Archivi ER - Sistema informativo partecipato degli archivi storici in Emilia-Romagna

Sono state individuate 13 serie:
Corrispondenza (1935-1974, bb. 151) (1)
Protocolli (1920, 1935-1974, regg. 19)
Rendiconti (1934-1972, bb. 20)
Registro degli ordini di accreditamento (1961-1971, reg. 1)
Registri di cassa (1952-1972, b. 1, reg. 1)
Registri delle spese (1952-1972, regg. 3)
Giornale delle spese (1964-1972, reg. 1)
Libri mastri (1956-1972, regg. 6)
Registro carico e scarico materie di consumo (1957-1971, reg. 1)
Consumi di autovetture (1957-1972, regg. 6)
Registro d'ingresso dei libri (1952-1964, reg. 1)
Inventari beni mobili (1952-1972, regg. 3, mazzi 2)
Relazioni sull'attività della Soprintendenza (1957-1965, b. 1)
Rete provinciale posti di prestito di Forlì (1957-1963, regg. 2)
Rete provinciale posti di prestito di Ravenna (1957-1973, regg. 37):
- Registro di cassa (1963-1972, reg. 1)
- Registri d'ingresso dei libri (1959-1973, regg. 10)
- Registri per materia (1959-1973, regg. 14)
- Inventari (1957-1972, regg. 12)

(1) Nell'ultima busta di corrispondenza è contenuto il fascicolo relativo alla "Corrispondenza riservata", in cui sono conservati carteggio e protocolli.

criteri di ordinamento
Riordino ed inventariazione della documentazione sono stati condotti contestualmente, grazie al buono stato di conservazione ed ordinamento in cui è pervenuto l'archivio. Fatti salvi alcuni spostamenti di fascicoli accidentalmente finiti fuori posto, l'intervento di riordino si è limitato infatti al ripristino dell'ordinamento cronologico delle carte, qualora fosse stato compromesso, e alla creazione delle camicie dei fascicoli risultate mancanti(3). Rispetto alla consistenza dell'archivio rilevata in fase di ricognizione, sono state aggiunte sei nuove buste, intervento necessario per alleggerire contenitori troppo pieni di documenti e non lesivo dell'unitarietà logica delle buste originali.
Buste, registri e mazzi sono stati rinumerati a partire da 1 per ogni serie. Sulle buste non sono state riscontrate numerazioni precedenti, eccezion fatta per la serie dei "Rendiconti", la cui numerazione però, manoscritta su etichette autoadesive, non è coeva alla documentazione (4). Su tutti i dorsi sono riportati la stringa alfanumerica e l'oggetto corrispondenti alla "Posizione" del titolario a cui afferisce il contenuto. La stessa indicazione è presente su ciascun fascicolo. I fascicoli sono numerati consecutivamente da 1 per ogni serie.
Va annotato che all'interno della serie "Corrispondenza" sono state contate 350 camicie vuote intitolate a varie "Posizioni" dei titolari, per la maggior parte (ben 345) riconducibili al titolario di classificazione in uso dal 1935 al 1951: si può ipotizzare che la documentazione ivi contenuta sia stata estratta ed inserita entro fascicoli relativi alla stessa "Posizione", ma di anni successivi. E' possibile però che fosse in uso la pratica di preparare all'inizio di ogni anno le camicie dei fascicoli relative a tutte le "Posizioni" del titolario, con la conseguenza che quelle per le quali non era stata prodotta documentazione, rimanessero vuote.


