Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

L'intervento di riordino ed inventariazione descrive la struttura dell'archivio a partire dalla documentazione dell'attività generale: deliberazioni della Giunta e del Consiglio comunale; protocolli della corrispondenza, carteggio amministrativo; regolamenti e atti di notorietà; documenti in materia di assistenza, sanità e igiene; documentazione dell'attività finanziaria a cui fanno capo le serie dei bilanci di previsione, giornali di cassa, libri mastri, conti consuntivi - registri, verbali di chiusura, documenti del conto consuntivo - atti contabili, registri delle fatture, inventari dei beni patrimoniali, imposte di consumo, personale, registri di riscossione; documenti delle attività produttive; documenti di stato civile, anagrafe, censimenti; documenti in materia di leva; miscellanea.

criteri di ordinamento
Al momento iniziale dell'intervento, si è provveduto ad individuare l'estensione cronologica e quantitativa della documentazione della sezione storica (150 ml. circa) separandola dagli atti degl'ultimi decenni facenti parte dell'Archivio di deposito (300 ml. circa), passibile di accrescimento in funzione dell'espletamento delle pratiche ancora il corso. L'attuale intervento di inventariazione, condotto secondo il metodo storico, rispetta la macro struttura del complesso archivistico, ne conserva cioè le partizioni seriali, inserendovi là dove si è ritenuto necessario, l'ulteriore articolazione in sottoserie.
Per quanto riguarda l'organizzazione degli atti all'interno delle singole buste è stato rilevato, che il fascicolo costituiva l'unità base; individuato spesso con l'indicazione della categoria, della classe, articolo; successivamente un nuovo sistema di ordinamento utilizzava camicie con la descrizione prestampata dell'oggetto, con l'indicazione della classe e dei fascicoli relativi.
Il criterio base cui si è ispirato l'intervento di riordinamento attuale è quello della ricostruzione dell'organizzazione originaria dell'Archivio, rispettando i vincoli esistenti tra i documenti e gli uffici che li hanno prodotti. Dal momento che l'ordinamento dei documenti discende direttamente dalle strutture, dal funzionamento e dallo sviluppo dell'Ente produttore, si è cercato di conoscere le caratteristiche, le competenze, le funzioni, i criteri che il Comune ha adottato per organizzare la propria memoria documentaria. Si è posta pertanto attenzione alle segnature archivistiche, che possono suggerire il riconoscimento dei criteri adottati dall'Ente produttore, e il verificarsi di trasformazioni o interventi diversi nel tempo. Sono state individuate e ricomposte le numerose serie al cui interno le unità archivistiche (registri o fascicoli) sono state ordinate cronologicamente; le carte sciolte sono state collocate nei fascicoli di appartenenza e i fascicoli privi di condizionatura sono stati riposti all'interno di nuove buste. Gran parte delle buste originali era in cattivo stato di conservazione e si è provveduto a sostituirle con altre nuove riportando sul dorso le informazioni originarie.
Nella struttura dell'inventario postunitario la numerazione archivistica delle unità archivistiche all'interno della serie è consecutiva e riprende dal n. 1 per ogni serie. La descrizione delle singole unità considera:
- titolo completo originario riportato tra virgolette adattando le lettere maiuscole all'uso moderno; in mancanza del titolo, se ne è tentata una ricostruzione sulla scorta di pezzi simili della stessa serie e viene riportato senza virgolette;
- estremi cronologici iniziali e finali per le unità complesse come registri, volumi e fascicoli. In caso di datazione non certa e compresa tra estremi distanti tra loro si tiene presente la data più recente per l'ordine cronologico;
- contenuto riassunto in forma concisa nonché contenuto di eventuali inserti e allegati per i quali si da una descrizione analitica
- indicazione dello stato di conservazione.

storia archivistica
L'archivio storico comunale di Sestola è stato oggetto di un intervento di riordino e inventariazione avviato nel 2008, che ha visto più fasi di lavoro. Si hanno notizie che Sestola fosse stata sede di una «giudicatura», poi Pretura, soppressa nel 1890, nonché di un archivio "pubblico", cioè notarile, a sua volta trasferito a Pavullo nel 1833. Entrambi gli archivi di tali uffici si trovano attualmente presso l'Archivio di Stato di Modena. Non risulta che sia mai esistito a Sestola un archivio del governatore; pertanto l'unico archivio esistente è quello del Comune, il quale presenta segni tangibili delle precarie condizioni di conservazione e di difficile accesso, conseguenza di un trasferimento della documentazione dai locali del piano superiore al seminterrato del Municipio, attuale sede, senza procedere ad un adeguamento a norma dei locali e degli arredi. Si ha memoria orale, inoltre, di dispersioni avvenute durante alcuni episodi della lotta partigiana, di cui Sestola fu protagonista.
Prevalentemente post-unitario, l'archivio comunale, la cui documentazione risale al 1860 con estimi dal 1770, si presentava già strutturato in serie, frutto di un precedente riordino di cui, però, non vi è traccia in un inventario depositato. E' possibile assumere per consolidate le caratteristiche, nel rispetto delle competenze, funzioni, criteri che il Comune ha adottato nel tempo per organizzare la propria memoria documentaria. L'archivio è stato sottoposto alle operazioni di selezione conservativa e di scarto delle carte ritenute superflue con stesura dell' "Elenco degli atti che si propongono all'eliminazione", la cui procedura è in corso.

bibliografia

Archivi storici in Emilia Romagna: guida generale degli archivi storici comunali, a cura di Giuseppe Rabotti;, Bologna, 1991
Istituto per i beni artistici culturali e naturali della regione Emilia-Romagna, Soprintendenza per i beni librari e documentari; Ministero per i beni culturali e ambientali; Ufficio centrale beni archivistici.

Guida degli archivi comunali dell'Emilia-Romagna., 1973
vol. Modena e Provincia
L. Fontana, Bibliografia degli statuti dei Comuni dell'Italia superiore I-III, Torino, 1907, I, pp. 497-499, e II, pp. 482-483.
G. Romagnoli, L'Appennino Modenese, pp. 1079 ss.
L. Manzoni, Bologna;, Bibliografia degli statuti, ordini e leggi dei Municipii italiani, Bologna


codice interno: 89 - 001