Sesamo", e alla redazione del relativo inventario cartaceo.</p>
        </custodhist>
    </descgrp>
    <descgrp encodinganalog="ISAD 3 content and structure area">
        <scopecontent encodinganalog="ISAD 3 - 1 scope and content">
            <p>L'archivio storico comunale di Porretta Terme consta di 4528 unità archivistiche in totale se comprende la documentazione dell'ente comunale e dei suoi 8 aggregati. L'archivio del Comune presenta documentazione a partire dall'inizio dell'800.
Del materiale archivistico comunale esiste già un elenco di consistenza risalente al 1974, intitolato "Inventario degli atti archiviati" e riguardante la documentazione fino all'anno 1933.
Come limite cronologico della presente operazione di inventariazione è stato scelto il 1965 (pur con alcune necessarie dilatazioni), mentre per quanto riguarda gli archivi aggregati, questi sono stati inventariati completamente poichè considerati fondi chiusi e non suscettibili di ulteriori incrementi.
Per quanto riguarda gli estremi cronologici, il contenuto, la consistenza ed eventuali annotazioni delle singole partizioni e delle serie si è dato conto nel contenuto delle rispettive schede descrittive.</p>
        </scopecontent>
    </descgrp>
    <descgrp encodinganalog="ISAD 4 conditions of access and use area">
        <phystech encodinganalog="ISAD 4 - 4 physical characteristics and technical requirements">
            <note>
                <p>la documentazione è stata trovata complessivamente in uno stato di conservazione abbastanza soddisfacente (nei casi in cui il materiale sia risultato danneggiato lo si è segnalato di volta in volta in inventario nello spazio dei "danni" o nelle introduzioni alle singole serie). per questo motivo è stato possibile risistemare la maggior parte del materiale archivistico relativo all'archivio comunale e ai suoi aggregati nei contenitori originali: laddove ciò non sia stato possibile, esso è stato opportunamente ricondizionato.</p>
            </note>
        </phystech>
    </descgrp>
    <controlaccess>
        <corpname id="4311">Porretta Terme, archivio comunale</corpname>
        <corpname id="6560">Porretta Terme, Ufficio di Stato Civile</corpname>
        <corpname id="7297">Porretta Terme, Ufficio di Segreteria</corpname>
        <corpname id="7299">Porretta Terme, Ufficio Protocollo</corpname>
        <corpname id="7301">Porretta Terme, Ufficio del Segretario Comunale</corpname>
        <corpname id="7303">Bologna, Istituto dei Beni Artistici Culturali Naturali della Regione Emilia Romagna IBACN</corpname>
        <corpname id="7305">Porretta Terme, B.A.M. (Biblioteca Archivio Museo)</corpname>
        <geogname id="4233">Porretta Terme, carcere mandamentale</geogname>
        <persname id="4313">Malisardi Socrate</persname>
    </controlaccess>
</c>