Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

La parte di Carteggio amministrativo oggetto della presente serie è quella organizzata secondo il titolario della circolare del 1897. Comprende quindi la documentazione ordinata per categorie e classi degli anni 1898-1900 e 1936-1954.
E' stata inoltre inserita nel Carteggio amministrativo la seguente documentazione:

• carte indicate come "33 cartoni e 1 mazzo" pervenute insieme al versamento del1984. Si trattava di: 15 buste contenenti fascicoli con indice di classificazione, per i quali era quindi possibile la ricollocazione all'interno della sequenza dei fascicoli del Carteggio; 6 buste iscritte "Varie precedenti il 1956" contenenti centinaia di pratiche sciolte, non classificate, ma del tutto similari a quelle contenute nel Carteggio; 12 buste contenenti pratiche particolari (come ad esempio "Case popolari", "Ferrovia Castel del Rio-Imola-Massalombarda", "Cogne", "Scuola agraria"), con estremi cronologici anche decennali e con carte non classificate. Quest'ultima tipologia aveva inizialmente suggerito l'ipotesi di una raccolta di "posizioni" tenute particolarmente in evidenza presso la Segreteria, ma la presenza di fascicoli similari inseriti fra quelli del Carteggio amministrativo ha convinto dell'opportunità di inserire anche questi nella sequenza.


• Alcuni fascicoli precedentemente collocati in ASCI, Miscellanea: in particolare "Progetto di Gualtiero Pontoni per la sede della borsa di commercio di Imola" e i fascicoli della busta iscritta "Rocca e San Domenico" (1).


• Carteggio dell'amministrazione comunale, relativo al periodo 1943-1946, riconsegnato dal CIDRA, presso il cui archivio era stato fino ad allora conservato (6 fascicoli) (2).


• Documentazione pervenuta alla biblioteca nel 1995 (3) e composta da: carteggio relativo alle epurazioni di personale dipendente (5 buste); carteggio inerente compravendite di terreni (2 buste); fascicoli inerenti l'organizzazione di elezioni (2 buste); raccolte di fascicoli (presumibilmente estratti dalle posizioni originarie) relativi alla gestione di alcune patrimoni pervenuti al Comune in eredità (Ginnasi, Zampieri, Alberghetti, Calderini, Baroncini) (7 buste).


• Alcuni fascicoli (26) individuati durante il lavoro di riordino di ASCI, Ufficio tecnico, Carteggio. Si trattava di fascicoli originali recanti le indicazioni classificatorie del Carteggio amministrativo; in alcuni casi si trovavano inseriti nei fascicoli del Carteggio dell'Ufficio tecnico inerenti lo stesso oggetto.


• Un fascicolo originale del 1936 relativo alla rendicontazione dell'organizzazione della "Settimana imolese" del 1934. Questo fascicolo è stato individuato durante il riordino dell'archivio della Biblioteca comunale.

