La serie raccoglie, pur con diverse lacune, gli originali delle deliberazioni adottate dalla Commissione amministrativa, poi detta anche più modernamente Consiglio d'amministrazione, composta a norma di statuto da due membri ecclesiastici di diritto (i parroci del territorio castelvetrese) e da tre membri secolari eletti dal Consiglio comunale di Castelvetro Piacentino, a maggioranza assoluta e per un mandato triennale rinnovabile, oltre che dallo stesso Sindaco castelvetrese. A questo organismo spettava il complesso dell'amministrazione dell'ente, la gestione del suo patrimonio e la designazione dell'entità e della destinazione dei contributi dotali.
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storia archivistica La cospicue lacune nella continuità della serie possono probabilmente attribuirsi non soltanto a dispersioni di documentazione (cui supplisce in parte un "Indice delle deliberazioni" dal 2 dicembre 1879 al 6 giugno 1900), ma anche alla mancata produzione nelle epoche della più rilevante marginalità e residualità dell'attività benefica dell'ente, ovvero alla redazione soltanto delle copie dirette all'approvazione dell'autorità prefettizia, la cui continuità colma buona parte di queste lacune.