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IBC - Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Emilia-Romagna

IBC - Gli archivi in Emilia-Romagna


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Obiettivi

Fiera del libro per ragazzi, Bologna, 1972: Mitsumasa Anno, Zwergenspuk, Zürich, Atlantis Kinderbücher, 1972, tratto dalla rivista "IBC", XV, 2007, 3, versione on line Lo sviluppo del portale IBC archivi rientra tra gli obiettivi più generali dell'Istituto per i beni culturali della Regione Emilia-Romagna al fine di:

• dotare anche gli archivi storici, come già le biblioteche e i musei presenti sul territorio regionale, di una piattaforma informatica per la creazione e gestione di descrizioni archivistiche e per la loro pubblicazione on line, così da accrescere presso gli utenti la conoscenza del patrimonio storico archivistico, le sue condizioni di accesso e i relativi istituti di conservazione;

• garantire l'interoperabilità con altri sistemi informativi delle basi dati archivistiche prodotte a partire dagli ultimi anni dall'Istituto per i beni culturali, favorendo dunque la loro consultabilità anche nel contesto di risorse informative presenti sul web in riferimento ad altre tipologie di beni culturali;

• consolidare il sistema regionale dei servizi e delle infrastrutture a disposizione della collettività territoriale e dei suoi diversi attori pubblici e privati, anche al di fuori degli interventi programmati direttamente dall'Istituto per i beni culturali in ambito archivistico.
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IBC archivi è l'infrastruttura che supporta gli interventi sugli archivi storici - in particolare l'inventariazione di fondi archivistici avviata da oltre vent'anni e il censimento annuale degli enti conservatori iniziato nel 2004 - realizzati sul territorio regionale dal servizio di Soprintendenza per i beni librari e documentari dell'Istituto per i beni culturali, nell'ambito dei compiti attribuitigli dalla normativa regionale.IBC archivi si propone tuttavia anche come piattaforma informatica per la creazione, gestione e pubblicazione in rete di dati archivistici prodotti al di fuori della programmazione regionale, dunque nell'ambito di iniziative promosse da altri soggetti sia pubblici che privati, purchè coerenti con le finalità culturali del portale e a condizione di essere dotate dei necessari requisiti tecnico-scientifici. L'obiettivo è dunque quello di utilizzare IBC archivi come infrastruttura che sul piano tecnologico supporti, all'interno della comunità regionale, occasioni di collaborazione, opportunità per la circolazione di strumenti e conoscenze tecniche e per la disseminazione di informazioni, in una logica di sistema tra attori pubblici e privati.