Nel corso del riordino è emersa la presenza di fascicoli che per vari motivi (fra le ipotesi: ritardi nell'archiviazione, "momentanea" estrazione dall'archivio, conservazione in sedi diverse, ecc.) è fortunosamente sfuggita all'incendio del 1946. Si è così creato una partizione del Carteggio amministrativo relativa agli anni 1901-1935, che potrà essere incrementata.
Il Carteggio amministrativo del periodo 1797 - 1897 è articolato secondo un titolario formato da 29 titoli, a loro volta suddivisi in rubriche che annoverano al loro interno le diverse posizioni. Dal 1898 l'Amministrazione comunale di Imola recepì la circolare per l'ordinamento degli archivi dei Comuni, (cosiddetta "circolare Astengo") e introdusse quindi l'uso del titolario prescritto, articolato in 15 categorie, a loro volta suddivise in classi. Per quanto riguarda l'ulteriore suddivisione della documentazione occorre fare una considerazione. La circolare del 1897 determinava precisamente categorie e classi, lasciando facoltà di aumentarne il numero all'occorrenza, senza modificare quelle esistenti. All'interno della classe si sarebbero dovuti formare i fascicoli, corrispondenti a pratiche con singoli oggetti ben definiti. Tuttavia, dice Augusto Antoniella, "l'interpretazione banalizzante della pratica spicciola ha finito per equivocare tra classificazione e fascicolazione dei documenti, riconducendo indebitamente ad unità due operazioni le cui peculiarità e finalità sono nettamente distinte. (…) se la classificazione attiene a tutti gli atti possibili, la fascicolazione attiene invece agli atti concreti di un affare. In molti casi si è finito invece per trasformare il fascicolo d'archivio in un elemento ulteriore di classificazione (dopo categoria e classe) da applicare al documento singolo con la conseguenza di non salvaguardare più la conservazione distinta degli atti di uno stesso affare." (4)
Nel caso specifico del Carteggio amministrativo dell'Archivio storico comunale di Imola possiamo osservare che nel periodo 1898-1900, pur esistendo all'interno delle classi fascicoli ricorrenti ogni anno che finiscono con il raggruppare più pratiche, è maggioritaria la presenza di fascicoli inerenti singoli affari. In entrambi i casi i fascicoli sono numerati all'interno della classe con una numerazione progressiva che rispecchia con ogni probabilità l'ordine di creazione dei fascicoli stessi.
Non è possibile estendere questa analisi al periodo 1901-1935, poiché la documentazione di quell'arco cronologico, sconvolta dall'incendio, non è attualmente consultabile.
Nel periodo dal 1936 al 1954 è evidente che il fascicolo è stato utilizzato come elemento di classificazione come articolazione della classe: solo sporadicamente i fascicoli corrispondono a singoli oggetti e quando questo avviene è spesso motivato dalla rilevanza della pratica. A conferma di ciò è stato ritrovato presso l'ufficio Protocollo del Comune un prontuario (5) che, anche per le annotazioni manoscritte che reca, potrebbe essere stato in uso fra la metà degli anni Trenta e il 1954. In questo prontuario il fascicolo è considerato a tutti gli effetti il terzo livello astratto della classificazione.
Nel presente inventario si è scelto di limitare l'indicazione classificatoria a categoria e classe (6) e dopo la ricostruzione dei titolari utilizzati il Carteggio amministrativo esaminato è stato suddiviso in tre partizioni, per dare conto dei cambiamenti intervenuti:

• 1898-1900 (830 fascicoli condizionati in 34 buste numerate da B1 a B34);


• 1901-1935 (132 fascicoli condizionati in 20 buste numerate da C1 a C18);


• 1936-1954 (2677 fascicoli condizionati in 391 buste numerate da D1 a D391).

Mentre per il primo ed il terzo periodo sono state inseriti tutti i lemmi del titolario in uso, per il periodo 1901-1935, in mancanza di indicazioni sufficienti, si è preferito limitare l'elenco alle sole categorie.