Note
(3) A parte questi casi, le camicie dei fascicoli paiono coeve alla documentazione.
(4) I numeri manoscritti a matita sui dorsi o sui piedi delle buste sono quelli introdotti in fase di ricognizione da Aurelia Casagrande.

storia archivistica
Con l'istituzione della Soprintendenza bibliografica per le province di Bologna, Ancona, Ascoli Piceno, Forlì, Macerata, Pesaro, Ravenna con sede a Bologna (R.D. n. 575 dell'11 aprile 1935), a cui furono assegnate le competenze precedentemente esercitate per le province di Bologna, Forlì e Ravenna dall'ex Soprintendenza bibliografica per le province dell'Emilia, le carte d'archivio afferenti alle suddette province furono ad essa trasferite,(1) insieme con la sezione marchigiana dell'archivio dell'ex Soprintendenza bibliografica per le Marche e per l'Umbria;(2) la documentazione relativa alle rimanenti province dell'area emiliana restò a Modena.
Con l'approvazione del D.P.R. n. 3 del 14 gennaio 1972, fu sancito il trasferimento alle regioni a statuto ordinario delle funzioni amministrative statali in materia di musei e biblioteche di enti locali e, nel contempo, si stabilì che le Soprintendenze cessassero di esercitare la loro azione di tutela e valorizzazione sul territorio di altre regioni. Così, mentre la Regione Emilia-Romagna concentrava tutta la documentazione di sua competenza a Bologna, il nucleo archivistico afferente alla Regione Marche fu ad essa ricondotto nel 1973, nella sede di Ancona(3).
Con legge regionale n. 42 del 27 dicembre 1983 fu istituita la Soprintendenza per i beni librari e documentari della Regione Emilia-Romagna, quale servizio dell'Istituto per i Beni artistici culturali e naturali per l'esercizio delle funzioni amministrative espressamente attribuite alle regioni dal D.P.R. 14 gennaio 1972 n. 3.
L'archivio della Soprintendenza bibliografica per le province di Bologna, Ancona, Ascoli Piceno, Forlì, Macerata, Pesaro, Ravenna è perciò oggi conservato presso l'attuale sede dell'Istituto in via Galliera, 21 a Bologna(4).

Prima del presente lavoro fu condotto un intervento di riordino, ricondizionamento delle carte e redazione di un inventario topografico presumibilmente nella prima metà degli anni Settanta, ovvero in seguito al trasferimento della documentazione dell'ex Soprintendenza bibliografica di Bologna alla Regione Emilia-Romagna.
Nell'estate del 2003 è stato portato a termine un preliminare intervento di ricognizione su tutta la documentazione prodotta dalle due Soprintendenze attive sul territorio emiliano-romagnolo e marchigiano. Tale operazione, indispensabile alla programmazione delle successive fasi di lavoro, ha consentito di raccogliere dati sulla consistenza dell'archivio, la tipologia dei documenti, lo stato di conservazione e di ordinamento. Ad essa si è accompagnata un'approfondita attività di studio dei contenuti e di ricerca bibliografica, allo scopo di ricostruire le complesse vicende degli enti che hanno prodotto ed organizzato le carte e che via via nel tempo le hanno ereditate, riordinate e conservate.
Alla luce dei risultati ottenuti si decideva di programmare due interventi distinti per la documentazione prodotta dalle due Soprintendenze e di avviare per primo il lavoro sulla documentazione prodotta dalla Soprintendenza bibliografica per le province di Bologna, Ancona, Ascoli Piceno, Forlì, Macerata, Pesaro, Ravenna, da cui è scaturito questo inventario.
In concomitanza con la conclusione della ricognizione è stato avviato il trasferimento dell'archivio nei locali recentemente restaurati al primo piano interrato della nuova sede dell'Istituto per i Beni artistici culturali e naturali.

(1) A conclusione del presente lavoro tale documentazione costituisce un archivio aggregato.
(2) Le carte afferenti all'area umbra furono acquisite dalla Soprintendenza bibliografica per il Lazio.
(3) Durante le operazioni di ricognizione e di riordino sono stati individuati residui di documentazione relativa alle province di Ancona, Ascoli Piceno, Macerata e Pesaro, isolati al fine di essere restituiti alla Regione competente per territorio.
(4) Nei sotterranei dell'attuale sede dell'Istituto il materiale è conservato in armadi metallici chiusi, entro ambienti climatizzati.

bibliografia

Gli archivi delle Soprintendenze bibliografiche per l'Emilia Romagna. Inventario, Bologna, Editrice Compositori, 2010


codice interno: 318 - 01