Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

criteri di ordinamento
Per comprendere l'organizzazione assegnata al carteggio dall'ente produttore è utile richiamare il contenuto della minuta di una lettera inviata all'intendente di Guastalla l'11 settembre 1860 (in "Amministrazione 1860"; busta 6, fasc. 1; prot. 55). Nel rassegnare l'inventario degli archivi dei pii istituti (modulo I, parte II, art. 12 del regolamento 21 dicembre 1850) all'autorità superiore, come da essa richiesto con circolare 5 giugno 1860 n. 3055, l'amministrazione accompagna il prospetto con alcune osservazioni di carattere generale elencate in cinque punti. Nell'ultimo, dedicato al carteggio, si legge: "Non prima del 1811 quest'archivio presenta e conserva incarti che meritassero di venire annotati [...]. Dal 1811 in avanti per opera dell'attuale amministrazione vennero tutti gli atti che esistevano in confusa classificati giusta l'andamento esposto nel capitolo VI [...]". Tale inventario si trova nel fascicolo "Statistica 1860" del carteggio (busta 16, fasc. 35) e proprio al capitolo VI ("titoli degli incarti d'ufficio") riporta la descrizione della struttura assegnata agli atti, da cui emerge che fino alla metà degli anni Trenta dell'Ottocento essi vennero organizzati in tredici "fascicoli":

- "1. Fascicolo classificato Amministrazione [...] dal 1811 a tutto il 1838"
- "2. Fascicolo sotto il titolo Attività [...] a partire dal 1819 al 1838"
- "3. Fascicolo = Passività [...] a partire dall'anno 1818 a tutto il 1835"
- "4. Fascicolo = Capitali censi [...] a partire dal 1817 a tutto il 1838"
- "5. Fascicolo = Affittanze di fondi e case [...] a partire dal 1813 a tutto il 1823"
- "6. Fascicolo = Esattoria [...] a partire dal 1823 a tutt'il 1838"
- "7. Fascicolo = Monte Grani e Pegni [...] a partire dal 1813 al 1837"
- "8. Fascicolo = Beneficenza [...] dal 1811 a tutto il 1838"
- "9. Fascicolo = Spese d'Ufficio [...] a partire dal 1828 al 1838"
- "10. Fascicolo contenente i rilievi ed approvazioni della autorità governativa ai conti consuntivi, approvazioni per eliminazioni di crediti dal 1813 al 1838"
- "11. Fascicolo = Oggetti diversi [...] dal 1813 al 1838"
- "12. Fascicolo = Statistica [...] dal 1812 al 1838"
- "13. Fascicolo = Decisioni di massima [...] dal 1811 al 1838".

A partire quasi sempre dal 1839 gli atti, stando a quanto riferito nel medesimo inventario, vennero poi organizzati in "cartelle":

- "14. Cartella = Attività [...] dal 1839 al 1848"
- "15. Cartella = Amministrazione [...] dal 1839 al 1857"
- "16. Cartella = Esattoria [...] dal 1839 al 1857"
- "17. Cartella = Capitali Censi [...] dal 1839 al 1857"
- "18. Cartella = Monte Grani e Pegni [...] dal 1839 al 1858"
- "19. Cartella = Beneficienza [...] dal 1839 al 1858"
- "20. Cartella = Passività [...] dal 1839 al 1858"
- "21. Cartella = Spese diverse ordinarie e straordinarie [...] dal 1839 al 1857"
- "22. Cartella = Statistica [...] dal 1839 al 1857"
- "23. Cartella = Consuntivi [...] in quanto all'Istituto elemosiniero dal 1818 a tutto il 1855 e in quanto al Monte di pietà dal 1818 al 1848"
- "24. Cartella = Preventivi [...] dall'anno 1844 a tutto il 1860".

A queste cartelle si aggiungono due fascicoli:
- "25. Fascicolo = contenente gli atti d'archivio 1858 riferibili ai capitali affrancati e riempiegati colle rispettive approvazioni, così quelli per oggetto beneficienza, per la tassa del 1/2 % sui capitali, per oggetto esattoria, livelli, spese d'ufficio, statistica, nomina d'impiegati, preventivi e amministrazione"
- "26. Fascicolo = contenente gli atti d'archivio dal primo gennaio corrente anno a tutt'oggi risguardanti gli oggetti classificati come sopra non che le disposizioni e circolari superiori e leggi emanate dal Governo sardo per il miglior andamento dei Luoghi pii".

