Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

criteri di ordinamento
Il presente lavoro si è proposto di esplorare la documentazione, ancora completamente inesplorata, prodotta e ricevuta dalla Provincia nei suoi primi anni di esistenza. Alla luce della storia archivistica della serie (vedi Storia archivistica) si sono individuate all'interno della serie del carteggio amministrativo le due sottoserie:
- Atti del Consiglio provinciale (1860-1863)
- Atti della Deputazione provinciale (1860-1865).

La documentazione si presentava generalmente ben conservata e, tranne rari casi, in ordine; pertanto l'intervento è consistito essenzialmente nella descrizione analitica di ogni singolo incarto, che è stato considerato come unità archivistica e di cui è stato fornito:
- titolo: l'oggetto desunto dalla lettura dei documenti in esso contenuti o dall'oggetto della delibera,
- integrazione al titolo: il numero di protocollo di riferimento che fornisce la base per l'archiviazione ed eventuale riordino
- cronologia: l'anno di produzione degli atti
- consistenza: il numero dei documenti esaminati
- note: il numero del processo verbale e data della seduta in cui la pratica è stata esaminata e si è proceduto alla deliberazione
- segnatura attuale: il numero della busta in cui è contenuto il singolo incarto
- segnatura antica: il numero attribuito ad ogni singola busta durante il riordino degli anni '30, compiuto dall'archivista Nello Tagliazucchi.
L'area del contenuto solitamente non è stato compilata, se non in presenza di incarti particolarmente complessi o ritenuti interessanti.
Infine si è segnalato negli allegati la presenza di mappe, piante, opuscoli a stampa ed altro materiale ritenuto meritevole di menzione.

Nelle buste sono spesso presenti foglietti "segnalatori" di spostamento dei documenti o di cessione degli stessi alla Prefettura; questi foglietti sono stati trattati come singole unità archivistiche alla stregua degli altri incarti; infatti la mancanza di tale segnalazione avrebbe comportato una lacuna nelle informazioni fornite nell'inventario.

Si segnala che all'interno delle buste del 1860 e 1861 sono stati rintracciati due registri non rilegati e non cuciti, denominati, con un uso non solito del termine, "Protocolli", utilizzati come strumento di ricerca del carteggio esaminato in sede di seduta consiliare.

Al fine di facilitare la consultazione di questa serie, nell'area degli strumenti di ricerca vengono segnalati alcuni registri, concepiti come strumenti di corredo, compilati successivamente ed appartenenti ad una serie archivistica che non è stata oggetto di descrizione in questa fase dell'inventariazione.

storia archivistica
La serie del Carteggio amministrativo dal 1860 al 1865 è conservata in 121 cassette di legno e cartone, che contengono il materiale documentario prodotto dal Consiglio e dalla Deputazione provinciali nello svolgimento delle loro funzioni.

Le cassette riportano un numero progressivo da 1 a 122. Nello Tagliazucchi, il protocollista della Provincia che nel 1928 stilò un "Inventario degli atti dal 1860 al 1928" ne elenca 1 per il 1860, 4 per il 1861, 24 per il 1862, 26 per il 1863, 30 per il 1864 e 37 per il 1865, per un totale di 122 cassette. Dai controlli effettuati non si riscontrano lacune nella documentazione, anche se le cassette appartenenti al 1864 risultano essere 29 invece di 30. Si può ipotizzare che una parte della documentazione sia stata estrapolata dalle cassette, forse per essere consegnata alla Prefettura - sono presenti molti fogli che segnalano questi passaggi - e che quindi una busta sia rimasta vuota o con pochi documenti e che il contenuto di essa sia stato accorpato a quello della busta precedente o susseguente. Le prime due cassette contengono sia i fascicoli del Consiglio, che i fascicoli della Deputazione, nonostante il carteggio in essi contenuto si caratterizzi per una distinta numerazione di protocollo. Si conferma quindi l'esistenza di due distinte serie documentarie, fisicamente accorpate nell'unica serie del carteggio amministrativo, a seguito dei lavori di riordino del 1936, come risulta dal verbale n. 11 del Commissario prefettizio Domenico Morelli del 21 dicembre 1936. In conclusione, l'attuale serie del Carteggio amministrativo, si compone delle due sottoserie:
Atti del Consiglio provinciale (1860-1863)
Atti della Deputazione provinciale (1860-1865)