Note
(1) Per la busta "Rocca e San Domenico" era stata compilata una ricognizione nel febbraio 1996. I fascicoli furono presumibilmente estratti dal Carteggio amministrativo nel 1946 da Veraldo Vespignani per essere trasmessi ad Amedeo Tabanelli (cfr. lettera allegata, non datata ma scritta su un modulo prestampato del 1946) e in seguito trattenuti in biblioteca (cfr. timbro "Archivio storico" su ogni carta) e comunque di impossibile ricollocazione dopo l'incendio che interessò l'archivio comunale nel 1946.
(2) Cfr. lettera del CIDRA, datata 28 settembre 1996 relativi elenchi analitici del materiale consegnato, in Bim, ABCI, Corrispondenza, 1996, b. n. 179, pos. 17/C, n. prot. 3217.
(3) Cfr. lettera dell'ufficio Archivio-Protocollo alla biblioteca, datata 15 marzo 1995, Bim, ABCI, Corrispondenza, 1995, b. n. 167, pos. 17/C, n. prot. 635.
(4) Cfr. A. ANTONIELLA, A proposito di archivi comunali e di istruzioni sulla loro tenuta in Rassegna degli Archivi di Stato XL (1980), pp. 46-55. Antoniella attribuisce una parte di responsabilità di questo fenomeno alle pubblicazioni (manuali, prontuari per la classificazione e opuscoli vari) a carattere non scientifico che vantano una loro tradizione grazie all'opera di penetrazione di case editrici cosiddette specializzate (a volte fornitrici dell'intero fabbisogno di modulistica prestampata per il funzionamento degli uffici comunali e per l'archiviazione degli atti). Fondamentalmente dello stesso parere Carucci che sostiene che "quello che in origine era il titolo di un determinato fascicolo ha perso il carattere di fattispecie concreta per assumere il carattere di fattispecie astratta", P.CARUCCI, Le fonti archivistiche ..., cit., p. 185.
(5) Come si registrano e si collocano gli atti negli uffici comunali. Vade-mecum per la tenuta del protocollo e dell'archivio nei comuni medi e minori, Foligno, 1929.
(6) Resta memoria della presenza della classificazione a tre livelli nel campo denominato "Classificazione precedente"

