Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

La documentazione si compone prevalentemente di tavole di progetto (disegni originali su carta da lucido conservati in rotoli o in due appositi mobili portadisegni ed eliocopie conservate in fascicoli), corrispondenza intercorsa tra l'architetto e i committenti in merito all'affidamento dell'incarico di progettazione, tra l'architetto e le imprese impegnate a vario titolo nella realizzazione degli edifici, documentazione di natura tecnica prodotta nel corso delle relazioni con le autorità competenti (ad esempio Comune e Comando provinciale dei Vigili del fuoco), documentazione di natura tecnico-contabile quali computi metrici estimativi, capitolati e contratti d'appalto.
Gli elaborati grafici originali si distinguono in due tipologie: quelli conservati in rotolo, che costituiscono la parte numericamente più rilevante, e quelli precedentemente conservati in verticale all'interno di due mobili portadisegni. I primi sono costituiti da schizzi e disegni preparatori realizzati sia su carta da lucido che su carta da spolvero; da tavole di progetto che riportano planimetrie, piante, sezioni, prospetti, prospettive e assonometrie realizzate a china e a matita su carta da lucido, in alcuni casi arricchite con l'utilizzo di pennarelli e retini colorati; da eliocopie riportanti prospettive interne ed esterne talvolta colorate a tempera o ad acquerello. Gli elaborati grafici che erano conservati all'interno dei mobili sono costituiti per lo più da disegni di particolari architettonici relativi a varie tipologie edilizie (si tratta, ad esempio, di camini, scale, tavoli, dispositivi di illuminazione e librerie) e da tavole di progetti considerati particolarmente significativi, pertanto utilizzati come modelli nelle fasi di progettazione di nuovi edifici.

criteri di ordinamento
La prima fase del lavoro è consistita in un censimento della documentazione conservata in busta e relativa all'attività progettuale, non comprendente pertanto gli elaborati grafici conservati in rotolo e nei mobili portadisegni. Tale censimento ha permesso di individuare le singole sottounità archivistiche e di riferirle ai diversi interventi progettuali. Durante questa attività si è confrontata la documentazione censita con la rubrica alfabetica giunta unitamente al materiale archivistico: a seguito di questo confronto si è rilevato che tale strumento è di scarsa affidabilità, in quanto, oltre ad essere relativo solo a parte della documentazione, riporta informazioni non sempre corrispondenti alla realtà; l'uso frequente della documentazione all'interno dello studio causava, infatti, lo spostamento di fascicoli che venivano prelevati dalle buste e poi ricollocati altrove senza che ciò fosse annotato sulla rubrica.
Terminata questa prima fase di lavoro, si è proceduto con il censimento degli elaborati grafici in rotolo che ha portato all'identificazione di ogni singola tavola (ad eccezione di alcuni casi) e alla sua attribuzione ad ogni singolo intervento progettuale.
Un discorso a parte meritano gli elaborati grafici precedentemente conservati all'interno dei due mobili portadisegni: a seguito di un attento esame, si è deciso di accorpare gli elaborati grafici riconducibili ad un determinato intervento progettuale alla restante documentazione relativa all'intervento stesso, mentre si è optato per una descrizione separata degli elaborati relativi a particolari costruttivi riguardanti diverse tipologie edilizie. Tale scelta è motivata dal fatto che tali disegni non riportano alcuna indicazione circa il fabbricato nel quale dovevano essere realizzati, poiché venivano utilizzati per la progettazione di più edifici (la stessa scala, ad esempio, poteva essere realizzata in diverse ville).
La serie è strutturata in sottoserie corrispondenti alle diverse tipologie costruttive, le quali sono a loro volta suddivise in unità archivistiche che corrispondono ai singoli interventi progettuali. Tale scelta è motivata dal fatto che, al momento della donazione dell'archivio, la documentazione si presentava già parzialmente suddivisa per tipologia costruttiva, in quanto risultato di un parziale intervento di sistemazione effettuato dall'ingegner Gianfranco Bertolotti.
Per ogni intervento progettuale è stata creata una scheda unità archivistica nella quale si è dato conto del tipo di intervento realizzato dall'architetto (ad esempio nuova costruzione o amplimento di un edificio preesistente), del privato o della società committente e del luogo di costruzione (il comune in cui sorge il fabbricato è stato indicato tra parentesi tonde nel campo "Titolo", mentre nel campo "Ambiti e contenuto" si è provveduto a specificare l'indirizzo e la provincia, nel caso in cui non si tratti della provincia di Modena); solo in alcuni casi è stato possibile fornire una descrizione maggiormente dettagliata dell'edificio realizzato o oggetto di modifiche. A tale proposito è opportuno ricordare che nella maggior parte dei casi non è possibile stabilire se l'intervento progettato dall'architetto sia stato realizzato o meno, soprattutto in quei casi dove la documentazione conservata è estremamente esigua e ridotta a poche carte o elaborati grafici.
Le sottounità archivistiche afferenti ad ogni unità appartengono alle due tipologie documentarie rinvenute nell'archivio, ovvero i fascicoli conservati in busta e i rotoli di elaborati grafici su carta da lucido, questi ultimi descritti sempre in coda ai primi; le sottounità sono ordinate cronologicamente per estremo iniziale (ad eccezione dei fascicoli e dei rotoli di documentazione miscellanea che sono stati disposti in fondo).
Per quanto riguarda i fascicoli contenenti corrispondenza e documenti di natura tecnica sono stati mantenuti quelli originali creati dall'architetto e dai suoi collaboratori senza operare spostamenti di carte e descrivendo la natura dei documenti stessi nel campo "Ambiti e contenuto" della scheda. I documenti sono stati condizionati all'interno di camicie adatte alla conservazione a lungo termine, avendo cura di conservare la coperta anteriore del fascicolo originale recante, oltre all'intestazione dello studio di architettura, il titolo originale, il quale è stato riportato nel campo "Titolo" oppure, se poco significativo, nel campo "Integrazione al titolo". Un discorso a parte meritano le eliocopie per le quali sono stati creati fascicoli sulla base della data di esecuzione degli elaborati grafici, in quanto queste spesso erano conservate all'interno delle buste in forma sciolta e senza alcun ordine apparente; nel caso di eliocopie non riportanti alcuna indicazione cronologica, sono stati creati fascicoli sulla base di elementi desunti dall'analisi sia di elementi estrinseci, quali il tipo di cartiglio e la grafia, sia del contenuto degli elaborati stessi (sono stati accorpati gli elaborati grafici riguardanti, ad esempio, particolari costruttivi, la palazzina uffici o la recinzione di uno stesso stabilimento industriale). I fascicoli sono stati poi condizionati all'interno di buste adatte alla conservazione a lungo termine. Si precisa che, durante il riordino di questo materiale, si è resa necessaria l'integrazione della documentazione precedentemente prelevata in vista della mostra (poi non realizzata) e restituita in un secondo momento.
Per quanto riguarda gli elaborati grafici conservati in rotolo sono state create schede sulla base della data di realizzazione, corrispondente alla prima creazione del progetto e alle successive varianti; nei casi in cui questa non era indicata sono stati presi in considerazione, come per le eliocopie, gli elementi estrinseci e l'oggetto rappresentato. I rotoli sono poi stati condizionati all'interno di tubi adatti alla conservazione a lungo termine.
Relativamente agli elaborati grafici, sia quelli realizzati su carta da lucido conservati in tubo che le relative eliocopie conservate in fascicolo, si precisa che è stato compilato il campo "Titolo" della scheda, nel quale si è riportata la dicitura presente nel cartiglio della prima tavola del progetto, il campo "Consistenza" con l'indicazione del numero totale, delle misure minore e maggiore relative alla base e all'altezza degli elaborati, delle scale presenti in tutti i disegni e delle note riguardanti la tecnica utilizzata (ad esempio matita, china, pennarelli o eliocopia) e il supporto (ad esempio carta da lucido o carta da spolvero, mentre non è stata riportata alcuna indicazione nel caso il supporto sia cartaceo); nel campo "Ambiti e contenuto" è stato poi redatto un elenco dei numeri e dei titoli delle singole tavole.
Si precisa che la numerazione delle buste e dei tubi riparte da 1 per ciascuna sottoserie.