La prima cassetta contiene, oltre agli atti del Consiglio e della Deputazione, anche i verbali manoscritti della sessione ordinaria del Consiglio (3-19 settembre 1860) e quelli della sessione straordinaria (21 marzo 1860, 6 aprile 1860, 10 maggio, 25 giugno e 10 dicembre 1860); inoltre è presente il "1860. Protocollo 1° Atti del Consiglio provinciale inerenti alla sessione ordinaria", un fascicolo che riporta i numeri di protocollo dal 8 giugno al 18 dicembre 1860, l'oggetto, il numero del verbale della seduta in cui è stato discusso l'affare, la data e l'oggetto della determinazione e i numeri di protocollo susseguenti. Allo stesso modo, i verbali della sessione ordinaria e straordinaria del Consiglio inerente al 1861 e relativo protocollo sono conservati nella busta n. 2; la b. 3 contiene i verbali della sessione ordinaria del 1862; la b. 30 quelli della sessione ordinaria del 1863, la b. 38 quelli della sessione straordinaria del febbraio 1863, la b. 64 la sessione straordinaria del marzo 1864, la b. 77 la sessione ordinaria del 1864, le bb. 85-86 le sessioni straordinarie 1864-1865 e infine la b. 106 la sessione ordinaria del 1864 e straordinaria del 1865.

Gli atti sono archiviati in fascicoli costituiti da documenti infilati uno dentro l'altro a formare un incarto senza la presenza di una carpetta che li racchiuda tutti, come avverrà invece con il carteggio dal 1866; il numero di protocollo del documento più esterno, cioè quello che conclude la pratica, fornisce il criterio di ordinamento. Infatti, come si evince dalle etichette apposte sulle cassette, i fascicoli sono conservati in ordine di numero di protocollo (es. dal n. 1 al n. 50, dal n. 51 al n. 100). Non sappiamo se tale sistema di archiviazione sia quello originario o se risalga ad anni più recenti (cfr. il progetto dell'archivista Saetti descritto successivamente).

Nel 1865 il libraio Brandoli inviava un conto di £. 89 per la fornitura di 50 cassette per la collocazione degli atti d'ufficio (Atti della Deputazione provinciale, b. 95, prot. 540 del 1865).

Le etichette apposte sulle buste dalla n. 1 alla n. 47 sono grandi e riportano la dicitura "Atti della Deputazione (o del Consiglio) provinciale dal n. al n. "; le etichette dalla b. 48 fino alla busta 63 sono più piccole e oltre alla dicitura "anno dal n. al n. " presentano lo stemma sabaudo; dalla b. 48 alla b. 120 sono piccole ma senza alcuno stemma.

Nei primi mesi dalla nascita dell'Amministrazione provinciale non ci si pose il problema di protocollare gli atti che venivano ricevuti o inviati; solo nel dicembre 1860 nella proposta di bilancio era incluso uno "stipendio annuo ad un impiegato coadiutore di segreteria, protocollista, archivista e scrittore a £. 30 mensili, considerato che sarebbe occupato con qualche assiduità poca parte dell'anno" (Seduta straordinaria del Consiglio del 10 dicembre 1860). Per molto tempo ancora però gli atti non vennero protocollati e mantenuti separati da quelli dell'Intendenza generale (poi Prefettura). Infatti nella relazione della commissione incaricata di rivedere il conto della Deputazione, i consiglieri Cesare Costa e Cesare Razzaboni affermano che hanno tardato a presentare la relazione per la "difficoltà di ritrovare ricapiti che servono di base al resoconto suddetto e per questo motivo vi pregano ad interessare la Deputazione provinciale [...], onde provveda a tenere separati tutti gli atti della propria amministrazione [...]" e nella seduta VIII della sessione ordinaria del Consiglio del 10 settembre 1861, la stessa commissione si augura che la Deputazione "provveda, in que' modi che crederà più idonei, a tenere separati tutti gli atti della propria amministrazione". Il Consiglio, sentita la relazione, "ne adotta interamente le conclusioni anche in ordine al voto esternato perchè gli attj propri sieno tenuti separati".

Nella seduta del 2 settembre 1862 il Consiglio si congratula del fatto che "i suoi atti e quelli della Deputazione siano registrati in protocollo separato e custoditi a parte dagli atti della Prefettura sicché ne sia agevole il rinvenire ed esaminare le posizioni, compiendosi così il voto esternato già altra volta da questo consesso. Approva all'unanimità la ricognizione di £. 80 assegnata all'impiegato di Prefettura (Saetti) addetto alla Deputazione pel lavoro straordinario che dovette sostenere nell'impianto dell'ufficio e nella sistemazione di porzione degli atti antecedenti".

