Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Nonostante la maggior parte dei fascicoli contenga documentazione protocollata, nella serie è presente materiale non appartenente esclusivamente al carteggio come, per esempio, prospetti finanziari (imposte di consumo e tasse), progetti tecnici e appalti di gara per lavori pubblici, elenchi di alunni delle scuole, registri di liste di leva, ecc..

criteri di ordinamento
La serie e' organizzata secondo il titolario Astengo.
Secondo questa circolare ogni Comune era tenuto ad assegnare ai singoli documenti una categoria di riferimento e a registrarlo nel protocollo della corrispondenza.
L'archivio del comune di Sorbolo presenta le seguenti categorie:

 I. Amministrazione
II. Opere pie e beneficenza
III. Polizia urbana e rurale
IV. Sanità e igiene
V. Finanze
VI. Governo
VII. Grazia, giustizia e culto
VIII. Leva e truppe
 IX. Istruzione pubblica
 X. Lavori pubblici, poste, telegrafi, telefoni
XI. Agricoltura, industria e commercio
XII. Stato civile, censimento, statistica
XIII. Esteri
XIV. Oggetti diversi
XV. Sicurezza pubblica

Nel corso del tempo, tuttavia, alcune categorie sono state modificate per specifiche necessita' dell'amministrazione comunale, come ad esempio durante l'epoca fascista.
All'interno del registro di protocollo n. 639bis del 1933 è stata infatti rinvenuta la "tabella per la classificazione degli atti d'ufficio" predisposta sulla stessa circolare Astengo, ma ampiamente modificata:

I. Amministrazione
II. Opere pie, assistenza e beneficenza pubblica
III. Polizia urbana e rurale
IV. Sanità ed igiene
V. Finanze - sezione A: Patrimonio ed esercizio finanziario del Comune
        - sezione B: Diritti, imposte e tasse proprie del Comune - Aziende speciali
        - sezione C: Imposte, tasse e servizi finanziari dello Stato ed altri Enti corporativi
VI. Governo e relazioni col Partito nazionale fascista - Legislazione sociale
VII. Grazia, giustizia e culto
VIII. Corpi armati per la difesa Nazionale - reduci
IX. Educazione nazionale - Fisica, intellettuale e fascista
X. Lavori pubblici
XI. Agricoltura, industria e commercio
XII. Stato civile, censimento, statistica
XIII. Emigrazione ed immigrazione
XIV. Sicurezza ed incolumità pubblica
XV. Oggetti diversi.

I fascicoli sono stati inventariati in ordine cronologico all'interno di ciascuna sottoserie.
Una parte di documentazione è stata trovata collocata in titoli non pertinenti. In questi caso si è deciso di ricollocare le carte nelle categorie a loro attinenti solo quando si è riusciti a individuare errori palesi o loro spostamenti dovuti a consultazione ed erronea collocazione fisica. Dove, invece, ci si è resi conto che questo dipendeva da un'interpretazione non precisa del titolario da parte degli addetti all'ufficio di protocollo, non è stata apportata alcuna modifica, ma si è segnalato l'anomalia nella relativa scheda descrittiva.

storia archivistica
La documentazione afferente al carteggio è stato organizzata secondo due criteri archivistici differenti: fino al 1950 le carte sono state collocate nelle categorie che si susseguono in serie "aperta", mentre dal 1951 in poi il materiale è conservato seguendo l'ordinamento annuale, ovvero collocato all'interno di buste ordinate per serie "chiusa".
Questo secondo periodo corrisponde alla parte che Curati aveva considerato e inventariato come documentazione di "deposito", dove la numerazione di buste e registri riparte dal n. 1 e arriva al n. 223.
Per evitare l'ambiguità data dall'uguale numerazione delle buste del carteggio, si è pensato di distinguere i contenitori collocati in serie chiusa aggiungendo al loro numero, nel campo della segnatura, la lettera "D", riferendosi così alla sezione "deposito" che aveva ipotizzato Curati.


codice interno: 0062 - 001.020