Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Accompagnano i consuntivi registri contabili e pezze giustificative di corredo. 
La contabilità è organizzata per esercizi finanziari annuali e le buste comprendono di regola, suddivisi per ciascun istituto, talvolta in duplice copia:
- il conto morale di amministrazione rassegnato dalla Congregazione di carità alla Deputazione provinciale di Reggio Emilia per ottenerne l'approvazione. A partire dai primi anni Ottanta il conto morale è unico per i tre istituti, ma dai primi anni del Novecento è sempre più raro incontrarlo;
- il bilancio preventivo;
- il ruolo delle entrate o delle rendite, accompagnato talvolta dal relativo supplemento;
- il registro giornale delle riscossioni del tesoriere;
- il registro giornale dei pagamenti del tesoriere;
- il "registro delle ricevute da spedirsi dal tesoriere [...] in favore dei debitori […]";
- mandati di pagamento suddivisi per categorie e capitoli di spesa;
- il registro dei mandati di pagamento; 
- il resoconto reso dal tesoriere;
- copie di verbali di deliberazione per storno di fondi;
- per il Monte grani sono di norma presenti anche il prospetto della "distribuzione del frumento fatta ai miserabili cameranti ed altri meno agiati del comune di Rolo" nel dicembre di ogni anno "sopra polizze con sigurtà solidale da restituirsi il 15 agosto" dell'anno successivo o prospetti dimostrativi del movimento dei grani o elenchi della distribuzione del frumento;
- dal 1870 è possibile trovare anche prospetti riassuntivi dei bilanci consuntivi e specchi di confronto fra le restanze attive e passive di un anno con quelle dell'anno successivo;
- dalla metà degli anni Settanta il "registro dei mandati di pagamento" è talvolta sostituito dal "registro dei pagamenti per ogni articolo del bilancio" dei tre istituti sopra citati "effettuati dalla Congregazione di carità di Rolo";
- dagli anni Novanta sono presenti anche il conto consuntivo patrimoniale dell'amministrazione di ciascuna opera pia e mastri dei pagamenti e delle riscossioni per ogni articolo di bilancio dei tre istituti.
Dai primi anni del Novecento la documentazione in oggetto è costituita solitamente, per la Congregazione di carità e per ciascun istituto da essa amministrato, dal bilancio di previsione, dal consuntivo, dal ruolo di riscossione, dai mandati di pagamento e dal giornale di cassa del tesoriere.
Si segnala che, soprattutto a partire dagli ultimi anni dell'Ottocento, la documentazione è talvolta lacunosa, non essendo sempre presenti, per ciascun istituto, tutte le carte indicate sulla camicia in cui spesso consuntivi e allegati si trovano condizionati.

criteri di ordinamento
Durante l'intervento di riordino l'analisi del contenuto delle buste di contabilità in oggetto ha permesso di rilevare che esse erano state organizzate in modo omogeneo: le carte dei singoli pii istituti amministrati dalla Congregazione di carità e quelle della Congregazione stessa, presenti a partire dal 1903, non si trovavano infatti condizionate in buste separate, ma seppur suddivise tenendo accorpata la documentazione di ciascun istituto, erano state collocate negli stessi contenitori in base al criterio dell'esercizio finanziario annuale.
Talvolta in una stessa busta si trovano accorpati più esercizi finanziari, ma nella maggior parte dei casi ad ogni busta corrisponde un singolo esercizio finanziario annuale. Si è quindi ritenuto opportuno rispettare tale organizzazione delle carte e si è pertanto evitato di creare serie separate per la contabilità di ciascun istituto e serie separate rispettivamente per i conti consuntivi, i bilanci preventivi, i mandati di pagamento e le singole tipologie di registri contabili presenti nelle buste.

unità di descrizione collegate
Si segnala che all'interno dell'Archivio dell'Ente comunale di assistenza di Rolo, nella sottoserie "Conti correnti postali" della serie "Contabilità", sono presenti due registri ("Conto-corrente n. 30 [...]" e "Conto-corrente n. 31 [...]") che riportano i movimenti dei conti correnti postali dei pii istituti Minoni e Sironi, amministrati fino al 1937 dalla Congregazione di carità di Rolo, poi dal locale Ente comunale di assistenza.


codice interno: 0151 - 001.015