criteri di ordinamento
La prima fase dell'intervento di riordino è consistita nell'analisi dell'articolazione, anche a livello di collocazione fisica, delle carte. Si è così ricostruito il succedersi di diverse modalità di incamiciamento delle carte, per arrivare a scegliere come unità di descrizione il singolo fascicolo, corrispondente a volte ad un affare specifico e a volte (nella maggioranza dei casi nel periodo dopo il 1936) a più pratiche aventi oggetti similari. Con questa modalità di descrizione non si da conto delle copertine più esterne, relative a categoria e classe - se non, in alcuni casi, per posizionare fascicoli o rilevarne i titoli - né delle buste che originariamente contenevano i fascicoli. Le buste originarie, ora in gran parte sostituite poiché deteriorate, recavano sull'etichetta l'indicazione dell'anno e della categoria contenuta.
Un dato comune a tutti e tre i periodi è la carenza di indicazioni classificatorie sulle carte. Nel periodo 1898-1900 le carte sono classificate sporadicamente, e non sempre in maniera coerente. Spesso si è notato all'interno di un fascicolo, con documentazione molto omogenea per quanto concerne gli oggetti trattati, la presenza di carte con classificazioni diverse: controllati i numeri con classificazione difforme sul registro di protocollo si è trovata una perfetta coincidenza fra la classificazione riportata sul registro e quella riportata sulle carte. Il paradosso è che le carte con la classificazione difforme erano collocate all'interno del fascicolo che più sembrava pertinente se si considera l'oggetto trattato: come dire che la posizione fisica delle carte sembrava più coerente rispetto a quella attribuita dall'indice di classificazione. Dal 1940 cessa l'indicazione della classificazione sulle carte, che riprenderà in maniera regolare solo nel 1955.
Peraltro anche i registri di protocollo si presentano da questo punto di vista lacunosi: ad una regolare prassi di registrazione delle carte non segue una altrettanto regolare annotazione dell'indice di classificazione, spesso indicato limitatamente alla categoria.
La ricostruzione dei titolari utilizzati ha evidenziato le seguenti peculiarità:
1898-1900: il titolario è stato ricostruito con l'ausilio delle indicazioni desunte dalle copertine delle classi presenti in archivio e con il confronto con il titolario a stampa "Archivio comunale di Imola dal 1898 in avanti" (1) . Sulle copertine dei fascicoli sono spesso riportati i numeri di protocollo delle carte contenute (come prescriveva la circolare del 1897); ma spesso questo elenco è parziale e riporta i numeri con lo stesso "disordine" con cui si trovano le carte all'interno. L'impressione è che l'archiviazione e la relativa compilazione delle copertine dei fascicoli avvenisse non durante la "vita" della pratica ma in un secondo momento e ad opera di personale non particolarmente competente (si nota un massiccio riutilizzo di copertine, corrette malamente; la ricorrente intitolazione di un fascicolo alla prima pratica contenuta, senza l'accortezza di segnalare la presenza di altre pratiche completamente diverse; ecc.).
1901-1935: la scarsità di documentazione presente non permette la ricostruzione del titolario, e soprattutto non permette la comprensione dell'anno del cambiamento (che riguarda le classi). Si è perciò scelto di limitare l'elenco delle classificazioni alle sole 15 categorie. Si tenga presente che una parte di documentazione con data precedente al 1936 è conservata con quella archiviata dal 1936 in poi: ciò si verifica per la presenza nei fascicoli di allegati e antecedenti, ma anche per la prassi di archiviare le pratiche nell'anno di conclusione dell'affare trattato.
1936-1954: è stato ricostruito sulla base delle indicazioni desunte dalle copertine delle categorie e delle classi. Si noti che vengono introdotte nuove classi e modificate leggermente quelle esistenti e, soprattutto, viene introdotto il terzo livello di classificazione e la mole della documentazione aumenta notevolmente (2). A questo periodo è riferito il citato prontuario, che contiene informazioni importanti per capire con quali indici di classificazione venivano archiviate le pratiche.
Le principali differenze fra i titolari in uso nel periodo 1898/1900 e 1936/1954 sono relative ad alcune classi (come ad esempio le classi 3,5,6,7 della categoria IX; la classe 2 della categoria X, ecc.) e all'inserimento generalizzato di una classe di "Varie" in coda alle classi di ciascuna categoria, quasi a raccogliere il suggerimento della prassi adottata: infatti già nel periodo 1898/1900 sono presenti fascicoli definiti "Oggetti diversi relativi alla categoria …" ma sono semplicemente collocati come ultimo fascicolo di ciascuna categoria, senza un indice di classificazione dedicato.
L'operazione di riordino è avvenuta sia all'interno dei fascicoli, sia con il ripristino della sequenza dei fascicoli, dettata dalle indicazioni classificatorie. Nei casi in cui la classificazione originaria era assente, come ad esempio nei fascicoli e pratiche sciolte trovati all'interno delle 6 buste iscritte "Varie antecedenti il 1956" è stata attribuita, desumendola dall'oggetto della pratica e per similitudine con pratiche analoghe.
Sono state effettuate operazioni di riordino con spostamento dei fascicoli anche a livello di anno di archiviazione: poiché si era notato che, in linea di massima, vigeva la prassi di collocare in archivio le pratiche nell'anno in cui si concludeva l'affare trattato, si è effettuata la stessa scelta quando si è trattato di collocare fascicoli trovati fuori posto o privi di qualsiasi informazione al proposito. Questo discorso è particolarmente valido per una parte della documentazione trovata negli anni 1937 e 1952. Per qualche motivo, che sfugge alla nostra conoscenza, in questi due anni sono stati "archiviati" (nel senso di collocati dentro le buste) fascicoli contenenti pratiche esaurite molti anni addietro e che, per qualche motivo, erano rimaste presso l'ufficio. Poiché nessuna indicazione (repertori di fascicoli o registri di protocollo) portava validi motivi per conservare, ad esempio, fra le carte del 1952 una pratica esaurita nel 1946 si è scelto di intervenire con il riordino anche in tal senso, collocando la pratica negli anni di pertinenza. Infine i fascicoli sono stati elencati nell'inventario in ordine di anno di archiviazione e seguendo la sequenza categoria/classe dettata dal titolario.