Caratteristiche tecniche

Fiera del libro per ragazzi, Bologna, 1964: Vladimir Fuka, Jiri Kolar, Oldrich Hlavsa, Al settimo cielo [Vsedemén Nebi], Praha-Milano, SNDK- La Pietra, 1965, tratta dalla rivista "IBC", XV, 2007, 3, versione on line IBC archivi si avvale di un'infrastruttura informatica sviluppata interamente per il web e orientata alle tecnologie JAVA-XML: un sistema completo di content management per archivi e documenti multimediali, che gestisce sia le operazioni di back office (inserimento e modifica dei dati) che la pubblicazione on line dei contenuti. Il sistema si compone di due piattaforme: xDamsTM realizzata dalla Regesta.exe per la gestione e accesso ai dati e ai documenti digitali ed Extraway® XML Engine realizzata dalla 3D Informatica come strumento d''information retrieval XML.
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L'infrastruttura informatica scelta per la realizzazione di IBC archivi è stata sviluppata secondo una logica tesa a facilitare lo scambio di dati e l'interoperabilità da e verso altri sistemi informativi o collezioni digitali presenti in rete. Infatti il sistema supporta:• lo standard internazionale di conservazione fisica e comunicazione dei dati XML (eXtensible markup language). I dati presenti in IBC archivi sono infatti conservati in file nativi XML, dunque in un formato aperto che conferisce ai dati stessi una notevole portabilità, rendendoli indipendenti dalle specifiche applicazioni software e hardware con cui gli stessi sono stati prodotti. Nel portale è così possibile accogliere file XML provenienti da altri sistemi informativi o viceversa esportare informazioni in formato XML. Inoltre tramite una libreria di filtri di cui è provvista Extraway il sistema permette di trasformare file di differenti formati nativi nel formato XML, agevolando in questo modo operazioni d'importazione di dati prodotti con applicativi esterni al portale;• il protocollo OAI-PMH (Open archives initiative - protocol for metadata harvesting) seconda versione, ideato per la disseminazione delle informazioni. Il protocollo prevede che un primo sistema informativo come data provider esponga in apposite repository i propri dati destinati alla condivisione, da cui un secondo sistema informativo come service provider effettua l'harvesting (la "cattura") dei dati medesimi, in modo da offire su di essi servizi a valore aggiunto quali la ricerca unificata su più archivi. L'adozione dell'OAI-PMH, che prevede il Dublin core come formato minimo indispensabile per i metadati descrittivi, consente ad IBC archivi di mettere a disposizione il proprio patrimonio dati in favore di sistemi informativi e collezioni digitali di diversa natura, non solo archivistica. Infatti a regime alcune informazioni - quelle di natura meno specifica - saranno "catturate" dal portale Cultura Italia e saranno allora ricercabili e consultabili per gli utenti anche in quel contesto più generale;• il protocollo di comunicazione Z39.50, che è uno standard ISO (International organization for standardization) e ANSI/NISO (American standards national institute e National information standards organization), mantenuto dalla Library of Congress. Il protocollo è utilizzato per consentire la ricerca e il recupero delle informazioni, soprattutto in riferimento a basi dati di natura bibliografica (gli opac). La sua adozione da parte di IBC archivi consentirà ai dati presenti nel portale di essere eventualmente interrogabili per gli utenti anche a partire da contesti informativi più generali, quali i metaopac;• lo standard di marcatura EAD (Encoded archival description) seconda versione. Si tratta di una document type definition (DTD) XML, elaborata dal Network development and MARC standards office della Library of Congress, in collaborazione con la Society of american archivists, per la marcatura dei metadati descrittivi relativi agli strumenti di ricerca prodotti per gli archivi storici. Lo standard rappresenta l'esplicitazione in formato XML del General international standard of archival description (ISAD (G)). Tramite la sua adozione IBC archivi è in grado di scambiare i propri dati con sistemi informativi o collezioni digitali di natura archivista presenti in rete e che supportino il medesimo standard di marcatura;• la seconda edizione degli standard descrittivi ISAD (G) (General international standard archival description) e ISAAR (CPF) (International standard archival authority records for corporate bodies, persons and families), elaborati dall'ICA (International council on archives) per strutturare rispettivamente le descrizioni archivistiche e quelle dei soggetti produttori d'archivio. L'adozione di tali standard consente alle informazioni presenti in IBC archivi di essere organizzate secondo un tracciato descrittivo specifico per l'ambito archivistico e condiviso dalla comunità archivistica nazionale e internazionale.

Le basi dati

IBC archivi integra in un contesto unitario e organico informazioni di diversa provenienza attinenti agli archivi e ai rispettivi soggetti produttori e conservatori:


• dati prodotti direttamente con la piattaforma xDamsTM;
• dati importati dalla piattaforma CAStER;
• dati importati da database gestiti con software Sesamo.
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xDamsTM è la piattaforma scelta da IBC per gli interventi di inventariazione di archivi storici che saranno effettuati sui propri piani bibliotecari; utilizza il canale web per l'accesso e l'interazione con i dati e dispone di diversi profili di utenza (gestore, archivista, lettore), che permettono di utilizzare lo strumento dapprima in modalità back office e di scegliere il momento più opportuno per la pubblicazione nel portale IBC archivi di un set di dati appositamente selezionati.Il tracciato della scheda, con l'adozione dei modelli dati EAD ed EAC, segue fedelmente le indicazioni provenienti dagli standard internazionali ISAD e ISAAR, facilitando così il lavoro dell'archivista nella compilazione dei singoli campi. Gli elementi EAD sono quindi suddivisi secondo le aree ISAD:- area dell'identificazione- area delle informazioni sul contesto- area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura- area delle informazioni relative alle condizioni di accesso e di utilizzazione- area delle informazioni relative a documentazione collegata- area delle note- area di controllo della descrizione.Per quanto concerne lo standard ISAAR, realizzato per elaborare record di autorità archivistici atti a descrivere entità coinvolte nella produzione e conservazione degli archivi, gli elementi previsti sono raggruppabili in:- area dell'identificazione- area della descrizione- area delle relazioni- area del controllo.La scheda di inserimento dati proposta da Regesta.exe è stata personalizzata da IBC in relazione a:- ordine di presentazione dei campi nel tracciato;- possibilità di dettagliare determinate informazioni, anche attraverso la segmentazione e/o la ripetibilità dei campi;- compilazione dell'elenco dei lemmi da inserire nelle liste di valori previste in alcuni campi;- inserimento di alcuni campi "di servizio" che si ritengono utili per l'abituale metodologia operativa degli archivisti;- individuazione di alcune chiavi di ordinamento giudicate prioritarie e predisposizione dell'apposito automatismo di applicazione. La visualizzazione dei dati inseriti è proposta in tre modalità: la struttura gerarchica (albero); la scheda breve, contenente i dati identificativi dell'unità selezionata; la scheda completa, dalla quale si possono recepire i dati più analitici. Completa l'elenco dei servizi offerti la possibilità di stampare le schedeCAStER (Censimento archivi storici Emilia-Romagna) è un'applicazione web server che utilizza come database management system PostgreSQL. La piattaforma, realizzata dall'Istituto per i beni culturali in collaborazione con Data Management, è finalizzata alla rilevazione analitica, con cadenza annuale, dei servizi di conservazione archivistica attivi presso i comuni e le province della regione. I dati raccolti fanno riferimento: alle anagrafiche dei soggetti conservatori, alla loro struttura organizzativa e alla loro storia come detentori di servizi di conservazione archivistica, alla loro dotazione infrastrutturale - in termini di sedi e relative attività di manutenzione, locali destinati alla conservazione, impiantistica e strumentazione di controllo, attrezzatture - alla loro dotazione di personale con individuazione delle funzioni svolte e delle competenze professionali possedute, al loro patrimonio - in termini di descrizioni dei complessi archivistici che lo compongono, interventi avviati sugli stessi, procedure seguite per la loro conservazione, strumenti di ricerca esistenti per la loro consultazione - e ai servizi resi al pubblico con indicatori statistici che misurano l'accesso alla documentazione da parte degli utenti.Le caratteristiche di applicazione web server consentono a CAStER di essere utilizzato come strumento per una rilevazione "partecipata": ogni comune e provincia provvede infatti all'aggiornamento annuale delle informazioni attinenti ai propri servizi di conservazione, alimentando così il database comune.Periodicamente una parte dei dati elaborati con la piattaforma sono estratti dal database e riconfigurati in un file con formato XML, attraverso cui i dati stessi sono importati in IBC archivi. Nel portale le informazioni di provenienza CAStER alimentano le descrizioni relative ai soggetti conservatori e quelle riguardanti gli archivi.Con la L.R. 18 / 2000 "Norme in materia di biblioteche, archivi storici, musei e beni culturali" - e prima ancora con la L.R. 42 / 1983 - la Soprintendenza per i beni librari e documentari, servizio dell'Istituto per i beni culturali, ha realizzato diversi interventi su archivi storici di enti locali o di interesse locale. Sono molto cambiati nel corso del tempo gli strumenti di ricerca che scaturivano da quegli interventi di riordino e inventariazione: se negli anni '80 venivano predisposte delle schedature su supporto cartaceo, negli anni '90 si è verificata una più ampia diffusione di strumenti informatici e si è assistito ad una proliferazione di inventari redatti con videoscritture e, successivamente, con software appositi. In particolare si è diffuso da metà degli anni '90 il software Sesamo, realizzato dalla Regione Lombardia e distribuito dal 2003 nella sua nuova versione con la collaborazione delle soprintendenze archivistiche statali. L'evoluzione degli strumenti è stata stimolata dalla lenta ma incessante applicazione degli standard internazionali di descrizione archivistica ISAD e ISAAR. Attualmente l'Istituto per i beni culturali ha a disposizione l'inventario in formato elettronico di oltre 200 complessi archivistici, dei quali circa il 90% prodotti con Sesamo. La scelta di rendere consultabili on line anche questi strumenti ha determinato la necessità di pianificare una loro progressiva importazione in IBC archivi. Pertanto è stato effettuato un mapping tra il tracciato di Sesamo e gli elementi dello standard di marcatura EAD, per giungere alla creazione di un file XML attraverso il quale avviare la migrazione dei dati. Per gli inventari elaborati esclusivamente con un software di videoscrittura si è optato invece per la pubblicazione del file in formato PDF e non sono quindi ricercabili congiuntamente agli altri dati pubblicati nel portale. Occorre ricordare che le basi dati sono state predisposte in epoche e da autori diversi, per cui si potranno cogliere difformità fra l'una e l'altra e, in quelli più recenti, un progressiva aderenza agli standard di descrizione archivistica, che proprio in quegli anni erano in elaborazione.