Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

criteri di ordinamento
L'archivio è stato riordinato secondo i principi del metodo storico, ma mantenendo l'organizzazione precedente quando ormai storicizzata e non più riconducibile con certezza alla situazione originale. La segnatura riportata equivale al numero dell'unità archivistica, come precedentemente apposto nel riordino Curati. Es.: 768/2 equivale a busta 768, fascicolo 2. I numeri con a fianco la lettera "D", sono una ripetizione di numeri già presenti per la descrizione dell'Archivio Storico e corrispondono a quelli attribuiti da Curati nel suo inventario dell'Archivio di deposito.

Si rinvia per i criteri di riordino precedenti alla storia archivistica del fondo, e, per le eccezioni al metodo storico adottate, alle schede delle specifiche serie od unità.

storia archivistica
In una lettera della Soprintendenza Archivistica per l'Emilia Romagna del 3 luglio 1958 troviamo un riferimento in oggetto ad una "ispezione all'archivio comunale", e nel testo ad una nota indirizzata al comune (28 giugno) dalla direzione dell'Archivio di Stato di Parma. La lettera raccomanda di attenersi quanto consigliato nella nota, cioè di dare seguito alle proposte fatte dall'inviato della Direzione durante l'ispezione. In sintesi si trattava di: "sollecitare la fine dei lavori, onde poter provvedere alla sistemazione dell'ingente materiale archivistico"; costituire la sezione di Archivio Storico per tutti gli atti anteriori al 1870, di stenderne una guida (si allegava un esempio) che indicasse contenuto ed ubicazione dei singoli pezzi; di attenersi, per gli scarti futuri, alle norme vigenti. Si segnalava inoltre che, per quanto riguardava alcuni gruppi di atti "già ottimamente sistemati" (stato civile, mappe e registri catastali) non dovevano essere fatti spostamenti, ma andava indicato sul dorso il "numero di catena", come risultante dall'inventario. Tutti gli altri atti andavano invece spostati nel locale di deposito.
Da una deliberazione della Giunta Municipale del 25 settembre 1958 (oggetto: "Ispezione all'archivio comunale = sistemazione") abbiamo conferma che, in seguito alla visita ed alle raccomandazioni dell'Archivio di Stato di Parma, si stabilì di costituire la sezione di Archivio Storico sistemando gli atti anteriori al 1870. Per tale lavoro, comprensivo degli "elenchi-inventario", da svolgersi fuori dalle ore d'ufficio, la Giunta incaricò la dattilografa Diva Mora, addetta all'archivio-protocollo, coadiuvata dal portiere Pietro Albertini, per un compenso forfettario di 15.000 lire ognuno.
Lo schema suggerito dall'Archivio di Stato di Parma, a cui i dipendenti comunali si sarebbero dovuti uniformare, implementandolo quando necessario, constava di 11 serie numerate con numeri romani: I Carteggio amministrativo; II Conti e mandati; III Catasto; IV Sanità; V Polizia e Buongoverno; VI Stato civile e popolazione; VII Guardia nazionale e militare; VIII Pubblica istruzione; IX Protocolli e copialettere; X Delibere; XI Diverse. Per ogni serie doveva essere data "descrizione e contenuto" (cioè un elenco delle sottoserie, con una sigla che indicasse la tipologia delle unità che la costituivano); per ogni sottoserie, i numeri di corda ("di catena") e gli anni.
L'inventario compilato dalla protocollista, sette pagine dattiloscritte che rispettavano pedissequamente la traccia indicata, datate 20 novembre 1958, descriveva ben 152 sottoserie, delle quali, 59 per il solo carteggio amministrativo (queste non corrispondevano alle categorie, e includevano i fondi dei cavi idraulici e tre voci "Corrispondenza"). All'inventario seguiva una nota dal titolo "Ubicazione del carteggio", che chiariva come il locale di deposito della sezione "Archivio Storico", comprendente tutti gli atti precedenti al 1870, numerati come da elenco, fosse situato al 2° piano (soffittato) del Municipio, mentre le mappe catastali della serie III si trovavano al I° piano, nel "mobile apposito dell'archivio corrente". Gli atti di Stato Civile (serie VI) si trovavano invece nell'ufficio di Stato civile.
E' del 21 novembre 1958 la lettera con cui, in risposta ad un sollecito del 28 giugno dello stesso anno, il sindaco comunicava alla Soprintendenza Archivistica di Bologna, ed alla Direzione dell'Archivio di Stato di Parma la costituzione della sezione "Archivio storico" dell'archivio comunale di Sorbolo. Con la stessa lettera veniva inviata copia della guida-inventario degli atti.
L'inventario era ben riuscito, al punto che la Soprintendenza invio un ringraziamento per la comunicazione dell'avvenuta istituzione della sezione separata e si complimentò per la "precisione" dell'inventario sommario (lettera del 24 novembre 1958)
La ricerca di materiale relativo all'Unità era già iniziata nella seconda metà del 1958, come desumiamo da una lettera del comune alla soprintendenza, datata 27 novembre 1958, relativa ai primi risultati delle ricerche effettuate sull'archivio storico, che risulta quindi ordinato e consultabile.
Da una lettera della Soprintendenza del 14 gennaio 1959, sappiamo che era stata effettivamente inviata copia dell'inventario dell'archivio storico, e che le norme antincendio venivano rispettate dal comune.
