Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Il carteggio comprende il periodo 1940-1976 senza importanti lacune. Il carteggio anteriore al 1940 non è stato rinvenuto. Sono prensenti tuttavia i registri di protocollo degli anni 1923-1933. Per il periodo tra il 1934 e il 1939 non sono stati invece rinvenuti i registri di protocollo.
Il carteggio è protocollato: sulle lettere in arrivo un timbro riporta la data di arrivo, il numero di protocollo e, fino agli anni 1948-1949, il numero degli eventuali allegati. Dal 1949-1950 il timbro prevede anche la classifica, campo che però non fu mai compilato.
Le lettere in partenza riportano il numero di protocollo compilato a mano sull'angolo alto sinistro delle lettere.

criteri di ordinamento
Il carteggio è organizzato secondo vari sistemi di classificazione, modificati nel corso del tempo. Per il periodo 1940-1969, il carteggio era organizzato secondo titolari che non sono stati reperiti. È stata possibile la loro ricostruzione attraverso lo studio delle carte.
Il primo sistema di classificazione venne utilizzato dall'anno scolastico 1940-1941 al 1958-1959. Si tratta di un titolario organizzato per materie suddivise in 21 categorie secondo il seguente schema:
1. Personale direttivo ed insegnante (questa categoria è di solito divisa in due fascicoli contenenti rispettivamente gli affari personali di ogni insegnante e gli affari generali che riguardano l'insieme del personale);
2.Personale di segreteria e di servizio;
3.Acquisto di materiale scientifico e bibliografico;
4.Locali, mobili, riscaldamento, illuminazione, pulizia, e varie forniture;
5.Attività parascolastiche (p.es. radiofonia scolastica, concorsi artistici, organizzazione di corsi parascolastici, ecc.);
6.Programmi, libri di testo, calendario;
7.Corrispondenza con le famiglie. Punizioni degli alunni;
8.Richieste di certificati;
9.Visite e gite di istruzione;
10. Esami;
11. Iscrizioni, relazioni, statistiche;
12. Trasmissione documenti scolastici;
13. Materiale scientifico e bibliografico dello Stato;
14. Domande esonero dalle tasse;
15. Cassa scolastica;
16. Elenchi e quietanze tasse;
17. Insegnamento educazione fisica;
18. Versamenti degli alunni;
19. Affari diversi;
20. Tesseramento organizzazioni fasciste;
21. Organizzazioni fasciste.
Questo titolario è stato adottato in maniera stabile e osservato con coerenza. Si rilevano solo dei piccoli aggiustamenti in seguito ai cambiamenti politici e amministrativi.
Dall'anno 1945-1946 le categorie "20. Tesseramento organizzazioni fasciste" e "21. Organizzazioni fasciste" vennero cancellate.
Tra gli anni 1947-1948 e 1954-1955 non furono creati fascicoli per la categoria 1. La documentazione relativa al personale insegnante è stata rinvenuta parzialmente nella categoria 19. Affari diversi.
Dall'anno 1949-1950 le categorie con pochi o nessun documento vennero archiviate nella stessa carpetta (ad esempio: "7-8 nulla. 9. Visite e gite").
In alcuni casi, secondo le necessità e le attività di gestione dell'istituto, vennero creati fascicoli non previsti dal titolario, archiviati in carpette con la sola intitolazione.
Dall'anno 1959-1960 la disposizione dei fascicoli del carteggio venne modificata. Verosimilmente venne allora adottato un nuovo titolario, non rinventuo in archivio. Le categorie tematiche previste dal nuovo titolario sono comunque molto simili a quelle del periodo precedente. Il loro ordine venne invece completamente modificato, mentre l'usanza di creare dei fascicoli per argomento identificati dalla sola intitolazione si accentuò.
Alcune categorie non vennnero mai utilizzate.
Questa disposizione delle carte proseguì fino all'anno scolastico 1968-1969 secondo il seguente schema:
5. Corrispondenza scolastica internazionale (nell'anno 1961-1962 passato alla categoria 23 );
….
12. Materiale bibliografico e scientifico;
13. Locali, mobilio, riscaldamento, illuminazione, pulizia;
14. Cassa scolastica 1959-1960;
15. Programmi, libri di testo, calendario;
…
17. Cartella esami di maturità. Disposizioni;
18. Insegnamento dell'educazione fisica (categoria che veniva di solito divisa in 2 o tre fascicoli: "Disposizioni", "Assicurazione infortuni degli alunni di educazione fisica" e "Domande di esonero dalle lezioni di educazione fisica");
…
20. Corrispondenza con le famiglie. Punizioni degli alunni;
…
22. Visite e gite d'istruzione;
23. CIVIS. Viaggi premio gratuiti e corsi di lingua straniera (nell'anno 1960-1961 insieme alla categoria 22. Nel 1961-1962 la categoria 23 era inerente alla corrispondenza scolastica internazionale; nel 1964-1965 alle attività parascolastiche)
…
25. Versamenti degli alunni;
26. Affari generali;
27. Conferme titolo di studio.
Nella descrizione si è consolidato l'ordinamento del carteggio tale come è stato reperito.
Quando sulle carpette è indicato unicamente il numero della categoria, se ne è comunque riportata l'intitolazione ponendola tra parentesi quadre.
Non è stato giudicato opportuno procedere ad un lavoro di riordino delle carte, ad eccezione di piccole correzioni all'ordine dei fascicoli all'interno delle buste.
Sono state conservate le carpette originali che riportano, per la maggior parte, intitolazioni pertinenti al loro contenuto.
I contenitori originali delle unità archivistiche in cattivo stato di conservazione o rotti sono stati sostituiti. In questi casi si è comunque conservato il dorso originario delle unità di conservazione, con l'intitolazione dell'unità.


codice interno: 226 - 001.017