Dalla relazione del consigliere Magiera all'apertura della sessione ordinaria del Consiglio provinciale 1862:
"[...] Il desiderio della Deputazione di avere una residenza di uffizio ed un impiegato stabile addetto al corpo amministrativo fu coronato di buon successo perchè sui primordi di quest'anno ebbe dessa ambienti a sua disposizione ed uno stipendiato governativo che per omaggio alla giustizia noi dobbiamo segnalare per abile e zelante. Mercè la sua operosità ha potuto venir soddisfatto il voto esternato dal Consiglio che gli atti di esso e quelli della Deputazione non fossero amalgamati cogli incarti della Regia Prefettura. Ora abbiamo un archivio ed un protocollo separati che rendono agevoli le ricerche, ordinate le posizioni e facile il rinvenimento degli esibiti. E' in corso di sistemazione l'archivio ed il protocollo degli atti di Deputazione e di Consiglio riferibili al 1860 e ad un brano del 1861 ed è pur in corso di redazione un registro delle massime che sono state adottate dal Consiglio e dalla Deputazione dal loro nascere fino all'attualità [...]. Per l'impianto dell'uffizio e per il relativo lavoro straordinario cui fu duopo si sobbarcasse l'impiegato addetto alla Deputazione, ottenne desso dalla medesima una ricognizione di L. 80".

Nel marzo 1862 Giuseppe Saetti, l'impiegato della Prefettura adibito a protocollista ed archivista della Provincia scrive: "Onorato il sottoscritto di essere prescelto a servigio di questa illustrissima Deputazione provinciale si diede ogni premura di raccogliere col migliore ordine possibile tutti gli Atti che dal 1 settembre 1861 fino al presente furono da essa ventilati; e postili a protocollo col loro numero progressivo, ne ritrasse un indice, che assieme allo stesso protocollo furono dalle SS.LL. illustrissime approvato. Ora dovendosi collocare gli atti suddetti a formarne un'analogo (sic) archivio, prima di accingersi a tale operazione umilia desso un abbozzo sull'impianto del medesimo, il quale desidera possa riescire ad incontrare la benevola accoglienza [...]".

L'abbozzo dell'impianto dell'archivio della Deputazione consisteva nella divisione in tre "serie o cattegorie", cioè

A Comuni,
B Congregazioni di carità,
C uffizi diversi,
a loro volta suddivise in Titoli:

I Amministrazioni comunali
II Livelli, censi, affitti
III Strade, acque, scoli
IV Debiti, crediti, ed affari contenziosi

Non sappiamo se tutte e tre le categorie furono mai suddivise nei detti titoli, trattandosi di un impianto progettato da Saetti e che oggi non è riscontrabile e forse non fu mai applicato.

Nel settembre dello stesso anno Saetti chiede una remunerazione per "lo straordinario lavoro che il sottoscritto sostenne sin qui per questo illustrissimo Consiglio provinciale e quello ancora che dovrà sostenere per la formazione di un protocollo a parte, per l'ordinazione e classificazione degli atti in modo consentaneo a quello stesso che tenne per gli atti della Deputazione [...]". Infine, nel novembre 1862 Saetti presenta alla Deputazione "la serie completa degli atti di questo illustrissimo Consiglio provinciale divisa in tre protocolli ed altrettante filze separate pegli anni 1860, 1861 e 1862 col loro numero d'ordine [...]".

Come si è detto precedentemente, di questo lavoro di classificazione dell'archivista Saetti, non rimane traccia negli atti, che come già detto, sono archiviati per ordine di protocollo.

Gli atti inviati alla Provincia erano indirizzati prevalentemente all'Intendente generale (poi Prefetto), che, investito dei poteri concessi ai governatori, dichiarava aperte le sedute in nome del re Vittorio Emanuele II ed era quindi di fatto il "capo" della Provincia. Non esisteva infatti la carica di Presidente della Provincia, ma solo quella di Presidente del Consiglio provinciale.

I documenti perciò venivano protocollati dall'Intendenza poi assegnati al Consiglio o alla Deputazione provinciali; l'archivista provvedeva a protocollarli di nuovo con il protocollo del Consiglio o della Deputazione. Spesso, soprattutto nei primi anni, gli atti ricevevano un altro numero di protocollo dell'Intendenza, dopo che erano stati discussi nelle sedute. Non è infrequente che lettere inviate da vari mittenti a qualche ministero e poi inoltrate alla Provincia rechino anche il protocollo del ministero.