Un altro "Inventario delle filze, libri e registri esistenti nell'Uffizio della Congregazione di carità" di Rolo è stato rinvenuto all'interno della busta contenente la contabilità dell'esercizio finanziario 1890 (busta 67, "Rendiconto - 1890"). In esso sono elencati 28 "filze" e 22 "libri e registri", numerati progressivamente da 1 a 50. Si riporta di seguito la parte dell'inventario relativa alle "filze":

"1 - Affittanze dal 1779 al 1839
2 - Amministrazione dal 1801 al 1859
3 - Attività dal 1819 al 1848
4 - Beneficienza dal 1806 al 1859
5 - Capitali, censi, anticrasi dal 1802 al 1859
6 - Consuntivi dal 1811 al 1857
7 - Esattoria dal 1823 al 1859
8 - Decisioni di massima dal 1811 al 1839
9 - Monte grani e pegni dal 1798 al 1855
10 - Oggetti diversi dal 1793 al 1853
11 - Passività dal 1818 al 1847
12 - Spese ai fabbricati ed all'ufficio dal 1811 al 1859
13 - Statistica e decisioni di massima dal 1812 al 1858
14 - Amministrazione dal 1860 al 1889
15 - Beneficienza dal 1860 al 1889
16 - Bilanci dal 1858 al 1889
17 - Capitali dal 1860 al 1889
18 - Debito pubblico dal 1862 al 1889
19 - Decisioni di massima dal 1862 al 1889
20 - Esattoria dal 1861 al 1889
21 - Tasse dal 1858 al 1889
22 - Impiegati e funzionari dal 1858 al 1889
23 - Legati dal 1862 al 1889
24 - Leggi dal 1861 al 1889
25 - Monte grani dal 1860 al 1889
26 - Livelli dal 1858 al 1889
27 - Spese d'ufficio dal 1860 al 1889
28 - Rendiconti dal 1861 al 1888-89".

Sembra quindi che l'organizzazione data alle carte dall'ente produttore rispondesse in origine al criterio dell'individuazione dell'unità di conservazione (la filza) intesa come unità archivistica, costituita da un insieme di documenti relativi al medesimo argomento e posti di norma in sequenza cronologica.

Nonostante la puntuale descrizione sopra riportata, in fase di riordino si è tuttavia constatato che l'effettiva disposizione degli atti non rispettava quella suddivisione: il carteggio, condizionato complessivamente all'interno di 23 buste riportanti sul dorso gli estremi cronologici e la denominazione della categoria assegnata agli atti in esse raccolti, si trovava archiviato a serie aperta, suddiviso per classificazione e già condizionato in fascicoli annuali, senza soluzione di continuità a partire dai primi anni dell'Ottocento fino al 1901, anche se i fascicoli di alcune categorie cominciano dalla fine del Settecento e/o terminano prima dell'ultimo estremo indicato.
In fase di riordino si è constatato che l'effettiva disposizione degli atti non rispettava la suddivisione sopra descritta: il carteggio, condizionato complessivamente all'interno di 23 buste riportanti sul dorso gli estremi cronologici e la denominazione della categoria assegnata agli atti in esse raccolti, si trovava archiviato a serie aperta, suddiviso per classificazione e già condizionato in fascicoli annuali, senza soluzione di continuità a partire dai primi anni dell'Ottocento fino al 1901, anche se i fascicoli di alcune categorie cominciano dalla fine del Settecento e/o terminano prima dell'ultimo estremo indicato. Per non sconvolgere l'ordine assegnato alle carte si è quindi ritenuto opportuno rispettare questa organizzazione, creando sottoserie distinte per ogni categoria di classificazione degli atti e inserendo al loro interno, come unità archivistiche, i rispettivi fascicoli annuali.
Più volte riordinando l'intero fondo ci si è imbattuti in situazioni di estremo disordine e fascicoli di carteggio di una determinata categoria sono stati trovati tra altri fascicoli appartenenti a categorie diverse, oppure all'interno di buste afferenti ad altre serie. In tutti questi casi si è provveduto ad estrarli e a collocarli nelle sedi pertinenti.


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