Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Si tratta per lo più di documentazione contabile, ma il fondo conserva anche le deliberazioni del Comitato d'amministrazione, il carteggio ed i relativi registri di protocollo e documentazione che permette di ricostruire, almeno parzialmente, l'attività assistenziale che l'Ente svolgeva a sostegno degli individui e delle famiglie che versavano "in condizioni di particolare necessità" (legge 3 giugno 1937, n.847, art.1).
Durante l'intervento di riordino, nel fondo sono state individuate le serie: "Istruzioni e regolamenti", "Contratti", "Inventari", "Deliberazioni del Comitato d'amministrazione", "Estratti dai registri delle deliberazioni", "Programmi dell'attività assistenziale", "Carteggio amministrativo", "Protocolli", "Assistenza minorati e profughi, istruzioni", "Assistiti, schede e buoni", "Contabilità", "Conti correnti postali".

criteri di ordinamento
Il fondo è stato organizzato in dodici serie, strutturate accorpando documentazione omogenea dal punto di vista tipologico e/o contenutistico.
Accanto a "macroserie" come il carteggio amministrativo o la contabilità, sono state individuate "microserie", costituite talvolta da pochissime unità.
All'interno di ogni serie le singole unità sono state ordinate cronologicamente ed è stato loro attribuito un numero di ordinamento che le pone in successione logica. Esso non corrisponde sempre alla numerazione indicata nella segnatura archivistica, con la quale si è dato conto del numero di corda progressivo attribuito alle buste e della posizione fisica delle unità in esse condizionate.
Si segnala che:
- i fascicoli del carteggio amministrativo sono stati estratti dalle buste della contabilità per costituire una serie separata, inserendovi anche la documentazione affine reperita in una busta miscellanea conservata presso l'Ufficio ragioneria del Comune. Fascicoli di corrispondenza dell'ECA per gli anni 1946, 1947, 1949, 1950 e 1952 sono stati trovati all'interno della "categoria II - classe I" del carteggio comunale: si è deciso di darne opportuna segnalazione senza spostarli fisicamente. All'interno dei fascicoli le carte sono state ordinate, quando possibile, per numero di protocollo, negli altri casi cronologicamente.
- per quanto riguarda la serie della contabilità si è ritenuto opportuno non sconvolgere l'organizzazione attribuita alla documentazione, forse dall'ente produttore, basata sul criterio di suddivisione delle carte per esercizio finanziario. Si è pertanto evitato di creare serie separate, accorpando le singole tipologie documentarie contenute nelle buste: un simile intervento avrebbe sicuramente conferito maggiore razionalità alla struttura del fondo, ma avrebbe completamente alterato l'organizzazione del materiale così come è pervenuto fino a noi. 
Il livello minimo di descrizione che si è raggiunto nel presente inventario è l'unità archivistica fascicolo/registro, ma nel caso della contabilità si è proceduto descrivendo la busta quale unità di conservazione, dando sempre notizia dettagliata del contenuto di ognuna di esse.
Le buste rovinate e non più funzionali sono state inserite in nuovi contenitori e nuove buste sono state inoltre create per condizionare i registri.

storia archivistica
Durante le operazioni di riordino non è stata individuata documentazione utile alla ricostruzione della storia archivistica del fondo; ci si limiterà pertanto a dare qualche indicazione sulle condizioni in cui esso si mostrava all'inizio del presente intervento. Le carte erano complessivamente suddivise in 47 buste, in prevalenza numerate, che riportavano sul dorso un'indicazione sommaria e non sempre esaustiva dei documenti in esse condizionati. Alle buste si devono aggiungere i registri di protocollo e delle deliberazioni del Comitato di amministrazione dell'ECA collocati a scaffale in stato di disordine. La documentazione contabile, prevalente nel fondo, era stata sedimentata senza tenere conto delle distinzioni tra differenti tipologie documentarie: secondo un criterio organizzativo del materiale già riscontrato nella strutturazione della serie della contabilità del fondo della Congregazione di carità, ogni busta conteneva la contabilità di un preciso esercizio finanziario, raramente di due, al massimo di tre esercizi e al suo interno erano quindi stati collocati insieme bilanci preventivi, conti consuntivi, registri di cassa, mandati, reversali, bollettari, etc. All'interno di ogni busta di contabilità era stato inoltre inserito il carteggio amministrativo annuale, in prevalenza protocollato, classificato solo per i primi anni di esistenza dell'Ente e già condizionato in fascicoli.
Le rimanenti buste contenevano, in stato per lo più di disordine, programmi delle attività assistenziali, repertori dei contratti, schede nominative degli assistiti, bollettari di buoni per generi alimentari e latte, inventari dei beni mobili ed immobili, circolari riportanti istruzioni e regolamenti impartiti dalle autorità superiori, documentazione relativa all'assistenza dei minorati e dei profughi, libretti di conti correnti postali, mentre non è stato rinvenuto lo statuto organico dell'Ente, conosciuto soltanto dalla trascrizione che ne è stata riportata nel registro delle deliberazioni per la relativa approvazione (15 maggio 1942). Alcuni fascicoli di carteggio e poche carte sciolte dell'ECA erano poi contenute in una busta miscellanea conservata presso l'Ufficio ragioneria del Comune, dove erano state raccolte anni addietro per preservarle dal rischio di dispersione.
L'unico strumento descrittivo del fondo reperito durante il presente intervento è costituito da un "inventario" dell'archivio dell'Ente comunale di assistenza, in realtà un elenco di consistenza, condizionato in una busta dell'archivio comunale che riporta sul dorso la dicitura "Inventario archivio comunale storico - ECA - Congregazione [di] carità" e redatto verosimilmente negli anni Settanta del Novecento. Esso riporta quali estremi cronologici della documentazione in esso descritta il 1937 ed il 1968 ed elenca solamente 28 buste delle 47 che sono state individuate in fase di ricognizione del materiale, mentre non cita alcun registro: il dato cronologico permette quindi di stabilire con sicurezza il 1968 come termine oltre il quale l'inventario in oggetto deve essere stato redatto.
Le carte dell'ECA sono rimaste fino al 2006 nel palazzo comunale, per essere traslocate in quell'anno al "Centro Jolly" di Rolo, nel soppalco del locale adibito ad archivio, dove tuttora si trovano.

condizioni che regolano l'accesso
Si segnala che il fondo include documentazione che contiene dati ultrasensibili e non è quindi ammessa a libera consultazione in base alle vigenti normative.

bibliografia
Gabriele Mantovani, Storia di Rolo, Carpi, Libreria cooperativa il Portico, 1978


codice interno: 0152 - 001