Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

L'archivio della Comunità di Bertinoro si presenta organizzato, come gli altri archivi comunitativi dello Stato pontificio, secondo le prescrizioni della Sacra Congregazione del Buon Governo. Secondo una normativa del 1630 stabilita da papa Urbano VIII (1623-1641), le " Comunità dovevano tenere i seguenti libri:
1.- Libro delli Consigli: "vi si scrivevano tutti i Consegli, tanto generali, quanto dei Trenta";
2.- Registri di lettere: "vi si copino tutte le lettere che si scriveranno alla S. Congregazione, eminentissimi padroni, padre abbate, cellerario e agente in Roma e vi si registrino le patenti ai vicari, medici, mastri di scola, bargelli e simili";
3.- Libro delle sententie, e sindicati: vi si registrino "giorno, mese ed anno che li massari piglieranno li giuramenti di bene amministrare…" e le "petizioni e amministrazioni e saldi di ciascuno e sentenze";
4.- Libro d'istrumenti: per registrarvi tutti gli istrumenti degli affitti, vendite e locazioni dei beni della Comunità, e condizioni, proventi, ecc.: in genere tutti gli istrumenti interessanti l'amministrazione comunale;
5.- Libro delle ricordanze: "i massari pro tempore vi noteranno le cose principali, e in particolare per lasciar memoria ai loro successori delle cose incominciate";
6.- Libro delle ricevute: "Vi si descrivano i denari che si pagano dalla Comunità"
In seguito, le prescrizioni per la tenuta degli archivi furono riprese al tempo di papa Innocenzo XIII (1721-1724), dal cardinale Giuseppe Renato Imperiali, in data 4 ottobre 1722, con gli "Ordini da osservarsi dalli Segretari e Cancellieri delle Comunità", ove si leggono altre norme relative alla tenuta delle scritture e degli archivi:
"14. Dovrà annualmente o il detto segretario, o il computista, a chi loro incombe formare due libri dell'entrate tanto de' proventi, quanto delle collette, e d'ogn'altro assegnamento, che maturi a favore della Comunità distintamente, e capo per capo; quali due libri corrispondono l'uno all'altro in ogni partita, da consegnarsene uno al depositario, o camerlengo, e da ritenersi l'altro in cancelleria, o computisteria della Comunità". Quest'ultimo doveva servire per il riscontro con l'amministrazione del depositario e vi doveva essere apposto il saldo della sua gestione annuale; "ed in atto di detto saldo dovrà esso camerlengo lasciare in mano del segretario, o cancelliere le ricevute finali de'pagamenti camerali, frutti de'monti, salariati, ed ogni altro pagamento, che avrà fatto in esecuzione della tabella, o per ordini, e mandati dell'offiziale, e magistrati, purché non siano contrari a detta tabella.
15. E di dette ricevute dovrà farne un mazzo, ovvero infilzarle colla nota dell'anno, per metterle, e conservarle nell'archivio della Comunità, o pure in un armario serrato a chiave nella cancelleria…
18. Avrà un libro intitolato Registro di lettere, nel quale saranno registrate tutte le lettere, che si scrivono a nome, e per interesse, e negozi della Comunità a'signori superiori, all'agente, e qualsivoglia altro, con annotarvi il giorno, il mese, e l'anno, che si scrivono, e di mano che verranno le risposte, o spedizioni de'negozi, noterà nel margine di detto registro "Vedi la risposta, e la relazione in filza ecc…
19. Terrà due o più filze ogni anno, in una per infilzare le lettere de' signori superiori, e nell'altra quelle dell'agente, nella terza quelle de'particolari, facendovi sopra la coperta di cartone colla sua iscrizione distinta dell'anno, e di chi siano le lettere, finito che sarà l'anno riportare dette filze nell'archivio della Comunità, o vero in un armario serrato a chiave, rinnovando ogni anno dette filze.
20. Se il segretario, o cancelliere sarà notaro approvato, dovrà rogarsi di tutti gli appalti e contratti di qualsivoglia sorte spettanti alla Comunità, e tra quindici giorni almeno stendere, e portare al netto colle solite clausole l'istromento, ed in fine di ciaschedun'anno farne suo protocollo legato con il repertorio, e metterlo nell'archivio particolare della Comunità, o vero in un armario serrato a chiave, sotto le pene contenute ne' bandi di monsignor Prefetto degli Archivj, ed altro ad arbitri della Sagra Congregazione de Bono Regimine.
22. Se il segretario non sarà notaro, dovrà tenere un libro, nel quale noterà il giorno, mese, ed anno di ciaschedun'istromento concernente all'interesse della Comunità con il nome del notaro, che se ne rogò, chi sono i contraenti, e che cosa contiene in sostanza detto istromento.
23. E perché non tutte le Comunità hanno l'archivio particolare, è perciò necessario, che ciascheduna abbia almeno un armario, o cassa da conservare le suddette scritture, ed in detto armario, o cassa dovranno esservi tre chiavi, una delle quali terrà l'offiziale del luogo, La seconda i priori, o magistrato, la terza il segretario, o cancelliere".


codice interno: 030 - 001.001