In occasione delle celebrazioni per il centenario dell'Unità d'Italia (1859), in seguito ad una comunicazione del 11 febbraio 1959 che richiedeva lumi sul materiale reperibile su tale argomento nell'archivio comunale, in una lettera del 14 febbraio 1959 alla Soprintendenza Archivistica per l'Emilia Romagna , il sindaco comunicò di aver già fatto esaminare serie di carteggio "conservate nell'archivio storico", dando quindi un elenco di serie che venivano indicate in numeri romani (es.: "serie VIII, n. 348: contiene elenchi e ruoli matricola Guardia Nazionale"). Nella comunicazione della soprintendenza, infatti, la serie I era il "carteggio amministrativo", poi suddiviso per categorie, la serie VIII era "Guardia Nazionale e Militare".
In una lettera del 30 novembre 1959 alla Soprintendenza Archivistica per l'Emilia, il sindaco di Sorbolo dichiarava che "risultano conservati soltanto atti di ordinaria Amministrazione".
In una lettera del 18 agosto 1960 alla Soprintendenza Archivistica per l'Emilia, il sindaco di Sorbolo "assicura che verrà provveduto alla compilazione dell'inventario relativo all'archivio di deposito, secondo le istruzioni impartite. La sezione "Archivio storico" è già stata costituita e le copie dell'inventario sono già state inviate."
In una comunicazione alla Soprintendenza Archivistica del 20 settembre 1960, il sindaco descriveva la consistenza dell'archivio in 417 unità di contenimento anteriori al 1870, e circa 2503 unità di contenimento posteriori a tale data, nel dettaglio: 1000 buste, 667 registri, 86 pacchi di registri, 750 volumi di leggi e decreti. Indicava altresì che la denominazione del comune era sempre stata la stessa, e che non si conosceva l'anno di istituzione.
Il 22 settembre 1964 la Soprintendenza scriveva ad Ettore Falconi, Direttore dell'Archivio di Stato di Parma, per inviarlo ad ispezionare l'archivio comunale di Sorbolo, allo scopo di accertare le condizioni di conservazione, la consistenza quantitativa e qualitativa degli archivi delle Istituzioni pubbliche di assistenza e beneficenza e delle Opere Pie. Tra gli enti indicati, l'Asilo Monumento.
Il 14 gennaio 1965 la Soprintendenza scriveva al comune in seguito alla visita ispettiva del prof. Ettore Falconi, compiacendosi dei provvedimenti adottati "a favore di cotesto archivio comunale". Si raccomandava inoltre di completare l'opera adeguandosi alle disposizioni del D.P.R. 30.9.1963, n. 1409, istituendo una sezione separata per gli atti anteriori all'ultimo quarantennio.
Il 21 gennaio 1965, il sindaco scriveva quindi all'Archivio di Stato del capoluogo, chiedendo indicazioni su come stabilire l'entità del lavoro da svolgere. Nel dettaglio, si richiedeva se i fascicoli potessero essere mantenuti secondo l'ordinamento corrente in 15 categorie annuali, o se dovessero essere organizzati come già fatto per l'archivio storico.
Da una lettera della Soprintendenza del 26 gennaio 1965 (oggetto: "Archivio comunale - Inventario atti 1870-1924"), contenente un riferimento ad una precedente nota del 21 gennaio, sappiamo che per l'inventariazione del carteggio (XV categorie) si poté mantenere l'ordinamento in uso; mentre per le altre serie, ognuna avrebbe dovuto essere internamente ordinata cronologicamente, e provvista di una numerazione progressiva. Venivano infatti indicate come "serie aperte", e si sosteneva che "non appare più legittimo il criterio seguito per il materiale anteriore al 1870, munito di una numerazione unica generale d'archivio". Mantenendo però fermo quel criterio per il vecchio inventario, per il nuovo il termine del 1924 sarebbe stato aggiornato regolarmente come da legge archivistica, cioè aggiungendo la documentazione anteriore ai 40 anni.
Il comune comunicava alla Soprintendenza, con lettera del 16 settembre 1965, che era stata ultimata la sistemazione degli atti dal 1870 al 1924, e che restava da redigere l'inventario. Si comunicava inoltre che, durante il lavoro, erano stati ritrovati due volumi appartenenti alla sezione già precedentemente inventariata, il catasto terreni del 1816-72 (n. 210/II) e il protocollo 1820-1821 (355/I)
La Soprintendenza scrisse al comune nuovamente il 25 gennaio 1966:il lavoro di inventariazione si era concluso con successo, e ci si congratulava per l'invio dell'inventario degli atti dal 1870 al 1924.
Da una lettera del Comando dei Vigili del Fuoco di Parma del 25 maggio 1966, veniamo a sapere che i locali dell'archivio storico nella sede comunale andavano adeguati all'uso. Si richiedeva infatti di adibire ad archivio il locale con solaio in laterizio armato nel sottotetto (il che fa sospettare che i locali adibiti ad archivio fossero più d'uno) e di installare nei locali adibiti ad archivio due estintori.
In seguito sappiamo che il riordino ed il ricondizionamento dell'archivio comunale di Sorbolo, sia per la parte storica che per quella di deposito, venne affidato a L. Curati, che concluse il lavoro nell'aprile del 1983, come sappiamo dalla prima pagina dei due inventari ("storico+sezione separata" e "deposito") ancora oggi esistenti, che comprendono la documentazione comunale dal 1766 alla fine degli anni '70. L'intervento in parte cristallizzò la situazione precedente, mantenendo la parte precedente al 1950 organizzata in serie chiusa e quella successiva in serie aperte, in parte adottò i metodi di "riconduzione forzata" dei fascicoli al carteggio amministrativo per titolario, come ad esempio per quanto riguarda i fascicoli di progetto dei lavori pubblici.
Tutti gli atti citati, con la sola eccezione degli inventari, che si trovano in duplice copia presso le sedi dell'archivio e della biblioteca comunale di Sorbolo, si trovano in Archivio Storico Comunale di Sorbolo, Carteggio Amministrativo, Cat. I Amministrazione, "1970" (b. 215).


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