Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Le serie archivistiche individuate rispecchiano l'attività di questo ente assistenziale modenese che per statuto era votato a "ricoverare, mantenere ed educare giovinetti poveri della Provincia fornendo ad essi l'apprendimento di un'arte o mestiere ed una conveniente istruzione non disgiunta da esercizi ginnastici e militari" (1871). Esse sono ordinate tra loro in base alla gerarchia funzionale propria di un ente (costitutivo, deliberativo, amministrativo-contabile, operativo), per cui dopo gli Statuti, ossia gli atti e gli strumenti fondativi dell'istituto, con annessi regolamenti, abbiamo i verbali delle deliberazioni del Consiglio di Amministrazione, organo elettivo deputato alla sua gestione; fanno seguito le serie del carteggio e del protocollo generale (unica serie completa, priva di lacune, dal 1817 in poi), e quelle relative alla contabilità e gestione finanziaria dell'istituto, ossia i bilanci preventivi e consuntivi, i mandati di pagamento, i libri mastro ed altre sempre inerenti le entrate e le uscite. Infine si ha la documentazione che riguarda in modo peculiare la presenza dei ragazzi presso l'istituto stesso: i ruoli degli ospiti, i fascicoli personali e un singolare registro degli "anticipi" settimanali delle paghette che venivano date ai ragazzi.
La serie del Carteggio, per le sue caratteristiche, interseca naturalmente tutte le altre: vi troviamo infatti fascicoli relativi agli organi di gestione dell'ente, alla contabilità, agli acquisti destinati al funzionamento di tutti i servizi interni (mensa, ostello, foresteria), al trattamento economico e previdenziale del personale dipendente, all'ammissione dei ragazzi in istituto e all'ospitalità riservata agli ospiti temporanei. Il carteggio comprende anche la documentazione inerente la manutenzione ordinaria e straordinaria dell'immobile sede dell'istituto e ai diversi interventi di ristrutturazione ed adeguamento alle norme in materia di sicurezza. Interessanti sono pure le carte relative ai rapporti del San Filippo con le diverse amministrazioni pubbliche presenti sul territorio provinciale, la Provincia innanzitutto, e i comuni modenesi quali enti sovventori, nonché con altri enti benefici.
Ad arricchire il fondo archivistico contribuisce la serie dei volumi "composti" dal maestro di musica Armando Torelli, ex filippino, il quale ha raccolto, cucendoli o incollandoli come in un album dei ricordi, numerosissimi documenti originali o in copia relativi alla storia dell'Istituto San Filippo Neri di Modena.

criteri di ordinamento
L'attuale intervento di inventariazione ha inteso rispettare la struttura del complesso archivistico conservando le partizioni seriali individuate durante la preliminare analisi della documentazione.
Pertanto durante il riordino sono state dapprima ricomposte le diverse serie documentarie al cui interno le unità archivistiche (registri o fascicoli) sono state a loro volta ordinate cronologicamente.
In un secondo momento si è proceduto alla schedatura dei fascicoli sciolti rimasti: si tratta in gran parte di documentazione relativa al personale, ai concorsi e alla manutenzione dell'edifico sede dell'istituto e corrispondenza, confluita quasi interamente nella serie del Carteggio.
Le carte sciolte sono state collocate nei fascicoli di appartenenza grazie all'interpretazione delle caratteristiche formali e di contenuto dei documenti; invece i fascicoli privi di condizionatura sono stati riposti all'interno di nuove buste.
I dati riportati nella descrizione delle unità sono: numero progressivo (riprendendo da 1 all'interno di ogni serie), intitolazione (tra virgolette quella originaria e priva di virgolette quella attribuita), estremi cronologici (anno, mese, giorno quando possibile, o soltanto l'anno), contenuto, descrizione estrinseca (registro, fascicolo, ecc.), classificazione e segnatura.

storia archivistica
La documentazione attualmente conservata nell'archivio della Fondazione San Filippo Neri copre un arco cronologico che va dal 1817 ai nostri giorni. Malgrado la notevole estensione temporale, l'archivio presenta una consistenza piuttosto esigua ed in particolare alcune serie archivistiche sono caratterizzate dalla mancanza di continuità ossia da una rilevante frammentarietà dei documenti. Questo aspetto va circoscritto soprattutto al periodo che va dalla fondazione dell'istituto fino alla fine del secondo conflitto mondiale: i bombardamenti di cui è stato vittima il San Filippo Neri nel 1944 sono fra le cause principali delle lacune oggi riscontrabili, poiché i pesanti danni subiti dall'edificio ed il lungo periodo resosi necessario per la ricostruzione, hanno certamente segnato negativamente la sorte delle carte, restituendo al nostro presente soltanto una piccola parte della documentazione originaria.
A conferma di ciò basti pensare che sono giunti fino a noi soltanto due registri dei verbali del Consiglio di amministrazione antecedenti al 1958, a fronte dell'esistenza di questo organismo riconducibile al 1871 (data in cui viene approvato il primo statuto dell'ente).
Alle cause esterne, si affiancano poi tutte quelle attribuibili all'incuria ed ai numerosi trasferimenti delle carte da un locale all'altro. Al momento di avvio dell'intervento di riordino ed inventariazione, l'archivio era conservato in parte in un armadio collocato nella sala delle riunioni dell'istituto stesso, ed in parte in un locale dismesso ed adibito a magazzino.
Non è dato di sapere se in passato l'archivio sia stato oggetto di un qualche intervento di riordino e se sia mai stato redatto un inventario delle carte. Sappiamo invece che nel 1935 è stato inoltrato all'Archivio di Stato di Modena un "Elenco del carteggio vario che si propone per lo scarto" nel quale si chiede di poter eliminare la seguente documentazione: "Recapiti amministrativi vari relativi alla contabilità degli Esercizi Finanziari dal 1880 al 1899; Corrispondenza varia di Ufficio degli anni 1880-1899; Prospetti e stampati vari relativi alle paghette degli alunni artigiani 1880-1899; Carta e repertori musicali vari" (4 dic. 1935). La direzione dell'Archivio di Stato concede il nulla osta (26 dic. 1935) "purchè la corrispondenza varia d'Ufficio degli anni 1880-99 abbia carattere temporaneo".
Il progetto di riordino dell'archivio, che ha permesso la realizzazione delpresente inventario, è stato avviato nel 2009 si è articolato in tre fasi d'intervento

modalità di acquisizione
L'archivio si trova da sempre presso la sede dell'Istituto San Filippo Neri.


codice interno: 124 - 001