storia archivistica
Prima di giungere alla Biblioteca Poletti la documentazione riguardante l'attività progettuale era suddivisa nelle due sedi differenti in cui l'archivio era conservato: presso l'abitazione privata dell'architetto e presso il suo studio. I criteri di tale suddivisione erano per lo più riconducibili a fattori di tipo cronologico e di maggiore o minore riutilizzo della documentazione stessa; si è riscontrato, infatti, che i documenti riguardanti i progetti più recenti e quelli che avevavo richiesto un maggior numero di interventi nel corso degli anni si trovavano nei locali dello studio.
A tale proposito è opportuno ricordare che una minima parte delle buste presentava una numerazione originale apposta da un collaboratore dell'architetto Vecchi. In particolare i pezzi sono stati identificati con una doppia serie di numeri: la prima, che va da 1 a 295 (con lacune), riguarda le buste contenenti la documentazione relativa a interventi progettuali più antichi, la seconda, che va da 1 a 43 (con lacune), riguarda la documentazione degli interventi più recenti. Presumibilmente le lacune sono imputabili a prestiti di materiale da parte dello stesso architetto, ad accorpamenti di documentazione e a dispersioni di materiale dovute a diverse ragioni. Tali numerazioni (che sono state riportate nel campo "Storia archivistica" della scheda relativa a ciascun intervento progettuale) trovano un parziale riscontro nella rubrica giunta unitamente all'archivio. Da un colloquio avuto con uno dei collaboratori dell'architetto è emerso che tale pratica si era resa necessaria a causa della difficoltà riscontrata nel reperimento della documentazione: a metà degli anni Settanta venne pertanto attribuita la prima numerazione, da 1 a 295, alle buste prodotte fino a quel momento e nella rubrica vennero annotati i nomi dei committenti degli interventi progettuali o le denominazioni degli edifici stessi con i numeri delle buste contenenti la documentazione relativa. A partire da quel momento venne attribuita la seconda serie di numeri contestualmente al prodursi della documentazione, tralasciando però di riportare i riferimenti numerici sulla rubrica già esistente. Tale pratica di numerazione fu, inoltre, presto abbandonata. Di conseguenza i riferimenti numerici risultano parziali e la rubrica, oltre a riguardare solo la prima numerazione, non riporta annotazioni relative agli spostamenti e ai prelevamenti di documenti, pertanto si rivela di scarsa utilità e affidabilità quale strumento di corredo archivistico.


codice interno: 120 - 001.001