Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

criteri di ordinamento
La documentazione si presentava in gran parte ordinata: a materiale organizzato e condizionato in buste se ne affiancava una piccola parte, anch'essa condizionata in buste, che non sembrava essere connessa da alcun vincolo apparente.
Risultavano infatti già organizzate la serie Statuti, quelle relative ai Consigli per l'amministrazione e alle Assemblee dell'Associazione, quelle relative alla gestione economica e contabile e quella dei manifesti e locandine.
La serie "Eventi e manifestazioni", relativa all'attività artistica dell'ente sia italiana che estera, si presentava ordinata e condizionata in buste per gli anni 1984-2001. Nel corso della schedatura del fondo è stato ritrovato materiale sciolto che è stato inserito in questa serie poiché presentava forti analogie relative alla tipologia documentaria e al contenuto. La serie inoltre presentava delle lacune apparenti per gli anni 1974-1982. Per quegli anni la documentazione relativa alle manifestazioni artistiche era stata organizzata in fascicoli, che riportano un titolo simile a quello dei fascicoli contenuti nella serie "Eventi e manifestazioni", e condizionata in buste in relazione alla documentazione contabile e amministrativa coeva. Nel corso della schedatura è stata mantenuta tale organizzazione e la documentazione relativa all'attività artistica di quel periodo si ritrova inserita nella serie Gestione economica dei fondi erogati dal Ministero del Turismo e dello spettacolo per le manifestazioni italiane.
L'archivio inoltre conserva una serie, quella relativa alle celebrazioni del settantacinquesimo anniversario della fondazione dell'Associazione, che era già stata oggetto di un precedente riordino. Il materiale era stato infatti raggruppato in album e disposto in ordine cronologico ad opera di Lorenzo Macchioni, in occasione della pubblicazione, nel 1998, del volume celebrativo La nostra voce. A ciascun documento era stato assegnato un codice identificativo alfanumerico che trova riscontro in un repertorio denominato "Volume A", ancora utile ai fini del reperimento del materiale. Parallelamente, era stato prodotto anche un secondo strumento di corredo, il "Volume B", che consente il rinvenimento della documentazione in base all'ordine cronologico assegnato. L'autore di questo intervento ha inoltre redatto un manuale nel quale ha descritto in maniera puntuale il metodo utilizzato per questo riordino(1). In calce alla serie segue materiale che presumibilmente era stato selezionato per la mostra del settantacinquesimo anniversario e probabilmente mai utilizzato allo scopo, la cui organizzazione era stata solo parzialmente realizzata.
Considerato quindi lo stato della documentazione e grazie ad una prima ricognizione seguita da una prima ipotesi di struttura gerarchica del fondo, operata nel 2009 da Alessandra Presutti, membro del Consiglio di amministrazione dell'Associazione, si è proceduto all'individuazione della struttura definitiva del fondo e alla schedatura analitica.
La documentazione non interessata dai precedenti interventi di ordinamento e non dotata di organizzazione è stata ordinata, in seguito allo studio delle modalità di sedimentazione delle carte e delle funzioni e attività dell'ente.
Le serie individuate risultano così essere:

- Statuti (29 giugno 1956 - post 1984);
- Consiglio di amministrazione (02 agosto 1955 - 26 luglio 1999);
- Assemblee, (15 gennaio 1986 - 25 febbraio 2001) ;
- Elenchi e documenti dei soci (1975-1997);
- Eventi e manifestazioni (28 settembre 1956 - 23 dicembre 2001)
- Celebrazioni del cinquantesimo anniversario della fondazione dell'Associazione (22 giugno 1973 - 22 dicembre 1973);
- Mostra per il settantacinquesimo anniversario della fondazione dell'Associazione (05 luglio 1924 - maggio 1998);
- Gestione economica ordinaria dell'Associazione, (13 settembre 1960 - 2001);
- Gestione economica dei fondi erogati dal Ministero del Turismo e dello spettacolo per le manifestazioni italiane, (19 agosto 1966 - 1993);
- Gestione economica dei fondi erogati dal Ministero del Turismo e dello spettacolo per le manifestazioni all'estero, (18 novembre 1965 - 07 gennaio 1991);
- Rassegna stampa ( 11 giugno 1963 - 15 giugno 1990)
- Manifesti e locandine (1996 - 2001);
- Targhe medaglie e diplomi (10 dicembre 1939 - 06 luglio 1992);
- Archivio fotografico (sec. XIX).
All'interno di ogni serie è stato descritto ogni singolo pezzo archivistico e nelle introduzioni si è dato di volta in volta conto degli interventi operati. In tutti i casi sono stati conservati i contenitori originali. Ad ogni unità di conservazione è stato inoltre assegnato un numero di corda unico a partire dal numero 1.
Si segnala che per quanto concerne la serie Archivio fotografico non è stata compiuta una descrizione analitica del materiale poichè la serie sarà oggetto di un futuro riordino e catalogazione delle singole fotografie.


NOTE
(1), Archivio dell'Associazione corale "Luigi Gazzotti", Mostra per il settantacinquesimo anniversario della fondazione dell'Associazione, Documenti utilizzati per la mostra del 75 anniversario , 25 agosto 1990 - maggio 1998.

storia archivistica
L'Archivio dell'Associazione corale "Luigi Gazzotti" ha subito la perdita di quasi tutto il materiale prodotto sino al 1944, a causa del bombardamento coevo che distrusse la prima sede dell'ente in via Carlo Zucchi a Modena. A parte pochissimi documenti salvati dal bombardamento, l'archivio è composto prevalentemente da documentazione prodotta a partire dalla seconda metà degli anni Cinquanta.


codice interno: 113 - 001