Note
(1) Nel citato titolario a stampa categorie e classi sono analoghe a quelle elencate nel modulo A della circolare Astengo, con la sola aggiunta di una classe, la 9 Sussidi, alla categoria IX Istruzione pubblica.
(2) Se si prende come indicatore il numero di registrazioni sul registro di protocollo si nota che dalla media di 5000 numeri utilizzati negli anni 1898-1900 si passa ai circa 15.000 numeri negli anni '40 fino ad arrivare a più di 21.000 registrazioni nel 1954.

storia archivistica
Il 3 febbraio 1946 un incendio sviluppatosi nel locale dell'archivio comunale presso il Municipio (1) distrusse una parte dell'archivio comunale riguardante le pratiche dal 1901 al 1935.
La Giunta deliberò immediatamente, il 14 febbraio, che "il carteggio che è stato salvato dall'incendio venga passato alla Biblioteca comunale, ove, previa opportuna cernita, sarà collocato nell'Archivio storico" (2). Non è stato possibile fino ad ora reperire informazioni su tempi e modalità di trasferimento ai locali della Biblioteca della documentazione relativa al periodo 1901-1935. Nella relazione al Sindaco sull'attività svolta durante l'anno 1955 il direttore della Biblioteca riferisce che, per l'Archivio del Comune dal 1900 in poi, "pervenuto incendiato a questo Istituto, si è provveduto a sistemare i protocolli, mentre le carte, quasi completamente distrutte dall'incendio, si trovano entro casse ed è opportuno studiare quali provvedimenti è possibile adottare in merito." (3) La documentazione è conservata in 397 buste.
Per giungere al versamento successivo occorre attendere fino al 1984 quando, su sollecitazione della direzione della biblioteca, furono versati il Carteggio amministrativo relativo agli anni 1936-1955 e i registri di protocollo per gli anni 1930-1955. (4)


Note
(1) Cfr. L'archivio del Comune di Imola distrutto da un violento incendio, trafiletto apparso lunedì 4 febbraio 1946 sul "Giornale dell'Emilia".
(2) Bim, ASCI, Deliberazioni di Giunta 1946, n. 288.
(3) Relazione sull'attività svolta durante l'anno 1955 trasmessa dal direttore della Biblioteca al Sindaco, 1956 maggio 21, Bim, ABCI, Corrispondenza, 1956, b. n. 35, pos. 2, n. prot. 333. Sull'argomento si vedano anche due lettere successive, egualmente indirizzate dal direttore della Biblioteca al Sindaco: nella prima (5 dicembre 1960, Bim, ABCI, Corrispondenza, 1960, b. n. 39, pos. 12, n. prot. 819) si ribadisce la mancanza di ordinamento degli "atti dal 1901 (…) ad eccezione dei protocolli, che, per quanto intaccati ai bordi dalle fiamme, hanno potuto essere salvati e conseguentemente ordinati dal 1902 al 1929"; nella seconda (23 giugno 1961, Bim, ABCI, Corrispondenza, 1961, b. n. 40, pos. 12, n. prot. 496) si riferisce l'esito di una ispezione del Soprintendente archivistico il quale "constatato che i protocolli, essendo ancora leggibili, sono stati depositati nell'Archivio storico del Comune, ha ritenuto che le carte sciolte non debbano essere inviate al macero, in quanto in futuro potrebbero con lungo e paziente lavoro, essere, almeno parzialmente riordinate, e ne ha consigliato la conservazione in cartoni chiusi."
(4) Cfr. la lettera al Sindaco datata 29 ottobre 1984 (Bim, ABCI, Corrispondenza, 1984, b. n. 81, pos. 17/A, n. prot. 1048) con la quale la direzione del Biblioteca dava la "ricevuta di n. 57 registri di protocollo (relativi agli anni 1930-1955), di n. 444 cartoni contenenti il carteggio ufficiale protocollato (relativo agli anni 1936-1955) (…) più 33 cartoni e 1 mazzo di materiale vario".

strumenti di ricerca
Archivio storico del Comune di Imola. Carteggio amministrativo 1898-1954. Inventario, a cura di Mirella M. Plazzi, Imola, 2000


codice interno: 212 - 001.010