Fino alla fine del 1865 gli atti non presentano una classificazione, nonostante l'abbozzo dell'impianto presentato da Saetti, di cui si sono citate le parole poc'anzi. E' probabile che il sistema di classificazione applicato in quegli anni sia stato considerato superato e quindi sorpassato dalla semplice archiviazione per numero di protocollo.

Un sistema di classificazione fu introdotto alla fine del 1865 e applicato fino agli anni '50 del secolo scorso senza troppi aggiustamenti. Esso si ispira al "Prospetto delle materie e denominazioni principali [...] per la classificazione delle carte ad uso degli Archivi delle Prefetture dipartimentali" risalente al periodo napoleonico. Si presenta, infatti, articolato in trenta raggruppamenti disposti per ordine alfabetico dei titoli, a loro volta suddivisi in rubriche.

All'inizio del 1866 "Il prefetto espone poscia la necessità di adottare sollecitamente il metodo per la registrazione e tenuta degli atti dell'Uffizio provinciale. Osserva che questo uffizio, sebbene si divida in diversi rami speciali come del resto avviene d'ordinario di tutti gli uffizi di una amministrazione, pure sostanzialmente essa non è che un solo uffizio e non ha che una sola dipendenza, quella della Provincia": l'ufficio tecnico, che desiderava avere un protocollo a parte, per il momento non venne accontentato. (Seduta della Deputazione provinciale del 5 gennaio 1866).

Sempre all'inizio dell'anno il protocollista Saetti riceve a titolo di anticipo £. 100 per il lavoro che dovrà svolgere in un mese e mezzo per il lavoro sull'indice e sull'archivio. Non si hanno altre notizie sull'impianto classificatorio esistente dal 1866 in poi.

unità di descrizione collegate
Si segnalano inoltre le serie delle Delibere:
- Verbali della Deputazione provinciale e della Commissione reale straordinaria (1860-1929), serie manoscritta;
- Atti del Consiglio provinciale (1860-1929; 1951-1966), serie a stampa.

strumenti di ricerca
Sono presenti nell'archivio della sede centrale, in viale Martiri della Libertà 34, 10 registri:
- un registro rilegato intitolato "Atti Consiglio 1860-1883" che contiene l'indice alfabetico delle materie trattate dal Consiglio dal 1860 al 1883, l'elenco dei consiglieri e le cariche da essi ricoperte, l'elenco dei membri della Deputazione, l'elenco dei concorsi per vari impieghi (con i nomi dei partecipanti), l'elenco degli allegati agli atti, l'elenco dei regolamenti, i discorsi d'apertura delle sessioni pronunciati dagli Intendenti, le relazioni della Deputazione e la presentazione dei preventivi, le relazioni dei revisori dei conti ed altre relazioni con l'oggetto.
Tale indice riporta l'oggetto trattato in consiglio, l'anno e la pagina del volume degli atti a stampa.
- quattro registri rilegati denominati "Atti Consiglio. Indice generale dal 1860 al 1891", che riportano la materia posta all'ordine del giorno, del Consiglio, la delibera assunta, la data della materia, la data della delibera e la pagina degli atti a stampa in cui ritrovare materia e delibera.
- un registro "Indice Consiglio dal 1887 al 1900" che riporta il numero d'ordine, l'oggetto in ordine alfabetico, il numero del verbale, la data della seduta.
- quattro registri rilegati denominati "Indice Deputazione" (1861-1877), che riportano gli argomenti suddivisi per Ministeri (Grazia e Giustizia, Guerra, Istruzione, ecc.), Mandamenti (Modena, Mirandola ecc.), Comuni e altri argomenti in ordine alfabetico; dal 1866 al 1877 in ordine alfabetico con numero progressivo (che non sembra essere il numero di protocollo), numero del verbale e data.

Si segnala inoltre la presenza di un registro denominato "Archivio. Inventario degli atti dal 1860 al 1928" compilato dal protocollista Nello Tagliazucchi nel 1928 (come da nota apposta dallo stesso Tagliazucchi sul frontespizio) e allegato al documento prot. n. 576 del 26/6/1930.

bibliografia
F. Valenti, Gli archivi dei Governi provvisori modenesi (1859), in «Gli archivi dei Governi provvisori e straordinari, 1859-1861, 1 Lombardia, Provincie parmensi, Provincie modenesi. Inventario», Roma, Pubblicazioni degli Archivi di Stato XLVI, 1961, pp. 417-459


codice interno: 110 - 001.001